Différentes prévisions sont utilisées dans le contrôle de gestion : la prévision à court terme, à moyen terme et à long terme.
Les différentes prévisions utilisées en contrôle de gestion
La prévision à long terme
Même si les prévisions à long terme sont les plus appréciées des entreprises au niveau de la prise de décision, elle ne se basent pas sur des chiffres concrets et permettent uniquement d’avoir une vision globale des objectifs de la société et de définir l’orientation générale de l’entreprise. C’est ce qu’on appelle la planification stratégique qui va porter sur une vision à plus de 4 ans. Celle-ci sera mise en place au moyen d’un diagnostic interne de l’entreprise (motivation, comportement, capacité, etc) et d’une étude de l’environnement externe à l’entreprise (politique, économique, commercial, etc). La direction établira ensuite la « planification opérationnelle » au cours de laquelle ils pourront visualiser si cette prévision est réalisable et intéressante pour la rentabilité de l’entreprise.
La prévision à moyen terme
Lors de la prévision à moyen terme, on s’intéresse au plan opérationnel sur 2 à 4 ans. Les objectifs annuels de la société sont explicités et précisés au moyen de budgets prévisionnels, afin d’élaborer une stratégie de coûts et de rendements, en déterminant quels sont les actions et moyens nécessaires pour réaliser la planification stratégique. Ces budgets sont généralement scindés selon le nombre de secteurs d’activités de l’entreprise, notamment pour les sociétés de taille importante. Afin d’être au plus proche de la réalité, la planification sera réétudiée chaque année.
La prévision à court terme
Tous les outils du contrôle de gestion seront mis en œuvre lors de la phase à court terme portant sur 1 an en général, au cours de laquelle la prévision est utilisée. Nous reprendrons ici les prévisions à long et moyen terme pour voir si leur réalisation est envisageable ou s’il faut les écarter, au moyen notamment de la comptabilité analytique et des tableaux de bord qui permettent de contrôler en continu les prévisions. En cas de problème, l’entreprise pourra alors réagir rapidement.
Les outils de contrôle de gestion
Différents outils sont nécessaires au contrôle de gestion. La gestion budgétaire consiste à établir des comptes prévisionnels de dépenses et de recettes de l’entreprise en général pour l’année suivante. Elle est essentiellement constituée du plan de vente, et du plan des coûts de distribution qui en découle, lui-même composé du plan d’approvisionnement et du plan de production.
Le plan prévisionnel des ventes
Voyons tout d’abord le plan prévisionnel des ventes. Les ventes d’une entreprise résultent de sa politique commerciale mais aussi d’événements indépendants de son action (concurrents, conjoncture économique, …). Une prévision précise peut donc rarement se baser sur l’analyse du passé. Pour pouvoir l’établir, nous avons besoin d’un prévisionnel de marché, de parts de marché et des objectifs de vente de l’entreprise. Nous commençons par définir une prévision à long terme pour estimer quels produits seront insérés durablement sur le marché. Puis viendra la prévision à court terme, à moins d’un an des ventes, qui permettra d’estimer le nombre et la valeur des ventes à venir.
Nous pouvons établir cette prévision en quantité et en valeur, ou uniquement en valeur. Elle devra établir une classification par produit selon la gamme proposée par l’entreprise, ou par regroupement de produits dans le cas où la gamme serait trop étendue.
La prévision annuelle étant établie sur une longue période, elle ne permet pas assez de précision pour une bonne gestion de l’entreprise. Nous devrons alors la ramener à une période plus courte (trimestre, mois, semaine…). Il en est de même pour la zone géographique du marché, qui sera divisée en zones distinctes, ce qui aura pour autre avantage de séparer également les coûts de distribution par région par exemple.
Une fois les prévisions réalisées, l’équipe de contrôle de gestion, en accord avec la direction, devra aussi décider de l’orientation à donner au budget : doit-il être réaliste ou ambitieux ?
Le plan des coûts de distribution
Ensuite, voyons le plan des coûts de distribution. Celui-ci découle du plan de vente puisqu’il comprend les dépenses nécessaires aux ventes. Les différentes charges pourront être séparées dans différents services tels que la production et l’approvisionnement.
Les frais liés aux ventes sont constitués essentiellement :
- des coûts marketing, publicité ;
- des salaires, commissions et frais de déplacements pour le personnel des ventes ;
- du coût des emballages consommés ;
- du coût du transport sur ventes ;
- du coût administratif des ventes.
Il faudra également séparer les coûts variables (et donc directement liés aux volumes des ventes) des coûts fixes .
Le plan d’approvisionnement
Le plan d’approvisionnement concerne le service logistique, qui gère la livraison des ventes dans la quantité demandée, au meilleur tarif et dans les meilleurs délais. Cette fonction de l’entreprise est primordiale pour le bon suivi des ventes et la fidélisation de la clientèle. Pour ce faire, elle doit prévoir les besoins, gérer les achats en conséquence et donc les stocks. Le coût de l’approvisionnement doit tenir compte également du coût de production.
Le plan de production
De ce fait est mis en place un plan de production, chargé d’assurer l’obtention du nombre de produits nécessaires aux ventes, en respectant une charte qualité et les délais. Ce plan permet de pérenniser les salaires et les conditions de travail des salariés. Pour l’établir, nous pouvons utiliser des logiciels comptables spécialisés, de type ERP, logiciels de gestion de production assistée par ordinateur ou GPAO, chargés d’aider l’entreprise dans la gestion de la production. Ils permettent notamment de redéfinir les différents rôles de l’entreprise, d’intégrer une logistique et une gestion des données techniques, de gérer la tenue des stocks et de déterminer la production.
Il est nécessaire de découper le plan de production par période (mois, semaine…) et par centre de production (atelier ou service). Afin de préparer le plan, il faudra canaliser la valeur de celui-ci ; cette approche de valorisation des coûts peut se faire soit par une approche comptable, soit à partir d’une démarche fonctionnelle, dans laquelle les valeurs seront regroupées par fonction. L’analyse de la valeur est une recherche et une étude de la relation entre ce que coûte un produit fabriqué en série de façon répétitive et ce que les fonctions qu’il doit remplir devraient coûter. Mais pour ce faire, la qualité et les performances du produit ne doivent pas en être impactées, d’où la nécessité d’une analyse du processus de conception du produit. Cette analyse devra respecter les différents étapes nécessaires à la gestion d’un projet (étude initiale, identification des contraintes, récupération des informations, spéculation, évaluation, implantation).
Le plan d’investissement
Le plan d’investissement est indispensable à l’entreprise avant de décider si celui-ci pourra être réalisé ou non. Un plan d’étude précis devra être établi, celui-ci analysera les aspects commerciaux, techniques, économiques, juridiques et fiscaux notamment. Mais également les aspects administratifs et organisationnels , comme par exemple un besoin en personnel.
Parmi ces études, il sera primordial de commencer par le plan financier. En effet, il permettra de connaître la capacité de l’entreprise à assumer le paiement de ses règlements et le remboursement de ses investissements, au travers de l’étude détaillée des entrées et sorties d’argent de l’entreprise.
Dans ce plan financier, l’élément clé sera l’établissement d’ un plan de trésorerie qui indiquera le flux des entrées et sorties prévues pour la période déterminée. Celui-nous permettra de mieux piloter l’ investissement et d’anticiper les périodes durant lesquelles il faudra être plus prudent et freiner les dépenses par exemple, ou au contraire les périodes de surplus de cash où les investissements importants pourront avoir lieu.
Un compte de résultat prévisionnel, construit à partir des résultats précédents, ainsi qu’un bilan prévisionnel seront également établis.