Sie sind selbstständig oder planen, sich selbstständig zu machen? Die Führung der Buchhaltung Ihrer Einzelfirma sollte keine Last sein, sondern eine Unterstützung bei der Entwicklung Ihres Geschäfts.
Dazu ist ein gutes Buchhaltungsprogramm (Buchhaltungssoftware) der Schlüssel, um die Konten Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten und Ihre Finanzen jederzeit im Blick zu haben, ohne sich die Haare raufen zu müssen. 😊
Eine gute Buchhaltungssoftware wird Ihnen das Leben erleichtern, Ihnen Zeit sparen und es Ihnen ermöglichen, Ihre Finanzen zu steuern, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Dieser Artikel könnte für Sie interessant sein, wenn Sie:
- als Selbstständige(r) Ihre Buchhaltung selbst führen möchten;
- Treuhänder sind, der die Buchhaltung eines/einer Selbstständigen führt.
Sie beherrschen die Grundlagen der Buchhaltung
Haben Sie gerade einen Kurs in Buchhaltung abgeschlossen? Für den nächsten Schritt am besten die Buchhaltung im wirklichen Leben praktizieren. Mit dem Wissen, das Sie sich angeeignet haben, ist es leicht, eine einfache Buchhaltung zu führen, sei es für Sie, Ihren Partner, ein Familienmitglied oder einen Freund.
Natürlich ist es immer noch möglich, die Buchhaltung auf Papier zu erledigen, aber die Verwendung eines Computers und eines geeigneten Buchhaltungsprogramms erleichtert die Arbeit erheblich.
In diesem Artikel schauen wir uns im Detail an, wie man die richtige Buchhaltungslösung auswählt und welche Auswirkungen die neuesten technologischen Innovationen wie Digitalisierung oder künstliche Intelligenz auf Buchhaltungsprogramme haben.
Wie wählt man das richtige Buchhaltungsprogramm?
Zunächst sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um das richtige Buchhaltungsprogramm für Ihre Aufgabe auszuwählen. Verwenden Sie das richtige Werkzeug für Ihre Arbeit. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:
Die Komplexität der Tätigkeit einschätzen
Definieren Sie zunächst die Komplexität der betreffenden Tätigkeit. Generell gilt: Je umfassender die Aktivität, desto komplexer ist sie. Dies schlägt sich in der Anzahl der Funktionen nieder, die Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm benötigen. Sie sollten bedenken, dass das Buchhaltungsprogramm umso komplizierter wird, je mehr Funktionen Sie benötigen, und dass Sie sich erst einarbeiten müssen, bevor Sie das Programm effektiv in vollem Umfang nutzen können. Nicht zu vergessen, dass ein Programm umso teurer ist, je komplizierter es ist.
Um Komplexität richtig zu definieren, stellen Sie sich die folgende Frage:
Für welche Art von Unternehmen führe ich die Bücher?
- Ein Kleinbetrieb, in dem die Buchhaltung in der Regel einmal pro Woche oder einmal pro Monat durchgeführt wird.
Beispiele: Selbstständige mit oder ohne Angestellte, kleiner Verein, GmbH-Struktur, sehr einfache AG … - Ein mittelgroßes Unternehmen mit einer Person, die für die tägliche Überwachung der Ein- und Verkäufe zuständig ist. Die Buchhaltung wird intern mit einem Buchhalter oder extern mit einem Treuhänder durchgeführt.
Beispiele: kleines KMU mit mehreren Mitarbeitern, komplexe Struktur, Produktionsmanagement … - Ein großes Unternehmen mit eigener Buchhaltungsabteilung.
Beispiele: Großunternehmen, multinationales Unternehmen, Konsolidierungsbedarf
„Ein Friseur braucht nicht die Buchhaltungslösung von UBS.“
Jede Gruppe hat ihre eigenen Buchhaltungslösungen:
Die Software für Großunternehmen wie SBB, Migros, Lonza usw. bietet SAP, Oracle, Abacus …
Software für mittlere Unternehmen: Crésus, Winbiz, Sage, Bexio …
Software für Kleinunternehmen: Excel, Banana und EZYcount.
