Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in der Schweiz
Wer in der Schweiz ein Unternehmen führt, kommt an einem Thema nicht vorbei: der korrekten Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen. Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse oder Geschäftsberichte – all diese Dokumente unterliegen klaren gesetzlichen Vorgaben.
Seit mehreren Jahren erlaubt das Schweizer Recht, Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsdokumente und geschäftliche Korrespondenz auch elektronisch aufzubewahren. Für viele Unternehmen ist das heute der Standard.
Digitale Archivierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie reduziert den administrativen Aufwand, spart Platz und Kosten und erleichtert den Zugriff auf wichtige Unterlagen. Dokumente lassen sich schneller finden, weiterleiten und bei Bedarf auch einfacher vorlegen.
Trotzdem gilt: Nicht jedes Dokument darf beliebig gespeichert werden.
Je nach Art der Unterlagen gelten unterschiedliche Regeln – sowohl in Bezug auf die Aufbewahrungsdauer als auch auf die Form der Archivierung.
Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen in der Schweiz während 10 Jahren aufbewahrt werden. Das betrifft sowohl Papierdokumente als auch elektronische Unterlagen.
Mit der Einführung des neuen Rechnungslegungsrechts wurden gewisse Erleichterungen geschaffen. So muss geschäftliche Korrespondenz nicht mehr zwingend zehn Jahre lang archiviert werden, sofern sie keine buchhalterische Funktion erfüllt.
Anders sieht es bei den Jahresabschlüssen aus.
Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang müssen als unterzeichnetes Original während zehn Jahren aufbewahrt werden. Hier besteht keine Ausnahme.
Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrung der Buchhaltung
Die rechtliche Basis für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen findet sich im Obligationenrecht (OR), Artikel 958f, sowie in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV / Olico).
Der Gesetzgeber erlaubt sowohl die Aufbewahrung auf Papier als auch in elektronischer Form – vorausgesetzt, dass:
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die Verbindung zu den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen jederzeit nachvollziehbar ist,
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die Unterlagen vollständig sind,
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und die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet bleibt.
Mit anderen Worten: Elektronisch ist erlaubt, aber nur, wenn die Buchhaltung revisionssicher geführt wird.
Datensicherung nicht vergessen
Neben der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht spielt auch die Datensicherung eine zentrale Rolle. Unternehmen sollten wichtige Buchhaltungsunterlagen nicht nur an einem Ort speichern.
Empfohlen wird eine zusätzliche Sicherung:
So lassen sich Datenverluste durch technische Defekte, Cyberangriffe oder andere unvorhergesehene Ereignisse vermeiden.
Interne Richtlinien schaffen Klarheit
In der Praxis bewährt es sich, interne Richtlinien zur Buchhaltungsaufbewahrung festzulegen. Solche Dokumente helfen Mitarbeitenden zu verstehen:
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welche Unterlagen aufzubewahren sind,
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wie lange sie archiviert werden müssen,
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und in welcher Form.
Klare Prozesse reduzieren Fehler, erhöhen die Rechtssicherheit und sorgen dafür, dass gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Besondere Aufbewahrungsfristen je nach Branche
Zum Schluss ein wichtiger Hinweis:
Je nach Branche oder Spezialgesetz können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten.
Das betrifft insbesondere Bereiche wie:
So müssen geschäftliche Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien teilweise 20 Jahre oder sogar bis zu 26 Jahre aufbewahrt werden – abhängig von den geltenden Verjährungsfristen.
Im Zweifel lohnt es sich immer, die branchenspezifischen Vorschriften genau zu prüfen oder fachlichen Rat einzuholen.
Warum fundierte Kenntnisse zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen wichtig sind
Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen sind nicht nur eine formale Pflicht. Sie gehören zu den zentralen Kompetenzen im Rechnungswesen, insbesondere für Sachbearbeiter/innen, Assistent/innen und Fachpersonen im Finanz- und Rechnungswesen.
In der Praxis sind es oft Mitarbeitende im Rechnungswesen, die:
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Archivierungsprozesse definieren,
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elektronische Buchhaltungssysteme korrekt einrichten,
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und sicherstellen, dass Unterlagen bei Revisionen oder Kontrollen jederzeit verfügbar sind.
Fehlende oder falsche Aufbewahrung kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftsleitung, Treuhändern oder Revisionsstellen beeinträchtigen. Entsprechend wichtig ist es, diese Themen nicht nur theoretisch, sondern auch praxisnah zu verstehen.
-> Genau hier zeigt sich, wie wichtig eine solide Ausbildung im Rechnungswesen ist.
Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen als Teil der Ausbildung im Rechnungswesen
Die korrekte Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen ist ein fester Bestandteil moderner Weiterbildungen im Rechnungswesen. Sie wird nicht isoliert behandelt, sondern im Zusammenhang mit:
Bei BetterStudy wird besonderer Wert darauf gelegt, dass Lernende diese Zusammenhänge verstehen und konkret in der Praxis anwenden können. Ziel ist es nicht nur, gesetzliche Grundlagen zu kennen, sondern auch zu wissen, wie Unternehmen diese Vorgaben im Alltag umsetzen.
Gerade für Erwachsene, die berufsbegleitend ins Rechnungswesen einsteigen oder sich weiterqualifizieren möchten, ist dieses praxisorientierte Wissen entscheidend für den erfolgreichen Einstieg in den Arbeitsmarkt.
-> Mehr Informationen zu passenden Weiterbildungen im Rechnungswesen finden Sie auf unserer Übersichtsseite.
Praxiswissen schafft Sicherheit im Berufsalltag
Ob in einem KMU, bei einer Treuhandgesellschaft oder in einer grösseren Organisation:
Fachpersonen im Rechnungswesen tragen eine hohe Verantwortung. Sie sorgen dafür, dass finanzielle Prozesse korrekt dokumentiert, gesetzeskonform archiviert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Wer diese Verantwortung übernehmen möchte, profitiert von:
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fundierten Fachkenntnissen,
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klaren Prozessen,
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und einer Ausbildung, die sich an den realen Anforderungen des Schweizer Arbeitsmarktes orientiert.
Eine gezielte Weiterbildung im Rechnungswesen hilft dabei, Sicherheit im Umgang mit gesetzlichen Vorgaben zu gewinnen – und eröffnet gleichzeitig neue berufliche Perspektiven.
-> Lassen Sie sich beraten, welcher Ausbildungsweg im Rechnungswesen zu Ihrer Situation passt.