Lors de la création d’une entreprise et pendant sa phase de développement, la prévision et l’analyse des flux financiers est extrêmement importante. Cash is king ! Le budget de trésorerie fait, par ailleurs, partie intégrante de tout business plan complet.
L’importance de la prévision de trésorerie
Il est malheureusement fréquent que cet outil soit mis de côté par manque de temps. Cela peut être aussi dû à la gestion prioritaire d’autres soucis légitimes, comme acquérir des clients ou augmenter la visibilité de sa société par exemple.
Ces considérations préoccupent plus les entrepreneur(e)s, parce que lorsque les ventes explosent et les plongent dans l’euphorie, cela leur fait oublier ce document essentiel.
Toutefois, le plan de trésorerie doit perdurer tout au long de la vie de l’entreprise.
En effet, sans trésorerie suffisante, l’entreprise ne croît plus et s’immobilise, d’où l’importance de tenir compte constamment du plan de trésorerie.
Le plan de trésorerie permet d’avoir une vue d’ensemble de tous les flux financiers et donc de piloter de façon stratégique les liquidités de sa société. Il permettra non seulement de mettre en évidence les encaissements et décaissements par mois, mais également d’anticiper toute baisse d’activité par exemple ou surplus de cash qui pourrait être optimisé par un investissement ou un placement.
Mais son but principal réside en la pérennité de l’entreprise en évitant à celle-ci de se retrouver brutalement dans une situation de manque de cash, sans avoir le temps de réagir. Une fois confronté à cela, il est difficile de mobiliser des fonds rapidement pour faire face à des frais fixes qui, eux continuent chaque mois à creuser le fossé.
Comment réaliser sa prévision de trésorerie ?
La difficulté réside dans la construction et la pertinence des éléments indiqués dans le plan de trésorerie. Ce dernier se matérialise le plus souvent sous forme de tableau Excel. Afin de répondre à certains destinataires plus visuels, il peut être utile de traduire sa présentation sous forme d’illustrations graphiques.
A la base de la démarche, il faut pouvoir se reposer sur les bons indicateurs de prévisions, fiables, mais également déterminer la durée sur laquelle l’analyse porte. Ce dernier point dépendra de la phase dans laquelle se trouve l’entité, du secteur d’activité notamment, mais aussi du temps de réaction nécessaire pour activer les solutions à disposition. Par exemple, une avance à terme fixe ou encore une ligne de crédit convenue avec la banque ou des négociations avec les principaux clients et fournisseurs.
Dans le contexte actuel, il est conseillé de faire des prévisions à court terme (6 mois par exemple), mais surtout et cela est le plus important : le plan de trésorerie est un outil de gestion dynamique. Il doit être tenu à jour régulièrement et toutes nouvelles informations doivent être intégrées.
Comment établir de bonnes prévisions de trésorerie ?
Le point de départ sera un budget établi en collaboration avec tous les acteurs clés de l’entreprise et leurs savoir-faire. Il sera construit de façon la plus réaliste possible. Une bonne connaissance de l’ensemble des activités de la société aidera l’entrepreneur(e) ou les personnes en charge des finances à récolter les éléments nécessaires.
Ce travail initial dépendra à nouveau du type d’entreprise et de son secteur d’activité. En effet, dans une entreprise de production, les projections tiendront compte de tous les niveaux (approvisionnement, production, distribution).
Il sera important de prendre en compte les délais de règlement convenus avec les fournisseurs ainsi que d’avoir les bons outils qui permettent un suivi simple et efficace des règlements des clients. Une analyse des années passées et l’établissement de moyennes sera également utile.
Prendre en compte les différentes charges de l’entreprise
Les charges de personnel sont quant à elle déterminables de manière fiable, ainsi que les charges sociales y afférentes.
A cela s’ajouteront les frais fixes, comme les loyers, les assurances, les factures d’entretien, etc. L’avantage de ces frais récurrents réside dans les dates de paiement, connues à l’avance. Les impôts et taxes s’ajouteront à cette catégorie.
Les remboursements de dettes et acquisitions d’immobilisations devront être planifiés. Il faudra également estimer la TVA pour les opérations soumises (TVA due et TVA récupérable) et reporter celle-ci dans le plan de trésorerie avec une périodicité trimestrielle.
D’autres postes seront moins aisés à chiffrer, et des éléments imprévus se produiront probablement.
Vous aurez donc compris que l’intégralité des opérations récoltées et estimées ayant une influence sur vos liquidités doit venir alimenter votre plan. Toutes ces différentes activités en cours, prévues et recensées sont ensuite traduites en flux de trésorerie.
Interprétation du compte de résultat
Très souvent, à ce stade une confusion apparaît entre le résultat selon le compte de profits et pertes et le budget de trésorerie. Or, ce raisonnement n’est pas correct et peut avoir de lourdes conséquences.
En effet, une entreprise peut très bien présenter un compte de résultat positif, mais pourtant être en situation de rupture de cash. Il n’y a pas de lien direct.
Ce n’est pas parce que l’on génère des profits que tout va bien ! Il suffit que les clients ne paient pas à temps ou pas du tout (en cas d’insolvabilité par exemple) pour que l’entreprise ne soit plus en mesure d’honorer ses dettes.
Dans une ONG par exemple, bien que la confirmation d’obtention d’une subvention soit décidée, la date du versement reste souvent incertaine. Cela peut engendrer des situations très inconfortables, comme empêcher de respecter ses obligations en tant qu’employeur notamment (versement des salaires et des cotisations sociales).
De plus, certaines transactions ont un effet sur la trésorerie, sans avoir d’influence sur le résultat de l’entreprise, comme par exemple le remboursement d’un prêt.
A cela peut s’ajouter la problématique éventuelle de la différence de change. Lors de contrats importants négociés en monnaies étrangères avec toutes les charges réglées en CHF, le taux de change à appliquer dans le plan de trésorerie sera celui en vigueur au moment de l’élaboration de celui-ci.
Lors de la réception, quelques mois plus tard, du montant en EUR par exemple sur le compte en CHF, le taux appliqué sera celui de la banque, à savoir le taux en vigueur le jour de la transaction. Celui-ci sera très probablement différent du taux antérieurement enregistré ce qui peut générer une variation importante qui influencera les prévisions financières.
Quelques recommandations pour votre prévision de trésorerie
Il est donc extrêmement important, comme énoncé plus haut, que votre plan soit « vivant » et actualisé régulièrement en fonction des évolutions des dates de versement notamment, mais aussi des échéances de paiement.
Pour mener à bien cette tâche de prévision de trésorerie, il est vital de pouvoir s’appuyer sur la comptabilité. Elle doit donc être tenue de manière précise et correcte en plus d’être à jour.
Enfin, nous vous recommandons de toujours rester modeste dans les estimations de vos ventes futures ou de choix de votre taux de change moyen. Ne croyez pas non plus en des paiements anticipés de vos clients, trop d’optimisme pourrait vous induire en erreur !
Il vous faudra parfois accepter des décisions stratégiques ou tactiques, mais temporaires privilégiant la sécurité (cash suffisant) au détriment de la rentabilité. Lorsque la stabilité sera retrouvée grâce aux mesures prises, votre attention pourra se porter à nouveau sur l’optimisation de vos marges !
Voici un rappel ou une découverte sur la prévision de trésorerie :