Definieren Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse
Einige spezifische geschäftliche Anforderungen können die Verwendung eines Business-Produkts erfordern, um die Buchhaltung effizient zu erledigen. Ein Bedarf ist spezifisch, wenn eine Aufgabe sehr häufig oder mit hoher Komplexität erledigt wird.
Beispiele:
- Sie versenden mehr als 30 Rechnungen pro Tag
- Sie sind Architekt und erstellen sehr detaillierte Angebote und Rechnungen über mehrere Seiten.
- Sie verwalten einen Lagerbestand von mehr als 500 Artikeln.
- Sie haben einen Pool von Mitarbeitern, die stundenweise bezahlt werden
- Sie managen den Einkauf für Ihre Produktion in mehreren Währungen und importieren Waren aus mehreren verschiedenen Ländern.
- Produktion im verarbeitenden Gewerbe
Sie benötigen jedoch keine speziellen Funktionen, wenn Sie es nur selten verwenden. Beispiel: Ein Fremdwährungsmodul zu nehmen, wenn Sie 1 Buchung pro Monat in Fremdwährung haben, ist nicht notwendig.
Dies ist eine nicht abschließende Liste der Module, die in der Buchhaltung verfügbar sind. Bleiben Sie pragmatisch: Sie brauchen kein Lagerverwaltungsmodul, wenn es sich um einen kleinen Bestand handelt und die Person nicht bereit ist, alle Ein- und Ausgänge des Bestandes zu scannen. Es ist einfacher, von Zeit zu Zeit eine Bestandsaufnahme zu machen.
- Personalverwaltung mit Arbeitszeitmanagement
- Online-Verkäufe
- Bestandsverwaltung
- Lieferantenmanagement
- Projektmanagement
- Produktionsmodul
- Verwendung fremder Währungen
- Konsolidierung und Gruppenmanagement
- Integration mit Drittsystemen – z. B. Autowerkstätten
Beispiele:
Beraterin, die etwa zehn Rechnungen pro Monat verschickt und diese Ausgaben verwaltet. => einfach.
Autowerkstatt mit Bedarf an einer Einkaufslösung für Geräte, die in die Lösungen des Automobilherstellers integriert werden kann. => komplex
Dorfkapellenverein, der einmal im Jahr Beiträge erhebt und weniger als 5 Veranstaltungen pro Jahr durchführt. => einfach
Gemeinnützige Organisation mit 20 Angestellten, die zahlreiche Fundraising-Kampagnen sowie Hilfsprogramme im Ausland betreibt => komplex
Digitalisierung – eine Chance, Zeit zu sparen
Allerdings entwickeln sich die Technologien weiter. Vor nicht allzu langer Zeit wurde die Buchhaltung noch mit Kugelschreiber in dicken Büchern erledigt. Computer und Computerprogramme haben die Buchhaltung revolutioniert.
Die täglichen Aufgaben werden schneller und weniger fehleranfällig erledigt. Die Computerprogramme werden jedoch immer komplexer, und um die kompliziertesten Programme zu nutzen, sind wochen- oder monatelange Schulungen erforderlich.
Zwei drastische Änderungen sind im Gange, die sowohl die Geschwindigkeit als auch die Benutzerfreundlichkeit betreffen.
Die Digitalisierung von Prozessen
Die Digitalisierung der Buchführungsprozesse ist im vollen Gange. Durch die Einführung der QR-Rechnung im Jahr 2020 ist es normal geworden, eine Rechnung mit dem Smartphone zu bezahlen. Das Buchhaltungsprogramm muss sich anpassen und eine digitalisierte Lösung anbieten. Digitalisierung – was bedeutet das eigentlich?
Eine digitalisierte Buchhaltungslösung kann in drei Säulen gegliedert werden:
- Eine Online-Lösung vom Typ SaaS (Software-as-a-Service): Das Produkt wird häufig aktualisiert (mehr als 10 Mal pro Jahr), und die Daten werden in speziellen Rechenzentren unter angemessenen Schutzvorkehrungen gespeichert.
