In der Unternehmenssteuerung werden verschiedene Prognosen verwendet: kurzfristige, mittelfristige und langfristige Prognosen.
Die verschiedenen Prognosen, die in der Managementkontrolle verwendet werden
Die langfristige Prognose
Auch wenn langfristige Prognosen von Unternehmen auf der Ebene der Entscheidungsfindung sehr geschätzt werden, basieren sie nicht auf konkreten Zahlen und ermöglichen lediglich einen Überblick über die Ziele des Unternehmens und dessen allgemeine Ausrichtung. Das ist die sogenannte strategische Planung, die sich auf einen Zeithorizont von mehr als vier Jahren bezieht. Diese wird mithilfe einer internen Unternehmensdiagnose (Motivation, Verhalten, Fähigkeiten usw.) und einer Untersuchung des externen Umfelds des Unternehmens (Politik, Wirtschaft, Handel usw.) erstellt. Die Geschäftsleitung wird dann die „operative Planung“ erstellen, die Auskunft darüber gibt, ob die Prognose realisierbar und für die Rentabilität des Unternehmens interessant ist.
Die mittelfristige Prognose
Bei der mittelfristigen Prognose geht es um den operativen Plan für 2 bis 4 Jahre. Die jährlichen Ziele des Unternehmens werden erläutert und mit Hilfe von Budgetplänen spezifiziert, um eine Kosten- und Ertragsstrategie zu entwickeln, die aufzeigt, welche Maßnahmen und Mittel erforderlich sind, um die strategische Planung zu erreichen. Diese Budgets werden in der Regel nach der Anzahl der Geschäftsbereiche des Unternehmens aufgeteilt, insbesondere bei größeren Unternehmen. Um möglichst realitätsnah zu sein, wird die Planung jedes Jahr neu überdacht.
Die kurzfristige Prognose
Auf die kurzfristige Periode, in der Regel ein Jahr, werden alle Controlling-Werkzeuge angewendet, wobei die Prognose zu Grunde gelegt wird. Wir greifen hier die lang- und mittelfristigen Prognosen auf, um zu sehen, ob sie realisierbar sind oder verworfen werden sollten, insbesondere mithilfe der Kostenrechnung und der Dashboards, mit denen die Prognosen laufend kontrolliert werden können. Im Falle eines Problems kann das Unternehmen dann schnell reagieren.
Die Kontrollinstrumente
Für das Controlling werden verschiedene Instrumente benötigt. Das Budgetmanagement besteht aus der Erstellung von Vorausberechnungen der Ausgaben und Einnahmen des Unternehmens im Allgemeinen für das folgende Jahr. Sie besteht im Wesentlichen aus dem Absatzplan und dem daraus abgeleiteten Vertriebskostenplan, der sich wiederum aus dem Beschaffungsplan und dem Produktionsplan zusammensetzt.
Der Umsatzprognoseplan
Sehen wir uns zunächst die Umsatzprognose an. Der Umsatz eines Unternehmens ist das Ergebnis seiner Geschäftspolitik, aber auch von Ereignissen, die sich seinem Einfluss entziehen (Konkurrenten, Konjunktur etc.). Eine genaue Prognose kann sich daher nur selten auf die Analyse der Vergangenheit stützen. Um diese zu erstellen, benötigen wir eine Prognose des Marktes, der Marktanteile und der Verkaufsziele des Unternehmens. Wir beginnen mit der Festlegung einer langfristigen Prognose, um zu schätzen, welche Produkte dauerhaft auf dem Markt eingeführt werden. Dann folgt die kurzfristige Prognose über weniger als ein Verkaufsjahr, die die Menge und Höhe der künftigen Verkäufe schätzt.
Wir können diese Prognose mengen- und wertmäßig oder nur wertmäßig erstellen. Sie sollte eine Klassifizierung nach Produkten entsprechend der vom Unternehmen angebotenen Produktpalette vornehmen, oder nach Produktgruppen, falls die Produktpalette zu groß ist.
Da die Jahresprognose über einen langen Zeitraum erstellt wird, ist sie nicht detailliert genug für die Führung des Unternehmens. Wir müssen sie also auf einen kürzeren Zeitraum (Quartal, Monat, Woche …) herunterbrechen. Dasselbe gilt für den geografischen Bereich des Marktes, der in separate Zonen unterteilt wird, was den weiteren Vorteil hat, dass auch die Vertriebskosten z.B. nach Regionen aufgeschlüsselt werden.
Wenn die Prognosen erstellt sind, muss das Controllingteam in Absprache mit der Geschäftsleitung auch entscheiden, woran sich das Budget orientieren soll: Soll es realistisch oder ehrgeizig sein?
