Vous êtes indépendant(e) ou envisagez de vous établir en tant qu’indépendant(e) ? La gestion de la comptabilité de votre raison individuelle ne doit pas être un fardeau, mais un soutien pour développer votre business.
Pour ce faire, un bon programme en comptabilité (logiciel comptable) est la clé pour avoir les comptes de votre société à jour et avoir un oeil en tout temps sur vos finances sans avoir à vous arracher les cheveux. 😊
Un bon logiciel comptable vous facilitera la vie, vous fera gagner du temps et vous permettra de piloter vos finances afin de vous concentrer sur votre coeur d’activité.
Cet article vous intéressera si vous êtes :
- un(e) Indépendant(e) voulant tenir sa propre comptabilité ;
- une fiduciaire tenant la comptabilité d’un(e) indépendant(e).
Vous maîtrisez les bases de la comptabilité
Vous venez de terminer un cours de comptabilité ? Pour l’étape suivante, rien de mieux que de pratiquer la comptabilité dans la vie réelle. Avec les connaissances que vous avez acquises, il vous est facile de tenir une comptabilité simple, que ce soit pour vous, pour votre partenaire, pour un membre de votre famille ou pour un ami.
Il est bien sûr toujours possible de faire de la comptabilité sur papier, mais l’utilisation d’un ordinateur et d’un programme de comptabilité approprié facilite grandement la tâche.
Dans cet article, nous regarderons en détail comment choisir la bonne solution de comptabilité ainsi que les implications des dernières innovations technologiques, telles que la numérisation ou l’intelligence artificielle sur les programmes de comptabilité.
Comment choisir le bon programme de comptabilité ?
Tout d’abord, prenez quelques minutes pour choisir le programme de comptabilité adapté à votre tâche. Utilisez le bon outil pour votre travail. Pour ce faire poser vous les questions suivantes :
Définir la complexité de l’activité
Tout d’abord, définissez la complexité de l’activité en question. En général, plus l’activité est grande, plus elle est complexe. Cela se traduit par le nombre de fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre programme de comptabilité. Il faut garder à l’esprit que plus vous avez besoin de fonctionnalités, plus le programme de comptabilité est compliqué et plus vous avez besoin de vous former avant de pouvoir utiliser efficacement le programme à plein régime. Sans oublier que plus le programme est compliqué, plus il coûte cher.
Pour bien définir la complexité, posez-vous la question suivante :
Est-ce que je tiens la comptabilité de :
- Une petite structure dans laquelle la comptabilité est réalisée en générale une fois par semaine ou une fois par mois.
Exemples : indépendant e avec ou sans salarié, petite association, structure Sàrl, SA très simple …
- Une structure moyenne avec une personne dédiée qui s’occupe du suivi des achats et des ventes quotidiennement. La comptabilité est réalisée en interne avec un comptable ou en externe avec une fiduciaire
Exemples : petite PME avec plusieurs employés, structure complexe, gestion de la production…
- Une grande structure qui a un département de comptabilité.
Exemples : grande entreprise, multinationale, besoin en consolidation
« Un coiffeur n’a pas besoin de la solution comptable de UBS. »
Chaque groupe à ses solutions comptables :
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Les logiciels pour les grandes entreprises telles que CFF, Migros, Lonza, etc. sont SAP, Oracle, Abacus …
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Logiciels pour moyennes entreprises sont : Crésus, Winbiz, Sage, Bexio, …
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Logiciels pour petites structures : Excel, Banana et EZYcount
Définissez les besoins spécifiques
Certains besoins spécifiques de l’activité peuvent obliger la prise d’un produit métier pour faire la comptabilité efficacement. Un besoin est spécifique quand une tâche est faite très souvent ou avec une grande complexité.
Exemples :
- Vous envoyez plus de 30 factures par jour
- Vous êtes architecte et créez des offres et factures qui sont très détaillées sur plusieurs pages
- Vous gérez un stock de plus de 500 articles
- Vous avez une flotte d’employés payés à l’heure
- vous gérez des achats pour votre production en plusieurs monnaies et importer les biens de plusieurs pays différents
- Production manufacturière
Cependant, vous n’avez pas besoin de fonctionnalités spécifiques si vous l’utilisez que très rarement. Exemple : prendre un module de monnaie étrangère si vous avez 1 écriture par mois en monnaie étrangère n’est pas nécessaire.