Vorteile: Die Buchhaltung ist von jedem Computer aus schnell zugänglich, aber durch gesicherte Zugänge geschützt. Außerdem verlieren Sie Ihre Buchhaltungsdaten nicht, wenn Ihr Computer verloren geht oder zerstört wird.
- Digitale Dokumentenverwaltung: Dokumente werden digitalisiert und direkt im Buchhaltungsprogramm oder in einer speziellen Lösung für die Archivierung gespeichert.
Vorteile: Dokumente sind leicht zugänglich. Die Informationssuche ist schneller.
- Konnektivität: Das Buchhaltungsprogramm ist mit Ihrer Bank, Ihrem Online-Shop usw. verbunden und die Informationen werden automatisch übertragen.
Vorteile: Höhere Produktivität und geringeres Fehlerrisiko.
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verbessern auch Qualität bei Routineaufgaben. In der digitalisierten Buchhaltungslösung für Selbstständige EZYcount können Sie beispielsweise die von Ihren Kunden getätigten Twint-Transaktionen automatisieren, um sie als Einnahmen zu verbuchen. Durch die Automatisierung eines Buchhaltungsprozesses, der viele Buchungen erzeugt, nämlich des Inkassos, sparen Sie viel Zeit.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz ist die Verwendung komplexer Computerprogramme, die bestimmte Merkmale der menschlichen Intelligenz simulieren können. Das Aufkommen von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung führt dazu, dass einige Programme in der Lage sind, einfache Eingaben in Ihrer Buchhaltung zu verstehen, um sie zu automatisieren. So können die Buchungen vorbereitet werden, sodass Sie nur noch einen Teil der Arbeit erledigen müssen, oder Sie können alles automatisieren, sodass Sie die Buchungen nicht mehr selbst durchzuführen brauchen.
Komplexe Prozesse wie Konsolidierungen, Rückstellungen oder Übergangszahlungen sind noch weit davon entfernt, automatisierbar zu sein, aber einfache Buchungen wie Zahlungseingänge, Verkäufe, Einkäufe und Spesen liegen derzeit im Bereich des Möglichen.
Daher sind diese Automatisierungen sehr leistungsstark für kleine Betriebe mit einfacher Buchhaltung.
Zum Beispiel kann ein EZYcount-Kunde mit einer einfachen Buchhaltung (mit MwSt. auch) Automatisierungsraten von über 90 % erreichen. In Zahlen ausgedrückt: Wenn Sie 1.200 Buchungen pro Jahr haben, kann die Automatisierung mehr als 1.100 Buchungen vollautomatisch durchführen. Dies bedeutet mehr als 36 Stunden weniger Arbeit an Ihrer Buchhaltung, wenn Sie 30 Buchungen pro Stunde oder eine Buchung alle 2 Minuten bearbeiten. 😅
Kurz gesagt verändern Digitalisierung und künstliche Intelligenz die einfachen und sich wiederholenden Aufgaben in der Buchhaltung grundlegend. Wie seinerzeit der Computer kommen Sie schneller und besser voran.
Vorsicht vor dem Mythos der Automatisierung!
Die Automatisierung wird übertrieben. Vorsicht vor falscher Automatisierung, bei der Sie eine andere Aufgabe von Hand erledigen müssen. Eine Aufgabe ist entweder vollständig automatisiert oder überhaupt nicht!
Falsche Automatisierungen sind in der Regel Verschiebungen. Ein bekannter Fall der Verschiebung ist der Einsatz von automatischen Kassen bei Migros oder Coop. Der Prozess für diese Ketten wurde automatisiert, aber in Wirklichkeit ist es der Kunde, der die Produkte scannt. -> das ist keine echte Automatisierung.
In der Buchhaltung ist ein typisches Beispiel für eine Verschiebung die Notwendigkeit, Lieferantenrechnungen zu scannen, zu korrigieren oder zu vervollständigen, bevor sie für Zahlungen verarbeitet werden. Sie sparen also nicht wirklich Zeit, sondern nutzen Ihre Zeit, um eine andere Aufgabe zu erledigen.
