Die Problematik der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen stellt eine MwSt.-Problematik dar, die bei MwSt.-Kontrollen oft zu Nachforderungen führt. Die korrekte Bestimmung der Privatanteile und der Mietpreise für Fahrzeuge ist daher immer noch ein aktuelles Thema.
Geschäftsfahrzeuge und MwSt.: Achtung bei Angestellten und Eigentümern, die über mehr als ein Geschäftsfahrzeug verfügen!
Die aktuelle, weltweit grassierende Pandemie wirkt sich auf zahlreiche Bereiche der Wirtschaftstätigkeit aus. Zum Beispiel sinkt der Preis für Öl oder Benzin für unsere Autos aufgrund eines Überangebots an schwarzem Gold stetig, während viele Transportmittel (Flugzeuge, Automobile, Kreuzfahrtschiffe usw.) aufgrund der von vielen Ländern in den letzten Wochen verhängten Quarantänemaßnahmen am Boden bleiben müssen.
Benzin ist ein lebenswichtiges Gut, um insbesondere Unternehmen und deren Transportmittel am Laufen zu halten. In dieser Hinsicht dürfen zahlreiche Unternehmen Fahrzeuge, Lastwagen und andere Transportmittel in ihrer Buchhaltung erfassen, sofern diese durch den kommerziellen Zweck des Unternehmens gerechtfertigt sind.
Wenn man jedoch den Sonderfall des Geschäftsfahrzeugs betrachtet, wird dieses in der Praxis selten zu 100 % im kommerziellen Rahmen des Unternehmens genutzt. Tatsache ist, dass das Fahrzeug oft seinem Halter (Handelsvertreter, leitender Angestellter, Unternehmensinhaber usw.) die ganze Woche über rund um die Uhr dauerhaft zur Verfügung gestellt wird.
Es ist daher offensichtlich, dass der Fahrzeughalter private Fahrten unternimmt. Aus diesem Grund und um Halter und Nicht-Halter von Geschäftsfahrzeugen gleichzustellen, berücksichtigt die ESTV Bern die private Nutzung durch den Halter eines Geschäftsfahrzeugs (z. B. Nutzung an Wochenenden), indem sie vom Unternehmen verlangt, einen Privatanteil für dieses Fahrzeug zu verbuchen und zu deklarieren.
Dieser Privatanteil unterliegt der Mehrwertsteuer zum Normalsatz und hat letztlich zum Ziel, einerseits die Vorsteuer zu korrigieren, die zuvor auf die mit Mehrwertsteuer belasteten Fahrzeugausgaben (z. B. Fahrzeugkauf, Leasingraten, Benzinkauf, Reparaturen usw.) angerechnet wurde, und andererseits den Reingewinn des Unternehmens.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen das Unternehmen keinen Privatanteil deklarieren muss (z. B. Nutzfahrzeug mit fester Ausstattung – wie ein Lieferwagen – eingerichtet für Handwerkerwerkzeuge). Der Fahrzeug-Privatanteil wird in der Regel für klassische Personenkraftwagen berechnet.
Wenn nur ein Geschäftsfahrzeug (Dienstwagen) von seinem Halter genutzt wird, wird der Privatanteil in der Regel nach der sogenannten „0,8%-Pauschalmethode“ berechnet. Diese Methode, die von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) validiert ist, besteht darin, den monatlichen Koeffizienten von 0,8 % auf den Kaufpreis des Fahrzeugs (ohne MwSt.) anzuwenden und diesen dann mit der Anzahl der genutzten Monate zu multiplizieren.
Danach muss nur noch die Mehrwertsteuer zum Normalsatz auf diesen erhaltenen Privatanteil angewendet werden. Diese Berechnung des Privatanteils wird anhand des folgenden Beispiels erläutert, in dem ein Privatanteil für einen Zeitraum von 12 Monaten berechnet wird (Quelle: ESTV Bern) :
Kaufpreis CHF 43.000,- (ohne MwSt.),
0,8 % pro Monat = CHF 344,- pro Monat
Zu deklarierender Betrag (12 x CHF 344,-) = CHF 4.128,-
Steuerberechnung: 7,7 % von CHF 4.128,- (107,7 %) = CHF 295,15
Dies vorausgeschickt, wird es komplizierter, wenn mehr als ein Dienstwagen von seinem Halter genutzt wird (z. B. zwei Dienstwagen, die gleichzeitig vom Aktionär einer AG genutzt werden).
Der gesunde Menschenverstand und die Logik besagen im Prinzip, dass eine Person nur ein Fahrzeug gleichzeitig nutzt. Aus diesem Grund hat die ESTV in der Vergangenheit (insbesondere vor der grundlegenden Revision des MWSTG am 01.01.2010), wenn der Fall eintrat, dass ein Halter zwei oder mehrere Geschäftsfahrzeuge gleichzeitig nutzte, die Anrechnung der Vorsteuer im Allgemeinen nur für ein einziges Fahrzeug akzeptiert und dann die Berechnung des jährlichen Privatanteils verlangt, um den der Privatsphäre zugewiesenen Vorsteueranteil zu korrigieren (z. B. Nutzung des Fahrzeugs an Wochenenden).