Voici une liste non exhaustive des modules disponibles en comptabilité. Rester pragmatique, pas besoin d’un module de gestion du stock si c’est un petit stock et la personne n’est pas prête à scanner toutes les entrées et les sorties du stock. Il est plus simple de faire un inventaire de temps en temps.
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- Gestion du personnel avec gestion du temps de travail
- Ventes en ligne
- Gestion du stock
- Gestion des fournisseurs
- Gestion de projets
- Module de production
- Utilisation de monnaies étrangères
- Consolidation et gestion de groupe
- Intégration avec système tiers – par exemple les garagistes
Exemples:
Consultant e qui envoie une dizaine de factures par mois et qui gère ces dépenses. => simple.
Garage avec besoin d’une solution d’achat de matériel intégré au fabricant automobile. => complexe
Association de la fanfare du village qui envoie des cotisations une fois par année et gère moins de 5 événements par année. => simple
Association à but non lucratif avec 20 employés gérant de multiples campagnes de recherches de fonds ainsi que des programmes d’aides à l’étranger => complexe
La digitalisation – une opportunité pour gagner du temps
Cependant, les technologies évoluent, il n’y a pas si longtemps, la comptabilité était encore réalisée au stylo bille dans de grands livres. Les ordinateurs et les programmes informatiques ont révolutionné la comptabilité.
Les tâches quotidiennes deviennent rapides et la propension à faire des fautes diminue. Cependant les programmes informatiques se complexifient et pour utiliser les plus complexes, il faut des semaines voir des mois de formations.
Deux changements drastiques sont en cours et qui s’attaque à la rapidité d’exécution ainsi qu’à la simplicité d’utilisation.
La digitalisation des processus
La digitalisation des processus comptables est bien là. Avec l’arrivée en 2020 de la QR facture, il est devenu normal de payer une facture avec son smartphone. Le programme de comptabilité doit s’adapter et offrir une solution digitalisée – mais la digitalisation – ça veut dire quoi.
Une solution comptable digitalise peut être définie en 3 piliers :
- Une solution en ligne type SaaS (Software-as-a-Service) : Le produit est mis à jour fréquemment (plus de 10 fois par année) et les données sont stockées dans des centres informatiques spécifiques derrière des protections adéquates.
Avantages : la comptabilité est accessible rapidement de n’importe quel ordinateur, mais protégée par des accès sécurisés. De plus, si votre ordinateur est perdu ou détruit, vous ne perdez pas votre comptabilité.
- Gestion numérique des documents : les documents sont digitalisés et sauvegardés directement dans le programme de comptabilité ou dans une solution dédiée pour l’archivage.
Avantages : les documents sont facilement accessibles. La recherche d’information est plus rapide.
- Connectivité : le programme de comptabilité est connecté à votre banque, à votre boutique en ligne, etc. et les informations sont transférées automatiquement.
Avantages : Augmentation de la productivité et diminution du risque d’erreur.
En digitalisant la comptabilité, vous ne gagnez pas uniquement du temps, mais également en qualité sur les tâches quotidiennes et répétitives. Par exemple, dans la solution de comptabilité digitalisée pour les indépendants EZYcount, vous pouvez automatiser les transactions Twint réalisées par vos clients pour les passer en revenus. En automatisant un processus comptable qui génère beaucoup d’écritures, l’encaissement, vous gagner beaucoup de temps.
L’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle est l’utilisation de programmes informatiques complexes capables de simuler certains traits de l’intelligence humaine. L’avènement de l’intelligence artificielle en comptabilité fait que certains programmes sont capables de comprendre les entrées simples de votre comptabilité pour les automatiser. Cela peut être en préparant les écritures pour que vous n’ayez plus qu’une partie du travail à faire ou alors carrément de tout automatiser pour que vous n’ayez plus à passer l’écriture.
Les processus complexes comme les consolidations, les provisions ou les transitoires sont encore loin d’être automatisables, mais des écritures simples comme les encaissements, les ventes, les achats et les frais sont actuellement dans le domaine du possible.
Par conséquent, ces automatisations sont très puissantes pour les petites structures qui ont une comptabilité simple.
Par exemple, un client d’EZYcount qui a une comptabilité simple (avec TVA également) peut atteindre des taux d’automatisation supérieurs à 90%. En chiffres, si vous avez 1’200 écritures par année, l’automatisation peut faire plus de 1’100 écritures entièrement automatiquement. Cela représente plus de 36 heures en moins de travail sur votre comptabilité si vous travaillez à 30 écritures à l’heure ou une écriture chaque 2 minutes. 😅
En bref la digitalisation et l’intelligence artificielle changent fondamentalement les tâches simples et répétitives en comptabilité. Comme l’ordinateur en son temps, vous allez plus vite et mieux.
