Die MWST-Umsatzabstimmung ist ein zentrales Kontrollinstrument im Schweizer Mehrwertsteuerrecht. Sie stellt sicher, dass die in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsätze und Vorsteuern mit den effektiv bei der ESTV eingereichten MWST-Abrechnungen übereinstimmen. Ziel der MWST-Umsatzabstimmung ist es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren – bevor es im Rahmen einer MWST-Kontrolle zu Nachbelastungen, Verzugszinsen oder Bussen kommt.
Gerade weil die Verantwortung für korrekte MWST-Abrechnungen vollständig beim Steuerpflichtigen liegt, ist eine saubere und nachvollziehbare Umsatzabstimmung nicht nur empfehlenswert, sondern faktisch unerlässlich.
Was versteht man konkret unter MWST-Umsatzabstimmung?
Unter MWST-Umsatzabstimmung versteht man den systematischen Abgleich zwischen:
Dabei werden nicht nur steuerbare Umsätze berücksichtigt, sondern sämtliche Erträge, inklusive:
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von der Steuer ausgenommene Umsätze
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nicht steuerbare Leistungen
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Verkäufe von Anlagevermögen
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Korrekturen und Sonderfälle
Die Umsatzabstimmung erfolgt in der Praxis meist jährlich, insbesondere im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss, kann aber auch unterjährig sinnvoll sein – zum Beispiel nach Systemumstellungen oder bei stark schwankenden Umsätzen.
Die Mwst Umsatzabstimmung ist in der Schweiz eine gesetzliche Verpflichtung
Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstellung und Einreichung der periodischen MwSt.-Abrechnungen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen liegt.
Alle für diese Verantwortung notwendigen Abrechnungen sind auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (nachfolgend: ESTV) (www.estv.admin.ch) verfügbar.
- die offiziellen Formulare für periodische MwSt.-Abrechnungen (orange)
- die Berichtigungsabrechnung (grün), die die ursprünglich eingereichte fehlerhafte Abrechnung ersetzt
- die jährliche Abstimmungsabrechnung (blau), die nur die festgestellten Differenzen zu den eingereichten Abrechnungen enthält
Im Falle einer MwSt.-Prüfung kann der Prüfer auch verlangen, unser jährliches Abstimmungsdokument (jährliche Abstimmung) einzusehen, das überprüft, ob unsere endgültigen Jahresabschlüsse mit den über unsere eingereichten Abrechnungen deklarierten Werten übereinstimmen (Einnahmen und Erträge sowie die Vorsteuer). Diese Abstimmung kann eine lange und komplexe Arbeit darstellen. Tatsächlich muss sie alle Umsätze umfassen und nicht nur die in der Schweiz steuerbaren Gegenleistungen.
Sie erfordert eine gute Organisation, die ESTV bietet kein Beispiel an, der Buchhalter muss daher seine eigene Methode finden und prüfen, welche Werkzeuge ihm zur Erleichterung seiner Arbeit zur Verfügung stehen, insbesondere durch seine Buchhaltungssoftware.
Im Falle festgestellter Differenzen müssen diese innerhalb von 180 Tagen mithilfe der blauen Abrechnung (oben erwähnt) gemeldet werden.
Es darf nicht vergessen werden, Einnahmen zu berücksichtigen, die andere Buchhaltungsarten als Erträge beeinflussen können, insbesondere Verkäufe von Anlagevermögen oder die Weiterverrechnung von Kosten (die möglicherweise auf der Habenseite der Aufwandskonten verbucht wurden).
Es kommt auch häufig vor, bei der Konfiguration unseres Buchhaltungssystems zu vergessen, einen MwSt.-Code für eine steuerbare Leistung anzugeben; diese würde daher mit den automatischen MwSt.-Abrechnungsfunktionen, die die meisten Systeme heute bieten, unbemerkt bleiben.
Ebenso müssen auch die Überprüfungen der korrekten Vorsteuerabzugsfähigkeit durchgeführt werden, zum Beispiel bei Investitionen oder außergewöhnlichen Aufwendungen.
Im Falle einer MwSt.-Prüfung wird der Steuerpflichtige in der Regel telefonisch informiert, danach folgt eine schriftliche Mitteilung zur Bestätigung des Besuchs des Prüfers in Ihren Räumlichkeiten. Alle Ihre Buchhaltungsunterlagen müssen einsehbar sein (Papier und Systemzugang).
Nach Abschluss der Prüfarbeiten werden die Feststellungen des Prüfers mit Ihnen besprochen und ein Bericht wird erstellt.
Warum die MWST-Umsatzabstimmung so oft zu Problemen führt
In der Praxis zeigt sich, dass Differenzen bei der MWST-Umsatzabstimmung häufig nicht auf grobe Fehler zurückzuführen sind, sondern auf Detailprobleme, die sich über das Jahr hinweg summieren. Typische Ursachen sind unter anderem:
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falsch konfigurierte MWST-Codes in der Buchhaltungssoftware
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Umsätze, die korrekt verbucht, aber nicht korrekt deklariert wurden
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Vorsteuern, die zwar gebucht, aber nicht oder nur teilweise abzugsfähig sind
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Erträge, die nicht über klassische Ertragskonten laufen (z. B. Anlagenverkäufe)
Gerade automatisierte MWST-Auswertungen vermitteln dabei oft eine trügerische Sicherheit. Ohne eine manuelle, fachlich fundierte Umsatzabstimmung bleiben solche Abweichungen häufig unentdeckt – bis zur MWST-Prüfung.
Bedeutung der MWST-Umsatzabstimmung bei einer Kontrolle
Im Rahmen einer MWST-Kontrolle verlangt die ESTV regelmässig eine nachvollziehbare MWST-Umsatzabstimmung. Diese dient dem Prüfer als Grundlage, um zu beurteilen, ob:
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die MWST-Abrechnungen vollständig sind
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die Umsätze korrekt qualifiziert wurden
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Vorsteuerabzüge zulässig waren
Fehlt eine strukturierte Umsatzabstimmung oder ist sie nicht plausibel dokumentiert, erhöht dies das Risiko von Schätzungen, Korrekturen und finanziellen Nachbelastungen erheblich.
Die ESTV stellt dem Steuerpflichtigen zwar verschiedene Formulare für die MWST-Abrechnung und Korrekturen zur Verfügung, nicht jedoch ein Muster für die MWST-Umsatzabstimmung selbst. Umso wichtiger ist es, intern eine klare Methode zu definieren und diese konsequent anzuwenden.
Wer die MWST-Umsatzabstimmung korrekt durchführen will, benötigt nicht nur technisches Buchhaltungswissen, sondern auch ein solides Verständnis der MWST-Systematik. Genau hier zeigt sich in der Praxis, wie wertvoll fundierte Weiterbildung ist – insbesondere für Fachpersonen im Finanz- und Rechnungswesen.