Was das zweite Fahrzeug (und die folgenden Fahrzeuge) betrifft, war der Abzug der l „Vorsteuer n“ im Prinzip nicht zulässig, ebenso wenig wie die Erfassung der Ausgaben für dieses zweite Fahrzeug. Der Grund dafür war, dass dieses zweite Fahrzeug damals als private Ausgabe betrachtet wurde, die nichts in der Geschäftsbilanz zu suchen hatte.
Die ESTV hat ihre Doktrin in der Folge schrittweise geändert, indem sie die Erfassung mehrerer Fahrzeuge für einen einzigen Halter in der Buchhaltung zuließ (vorausgesetzt, die überwiegende kommerzielle Nutzung der Fahrzeuge beträgt jedoch mehr als 50 %), aber die MwSt.-Anpassung, wie nachfolgend erläutert, zwischen der Berechnung des Privatanteils und der Berechnung eines Mietpreises unterschieden.
Wie bereits erwähnt, benötigt ein Angestellter oder Unternehmensinhaber im Allgemeinen nur ein Dienstfahrzeug, um seine beruflichen Aufgaben zu erfüllen (z. B. ein Handelsvertreter, um seine Kunden zu besuchen).
Wenn ein Unternehmen jedoch zwei (oder mehr als zwei) Geschäftsfahrzeuge einem Angestellten oder dem Eigentümer zur Verfügung stellt, muss es die Notwendigkeit nachweisen, dass diese Person über zwei (oder mehr als zwei) Fahrzeuge zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben verfügen muss. Dieser Nachweis kann mittels Fahrtenbüchern oder anderen beweiskräftigen Unterlagen erbracht werden.
Ist dies nicht möglich, betrachtet die ESTV diese Fahrzeuge als Mietobjekte, die dem Angestellten oder Eigentümer vom Unternehmen zu privaten Zwecken zur Verfügung gestellt werden.
Diese Bewertung durch die ESTV hat somit aus MwSt.-Sicht zur Folge, dass das Unternehmen die Vorsteuerbeträge abziehen kann, die die Investitionen (Fahrzeugkauf) und die damit verbundenen Ausgaben (Benzinkauf, Fahrzeugreparaturen usw.) belasten.
Im Gegenzug muss das Unternehmen die Mietgegenleistung nach der Methode der Berücksichtigung aller Kosten berechnen, d.h. alle Betriebskosten, die Abschreibungen von 10 % pro Jahr, die Versicherungskosten, die Steuern, sowie einen Zuschlag für Gemeinkosten und Gewinn in Höhe von 10 % der so berechneten Gesamtkosten.
Die so erhaltene Gegenleistung für diese Vermietung wird der Mehrwertsteuer zum Normalsatz, wie auch ein Privatanteil, unterstellt. Diese Berechnung des Mietpreises wird nachfolgend anhand eines Beispiels für die Bereitstellung eines Dienstfahrzeugs für einen Zeitraum von 12 Monaten (Quelle: ESTV Bern) :
Berechnungsbeispiele für die Gesamtkosten
Annahmen: in CHF
Kaufpreis des Fahrzeugs, MwSt. 7,7 % inbegriffen 107.700,00
Betriebskosten pro Jahr, MwSt. 7,7 % inbegriffen 10.770,00
Versicherungen und Steuern pro Jahr 4.000,00
Jährliche Miete des Parkplatzes, MwSt. 7,7 % inbegriffen 1.077,00
Verbuchte Betriebskosten pro Jahr (netto) 10.000,00
Versicherungen und Steuern pro Jahr 4.000,00
Jährliche Miete des Parkplatzes (netto) 1.000,00
Abschreibung (10 % von CHF 100.000,-) 10.000,00
________
Gesamtkosten 25.000,00
Zuschlag von 10 % für Gemeinkosten und Gewinn 2.500,00
_________
Bemessungsgrundlage der Steuer 27.500,00
davon 7,7 % MwSt. (100 %) = Geschuldete MwSt. 2.117,50
Wichtiger Hinweis: Nicht der Kaufpreis bestimmt, welches der gleichzeitig einem Angestellten oder Eigentümer zur Verfügung gestellten Geschäftsfahrzeuge der kommerziellen Nutzung zuzuordnen ist (=Fahrzeug, für das ein Privatanteil berechnet wird), sondern die genaue Nutzung, die im Unternehmen davon gemacht wird.
Zusammenfassend ist es für ein Unternehmen daher wichtig, beim Erwerb von Fahrzeugen genau zu bestimmen, welche präzise Nutzung diese haben werden. Denn man muss bedenken, dass je nach der Nutzung der Fahrzeuge die Form der MwSt.-Anpassungsberechnung und deren Umfang davon abhängen (Berechnung eines Privatanteils, eines Mietpreises oder handelt es sich im Gegenteil um eine nicht kommerziell gerechtfertigte Ausgabe?).
Letztendlich wird diese MwSt.-Anpassung einerseits die Unternehmenskonten beeinflussen (z. B. Verbuchung eines Privatanteils oder eines Mietpreises, der in der Buchhaltung einen Ertrag darstellt, der den Reingewinn erhöht; Zahlung der MwSt. auf diesen Ertrag) und andererseits den Lohnausweis des Fahrzeughalters (Deklaration eines Naturallohns).
Schließlich ist zu beachten, dass die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen eine steuerliche Problematik darstellt, die insbesondere bei Kontrollen durch die ESTV oft zu MwSt.-Nachforderungen führt. Es ist daher umso wichtiger, dieses in Unternehmen häufig auftretende Problem nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.