Faire attention au mythe de l’automatisation !
L’automatisation est utilisée à outrance. Il faut faire attention à la fausse automatisation qui requiert de vous que vous fassiez une autre tâche à la main. Une tâche doit être entièrement automatisée ou elle n’est pas automatisée du tout !
Les fausses automatisations sont en général des transpositions. Un cas bien connu de transposition est l’utilisation des caisses automatique à la Migros ou à la Coop, le processus pour ces chaînes a été automatisé, mais en réalité c’est le client qui scanne les produits. -> ceci n’est pas une vraie automatisation.
Dans la comptabilité, l’exemple typique de transposition est le besoin de scanner, corriger ou compléter les factures fournisseurs avant de les traiter pour faire les paiements. Dès lors vous ne gagnez pas vraiment de temps, vous utilisez votre temps pour faire une autre tâche.
Pour les indépendants avec une affinité digitale, nous recommandons EZYcount
Quand j’ai lancé BetterStudy en 2015, j’ai rencontré Vivien (Roduit) Fuhrer. Vivien est originiaire du Valais et dispose d’une forte expérience dans la comptabilité pour PME. Il est titulaire d’un bachelor de HEC Lausanne et d’un master of science en management international obtenu dans une université étrangère. Il a été formateur en comptabilité analytique d’exploitation dans le cadre d’une formation de préparation au Brevet fédéral de Spécialiste en finance et comptabilité.
Il lançait plus ou moins au même moment que moi sa société, EZYcount, qui a développé un logiciel comptable de dernière génération. L’histoire de EZYcount débuta au moment où Vivien aida son beau-père, indépendant avec activité annexe, suite à la perte de son ordinateur.
Toute la comptabilité était sur l’ordinateur et il fallut refaire 10 mois de comptabilité. La solution utilisée était une solution pour PME, bien trop complexe et manuelle. Vivien décida de lancer EZYcount pour digitaliser et simplifier la comptabilité.
Il y a un parallèle dans les développements de Betterstudy et EZYcount qui suivent les évolutions technologies et digitales. EZYcount a passé un cap en 2020 en arrivant pour la première fois à automatiser 95% la comptabilité d’une indépendante romande. C’est en connaissant Vivien et son équipe que nous recommandons EZYcount pour la comptabilité d’activités simple donc indépendants et petites associations.
Automatisation des processus
Basé sur un brevet, EZYcount se focalise sur l’automatisation du module comptable, donc des écritures comptables. Grâce à une solution qui se connecte aux sources d’informations (banque, site internet, facturation…), les processus générant le plus d’écritures sont digitalisés et automatisés.
EZYcount est doublé d’un programme de facturation EZYfacture qui génère des factures conforment à la législation suisse. EZYfacture génère par exemple des QR factures pour digitaliser la gestion des débiteurs.
Pour qui recommandons-nous EZYcount ?
Nous recommandons EZYcount pour les comptabilités simples par exemple pour les indépendants et les petites associations. De plus, nous recommandons cette solution aux personnes adeptes des technologies digitales. Un service de support est disponible et des séances d’aide hebdomadaires en ligne sont disponibles cependant c’est à vous de prendre le rythme pour tenir la comptabilité à jour.
Au cas où vous n’avez pas de notions en comptabilité ou que vous souhaitez les rafraîchir ou les développer, vous pouvez accéder à nos contenus de cours d’introduction à la comptabilité en ligne chez BetterStudy pour un tarif préférentiel.
Un peu plus à propos EZYcount
EZYcount est une plateforme de comptabilité et de facturation en ligne sécurisée et facile à utiliser. Son but est d’automatiser entièrement la comptabilité. EZYcount a été créé par Vivien Roduit Fuhrer, basé dans le canton du Valais, et est maintenant disponible dans toute la Suisse en français, anglais, allemand et italien. EZYcount a pu développer des liens technologiques étroits avec la BCVs et la Raiffeisen pour offrir des services encore plus automatisés pour les clients de ces banques.
Vous n’avez peut-être pas encore entendu parlé de EZYcount car la société ne fait pas de marketing à part le bouche à oreille.
Découvrez une façon intuitive, digitale et automatisée de faire la comptabilité sur le site d’Ezycount.