Für digital affine Selbstständige empfehlen wir EZYcount
Als ich BetterStudy im Jahr 2015 gründete, lernte ich Vivien (Roduit) Fuhrer kennen. Vivien stammt aus dem Wallis und hat viel Erfahrung in der Buchhaltung für KMU. Er hat einen Bachelor-Abschluss von der HEC Lausanne und einen Master of Science in internationalem Management, den er an einer ausländischen Universität erworben hat. Er war Dozent in Betriebskostenrechnung im Rahmen eines Lehrgangs zur Vorbereitung auf den eidgenössischen Fachausweis im Finanz- und Rechnungswesen.
Er gründete mehr oder weniger zur gleichen Zeit wie ich sein Unternehmen EZYcount, das eine Buchhaltungssoftware der neuesten Generation entwickelt hat. Die Geschichte von EZYcount begann, als Vivien seinem Schwiegervater, einem Selbständigen mit Nebenerwerb, half, nachdem er seinen Computer verloren hatte.
Die gesamte Buchhaltung war auf dem Computer und musste zehn Monate lang neu erstellt werden. Die verwendete Lösung war eine Lösung für KMU, die viel zu komplex und manuell war. Vivien beschloss, EZYcount zu gründen, um die Buchhaltung zu digitalisieren und zu vereinfachen.
Es gibt eine Parallele in den Entwicklungen von Betterstudy und EZYcount, die mit den technologischen und digitalen Entwicklungen Schritt halten. EZYcount hat 2020 einen Meilenstein erreicht, indem es zum ersten Mal gelang, 95 % der Buchhaltung eines unabhängigen Unternehmens in der Westschweiz zu automatisieren. Da wir Vivien und sein Team kennen, empfehlen wir EZYcount für die Buchhaltung einfacher Geschäftstätigkeiten, d.h. für Selbständige und kleine Vereine.
Automatisierung von Prozessen
EZYcount basiert auf einem Patent und konzentriert sich auf die Automatisierung des Buchhaltungsmoduls, also der Buchhaltungsbuchungen. Mit einer Lösung, die sich mit den Informationsquellen vernetzt (Bank, Website, Rechnungsstellung …), werden die Prozesse, die die meisten Buchungen erzeugen, digitalisiert und automatisiert.
EZYcount ist mit dem Rechnungsprogramm EZYfacture ausgestattet, das Rechnungen gemäß der Schweizer Gesetzgebung erstellt. EZYfacture generiert zum Beispiel QR-Rechnungen, um das Debitorenmanagement zu digitalisieren.
Für wen empfehlen wir EZYcount?
Wir empfehlen EZYcount für einfache Buchhaltungen zum Beispiel für Selbstständige und kleine Vereine. Außerdem empfehlen wir es Personen, die sich für digitale Technologien begeistern. Es gibt einen Support-Service und wöchentliche Online-Hilfesitzungen, aber es liegt an Ihnen, das Tempo zu bestimmen, um die Buchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten.
Für den Fall, dass Sie keine Kenntnisse in der Buchhaltung haben oder Ihre Kenntnisse auffrischen oder erweitern möchten, können Sie bei BetterStudy zu einem Vorzugspreis auf unsere Inhalte für Einführungskurse in Buchhaltung online zugreifen.
Etwas mehr über EZYcount
EZYcount ist eine sichere und benutzerfreundliche Online-Plattform für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Ihr Ziel ist es, die Buchhaltung vollständig zu automatisieren. EZYcount wurde von Vivien Roduit Fuhrer mit Sitz im Kanton Wallis gegründet und ist nun in der ganzen Schweiz in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar. EZYcount konnte enge technologische Verbindungen mit der BCVs und Raiffeisen entwickeln, um noch stärker automatisierte Dienstleistungen für die Kunden dieser Banken anzubieten.
Sie haben vielleicht noch nicht von EZYcount gehört, da das Unternehmen außer Mundpropaganda kein Marketing betreibt.
Entdecken Sie auf der Website von Ezycount eine intuitive, digitale und automatisierte Art der Buchhaltung.