Die „Digitalisierung“ zwingt zu großen Veränderungen in allen Bereichen. Auch Verwaltungsaufgaben sind von dieser Revolution betroffen, insbesondere im Bereich der Buchhaltung. In diesen Verwaltungsberufen und insbesondere im Beruf des Treuhänders bieten sich gute Chancen. Dank der Digitalisierung können rein administrative Aufgaben reduziert werden, sodass man sich auf Tätigkeiten mit hoher Wertschöpfung konzentrieren kann, etwa auf die Beratung.
Wie können wir uns in den nächsten Jahren organisieren, um das Geschäft zu digitalisieren und die Kunden bei der Digitalisierung zu unterstützen?
Ohne ein Patentrezept zu bieten, empfehlen wir fünf Wege, die man erkunden sollte, um sich in der digitalen Welt und bei der Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben zu positionieren.
1. Entmaterialisierung von Lieferantenrechnungen
Mit der Lösung können Sie Rechnungen scannen, wichtige Felder erkennen, den Beleg elektronisch archivieren, um dann das Papier zu vernichten und die Daten zur automatischen Verbuchung an die Buchhaltungssysteme zu senden. Dadurch können Sie eine Reihe manueller Aufgaben automatisieren und Ihren Kunden einen echten Mehrwert bieten. Die Digitalisierung kann auch direkt vom Kunden vorgenommen werden und auf das Portal des Treuhänders übertragen werden, der die Buchungen automatisch vornimmt und das Ganze überprüft.
2. Elektronische Abläufe und die Dokumentenplattform
Einrichtung einer Plattform für die Kunden des Treuhänders zum Austausch von Dokumenten zwischen seinen Kunden und den Lieferanten seiner Kunden. So verringerrert man Papierkommunikation und sichert alle wichtigen Kundendokumente. Zugleich gelangt man in den Genuss von Nachverfolgung, Warnungen und automatischer Verarbeitung (für Lieferantenrechnungen, für Verträge und Verlängerungen, für Bestellungen etc.).
3. Die Dashboards
Dank dieser Lösung kann jeder Firmenkunde des Treuhänders seine Aktivitäten überwachen. Da das Geschäft „digitalisiert“ ist, sind alle Daten in Echtzeit im System, sodass der Unternehmer die wichtigsten Indikatoren auf seinem Smartphone hat. Dieser mit der Buchhaltungslösung verbundene Service wird vom Treuhänder angeboten.
4. Verwaltung von Spesenabrechnungen
Die Erfassung und Verwaltung von Spesenabrechnungen kann nicht mehr mit Hilfe von Excel-Tabellen, Mehrfacheingaben und Dokumenten, die in Papierform in den Unternehmen zirkulieren, erfolgen. Die Lösung zur „Digitalisierung“ dieses Vorgangs ermöglicht es, ein Foto über das Smartphone zu machen und die Rubriken auf sehr einfache Weise zu markieren. Der Treuhänder bekommt die verschiedenen Ausgaben auf einer Plattform angezeigt und kann sie exportieren, um sie automatisch in der Buchhaltungssoftware zu verbuchen.
5. Verwaltung von Arbeitsstunden und Mandaten
Die Erfassung und Verwaltung der Stunden für die Mitarbeiter ist eine Pflicht. Die Stempelmaschine ist ein einfaches Kontrollinstrument, das bei weitem keine zufriedenstellende Lösung für Unternehmen bietet. Es muss mehr getan werden, ohne die tägliche Verwaltung zu erschweren. Die Lösung besteht darin, alle Aufgaben (pro Kunde/Projekt) genau zuzuordnen und so die Analyseachsen genau zu überwachen.
Es gibt noch weitere Werkzeuge kennenzulernen, die durch „Digitalisierung“ noch viele weitere Automatismen ermöglichen.
M&H Atlon Services unterstützt zahlreiche Unternehmen aus allen Branchen bei strategischen Digitalisierungsprojekten. Mit unserem Verständnis des Themas und mit Hilfe unserer Experten helfen wir unseren Kunden, in einem komplexen Wettbewerbsumfeld langfristig erfolgreiche Strategien zu entwickeln.
Weitere Informationen: http://www.atlon.ch – [email protected]