Der Vertriebskostenplan
Als nächstes betrachten wir den Vertriebskostenplan. Dieser ergibt sich aus dem Umsatzplan, da er die für den Verkauf erforderlichen Ausgaben umfasst. Die verschiedenen Kosten können in verschiedenen Abteilungen wie Produktion und Beschaffung getrennt werden.
Die Vertriebskosten bestehen hauptsächlich aus:
- Kosten für Marketing und Werbung
- Gehälter, Provisionen und Reisekosten für Vertriebspersonal
- Kosten für verbrauchte Verpackungen
- Transportkosten bei Verkäufen
- Verwaltungskosten für Verkäufe
Außerdem müssen die variablen (und damit direkt mit dem Verkaufsvolumen verbundenen) Kosten von den Fixkosten getrennt werden.
Der Beschaffungsplan
Der Beschaffungsplan betrifft die Logistikabteilung, die die Lieferung der Verkäufe in der gewünschten Menge, zum besten Preis und in der kürzesten Zeit steuert. Diese Funktion im Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Nachverfolgung von Verkäufen und die Kundenbindung. Dazu muss sie den Bedarf vorhersagen, die Einkäufe und somit auch die Lagerbestände entsprechend steuern. Bei den Beschaffungskosten müssen auch die Produktionskosten berücksichtigt werden.
Der Produktionsplan
Der Produktionsplan soll sicherstellen, dass die für den Verkauf erforderliche Anzahl an Produkten unter Einhaltung der Qualitätsstandards und der Fristen hergestellt wird. Dieser Plan ermöglicht es, die Gehälter und Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter auf Dauer stabil zu halten. Um ihn zu erstellen, können wir spezielle Buchhaltungssoftware vom Typ ERP oder CAM-Software verwenden, die das Unternehmen beim Produktionsmanagement unterstützt. Sie ermöglichen u.a. die Neudefinition der verschiedenen Funktionen im Unternehmen, die Integration von Logistik und technischem Datenmanagement, die Lagerverwaltung und die Festlegung der Produktion.
Der Produktionsplan muss nach Zeitraum (Monat, Woche etc.) und Produktionszentrum (Werkstatt oder Abteilung) aufgeteilt werden. Zur Vorbereitung des Plans muss dessen Wert kanalisiert werden; diese Kostenbewertung kann entweder durch einen buchhalterischen oder einen funktionsbezogenen Ansatz erfolgen, bei dem die Werte nach Funktionen aufgeschlüsselt werden. Die Wertanalyse ist die Ermittlung und Untersuchung des Verhältnisses zwischen dem, was ein serienmäßig hergestelltes Produkt kostet, und dem, was die Funktionen, die es erfüllen soll, kosten dürfen. Dabei dürfen jedoch Qualität und Leistung des Produkts nicht beeinträchtigt werden. Deshalb ist eine Analyse des Produktdesignprozesses erforderlich. Diese Analyse muss die verschiedenen Schritte beachten, die für das Management eines Projekts erforderlich sind (Anfangsstudie, Identifizierung von Restriktionen, Informationsbeschaffung, Prognostik, Bewertung, Implementierung).
Der Investitionsplan
Der Investitionsplan ist für das Unternehmen unerlässlich, bevor es entscheiden kann, ob die Investition durchgeführt werden kann oder nicht. Es muss ein genauer Projektplan erstellt werden, der insbesondere die kommerziellen, technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Aspekte analysiert. Aber auch administrative und organisatorische Aspekte, wie z.B. der Bedarf an Personal, gehören dazu.
Es ist wichtig, mit dem Finanzplan zu beginnen. Er gibt Aufschluss darüber, ob das Unternehmen in der Lage ist, seine Zahlungen zu leisten und seine Investitionen zurückzuzahlen, indem er die Ein- und Ausgänge des Unternehmens detailliert analysiert.
In diesem Finanzplan wird das Schlüsselelement die Erstellung eines Liquiditätsplans sein, der den Fluss der erwarteten Ein- und Ausgänge für den festgelegten Zeitraum angibt. Dadurch können wir die Investitionen besser steuern und voraussehen, in welchen Phasen wir vorsichtiger sein müssen und z.B. die Ausgaben bremsen müssen, oder in welchen Phasen mit überschüssigen Barmitteln größere Investitionen getätigt werden können.
Eine prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung, die auf den vorherigen Ergebnissen aufbaut, und eine prognostizierte Bilanz werden ebenfalls erstellt.
Online-Übungen
Sind Sie an der Buchhaltung interessiert?
Informieren Sie sich über unsere Buchhaltungskurse zum/zur Buchhaltungsassistenten/in, Buchhalter/in oder Fachmann/frau für Finanz- und Rechnungswesen mit eidgenössischer Fachlizenz!
Das Institut BetterStudy bietet einen kompletten Online-Buchhaltungskurs mit mehr als 100 Videos, 2600 Übungsfragen und Remote-Unterstützung durch qualifizierte Dozenten.