La « digitalisation » oblige des changements importants dans toutes les activités. Les tâches administratives sont également touchées par cette révolution, notamment dans le secteur de la comptabilité. De belles opportunités se présentent dans ces métiers administratifs et celui des fiduciaires en particulier. La digitalisation permet de réduire les tâches purement administratives pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée comme le conseil.
Comment s’organiser dans les prochaines années pour digitaliser l’activité et pour accompagner les clients dans la digitalisation ?
Sans être une recette unique, cinq pistes à explorer afin de se positionner dans l’air du numérique et de la digitalisation des tâches administratives :
1. La dématérialisation des factures fournisseurs : La solution permet de numériser les factures, de reconnaître les champs importants, d’archiver électroniquement la pièce afin de détruire le papier et d’envoyer aux systèmes comptables pour une comptabilisation automatique. Ceci permet d’automatiser un certain nombre de tâches manuelles et d’apporter une vraie valeur ajoutée à vos clients. La partie numérisation peut également se faire directement par le client et arriver sur le portail de la fiduciaire qui passera automatiquement les écritures et vérifiera l’ensemble.
2. Les flux électroniques et la plateforme documentaire : Mettre en place pour les clients de la fiduciaire une plateforme d’échange des documents entre ses clients et les fournisseurs de ses clients. Ceci permet d’éviter tout échange papier et de sécuriser tous les documents importants des clients tout en apportant du suivi, des alertes et des traitements automatiques (pour les factures fournisseurs, pour les contrats et le renouvellement, pour les commandes, …).
3. Les tableaux de bord : La solution permet pour chaque entreprise cliente de la fiduciaire de suivre son activité. Comme l’activité est « digitalisée », toutes les données sont dans le système en temps réel, ce qui permet d’avoir pour le chef d’entreprise les indicateurs clés sur son smartphone. Ce service lié à la solution comptable est proposé par la fiduciaire.
4. La gestion des notes de frais : La saisie et la gestion des notes de frais ne peut plus être fait à l’aide de tableau Excel, de multiples saisies et de documents qui circulent sous forme papier dans les entreprises. La solution de « digitalisation » de ce processus permet de prendre une photo via le smartphone et d’indiquer les rubriques de manière très simple. La fiduciaire reçoit les différentes dépenses sur une plateforme et peut les exporter pour les comptabiliser de manière automatique dans le logiciel comptable.
5. La gestion des heures et des mandats : La saisie et la gestion des heures pour les collaborateurs est une obligation. La timbreuse est un simple outil de contrôle bien loin d’apporter une solution satisfaisante aux entreprises. Il faut aller plus loin sans alourdir la gestion quotidienne. La solution est d’avoir une solution qui permet d’imputer précisément toutes les tâches (par client/projet) et d’avoir ainsi un suivi précis pour les axes d’analyse.
D’autres outils sont à découvrir, ils permettent d’apporter encore de nombreux automatismes par la « digitalisation ».
M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques de digitalisation. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.
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