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Combien de temps doit-on garder les documents comptables ?

Combien de temps doit-on garder les documents comptables ?

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Tenue et conservation des livres comptables

Depuis plusieurs années déjà, la loi autorise la conservation des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance sous format électronique.

La plupart des entreprises utilisent la forme électronique comme méthode de conservation et d’archivage. En effet, de nombreux avantages peuvent en être retirés : allègement considérable des travaux administratifs, économie des surfaces de bureaux et des coûts, traçabilité, transmission et production des documents plus rapide, etc..

Cependant, les délais et le mode de conservation des documents varient selon leur domaine et certains devront obligatoirement être conservés sous leur forme originale. Ceci est le cas pour certains documents en relation avec la comptabilité.

Combien de temps devez-vous conserver vos documents comptables ?

En principe, les documents commerciaux doivent être conservés pendant 10 ans sur papier et/ou sous format électronique. L’application du Nouveau Droit Comptable autorise dorénavant des allègements et n’exige plus la conservation de la correspondance commerciale pendant 10 ans pour autant que celle-ci ne constitue pas une pièce comptable.

En revanche, un exemplaire original de nos comptes annuels doit être obligatoirement conservé pendant 10 ans (bilan, compte de résultat et annexe imprimés et signés).

Le code des obligations – Art 958f  (extrait ci-dessous) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) nous servent de base juridique.

Art 958f

« 1. Les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice.

2. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision sont conservés.

3. Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. »

 

Il ne faut pas non plus négliger la sauvegarde des données et documents que l’entreprise juge importants. Il est recommandé de les conserver sur un autre support et dans un autre lieu par exemple.

Par ailleurs, il est aussi vivement conseillé de rédiger des procédures internes à l’usage de tous les collaborateurs-trices décrivant les différentes étapes et leur donnant les éléments clés qui leur permettent de respecter ces directives.

Nous terminerons en précisant de ne pas oublier de toujours se référer aux prescriptions propres à la branche d’activité ou aux lois particulières (TVA, loi sur les douanes). Citons par exemple les documents commerciaux en relation avec des immeubles qui devront être conservés pendant 20 ans (et même 26 ans ! en tenant compte du délai de prescription).

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Christophe Rieder
Titulaire du Master of Science HES-SO in Business Administration obtenu à HEG-Fribourg et du Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle, Christophe Rieder est le Fondateur et Directeur de l'institut de formation professionnelle en ligne BetterStudy. Christophe est aussi Maître d'enseignement en gestion d'entreprise à l'Ecole supérieure de commerce à l'Etat de Genève. Avant de se réorienter dans le domaine de la formation, Christophe a travaillé 4 ans dans la gestion de fortune à Genève. Pendant son temps libre, Christophe fait de la guitare et joue aux échecs, il aime aussi sortir et voyager.

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