Bei der Gründung eines Unternehmens und während seiner Entwicklungsphase ist die Prognose und Analyse der Finanzströme äußerst wichtig. Cash is king! Der Liquiditätsplan ist zudem ein integraler Bestandteil jedes vollständigen Businessplans.
Die Bedeutung der Liquiditätsplanung
Leider wird dieses Tool oft aus Zeitmangel vernachlässigt. Dies kann auch an der vorrangigen Bewältigung anderer legitimer Anliegen liegen, wie zum Beispiel der Kundengewinnung oder der Steigerung der Sichtbarkeit des Unternehmens.
Diese Überlegungen beschäftigen eher die Unternehmer(innen), denn wenn die Umsätze explodieren und sie in Euphorie versetzen, lassen sie dieses wesentliche Dokument vergessen.
Jedoch muss der Liquiditätsplan während der gesamten Lebensdauer des Unternehmens bestehen bleiben.
Tatsächlich wächst das Unternehmen ohne ausreichende Liquidität nicht mehr und kommt zum Stillstand, daher ist es wichtig, den Liquiditätsplan ständig zu berücksichtigen.
Der Liquiditätsplan ermöglicht es, einen Überblick über alle Finanzströme zu erhalten und somit die Liquidität des Unternehmens strategisch zu steuern. Er ermöglicht es nicht nur, monatliche Ein- und Auszahlungen aufzuzeigen, sondern auch, beispielsweise einen Rückgang der Geschäftstätigkeit oder einen Cash-Überschuss zu antizipieren, der durch eine Investition oder Anlage optimiert werden könnte.
Sein Hauptziel besteht jedoch darin, die Nachhaltigkeit des Unternehmens zu sichern, indem verhindert wird, dass es sich plötzlich in einer Cash-Engpass-Situation wiederfindet, ohne Zeit zu haben, zu reagieren. Sobald man damit konfrontiert ist, ist es schwierig, schnell Gelder zu mobilisieren, um Fixkosten zu decken, die jeden Monat weiterhin die Lücke vergrößern.
Wie erstellt man seine Liquiditätsplanung?
Die Schwierigkeit liegt in der Erstellung und Relevanz der im Liquiditätsplan angegebenen Elemente. Dieser wird meistens in Form einer Excel-Tabelle dargestellt. Um bestimmten visuelleren Empfängern entgegenzukommen, kann es nützlich sein, die Präsentation in Form von grafischen Darstellungen zu übersetzen.
Grundlage des Vorgehens ist es, sich auf die richtigen, zuverlässigen Prognoseindikatoren stützen zu können, aber auch die Dauer der Analyse zu bestimmen. Dieser letzte Punkt hängt von der Phase ab, in der sich das Unternehmen befindet, insbesondere vom Tätigkeitsbereich, aber auch von der Reaktionszeit, die zur Aktivierung der verfügbaren Lösungen erforderlich ist. Zum Beispiel ein Festdarlehen oder eine mit der Bank vereinbarte Kreditlinie oder Verhandlungen mit den Hauptkunden und -lieferanten.
Im aktuellen Kontext ist es ratsam, kurzfristige Prognosen (z.B. 6 Monate) zu erstellen, aber vor allem und das ist das Wichtigste: Der Liquiditätsplan ist ein dynamisches Management-Tool. Er muss regelmäßig aktualisiert werden und alle neuen Informationen müssen integriert werden.
Wie erstellt man gute Liquiditätsprognosen?
Der Ausgangspunkt wird ein Budget sein, das in Zusammenarbeit mit allen wichtigen Akteuren des Unternehmens erstellt wurde und deren Know-how. Es wird so realistisch wie möglich erstellt. Ein gutes Verständnis aller Unternehmensaktivitäten wird dem Unternehmer(in) oder den für die Finanzen zuständigen Personen helfen, die notwendigen Informationen zu sammeln.
Diese anfängliche Arbeit hängt wiederum von der Art des Unternehmens und seinem Tätigkeitsbereich ab. Tatsächlich werden in einem Produktionsunternehmen die Prognosen alle Ebenen (Beschaffung, Produktion, Vertrieb) berücksichtigen.
Es wird wichtig sein, die mit den Lieferanten vereinbarten Zahlungsfristen zu berücksichtigen sowie die richtigen Tools zu haben, die eine einfache und effektive Überwachung der Kundenzahlungen ermöglichen. Eine Analyse der vergangenen Jahre und die Bildung von Durchschnittswerten wird ebenfalls nützlich sein.
Die verschiedenen Kosten des Unternehmens berücksichtigen
Die Personalkosten sind ihrerseits zuverlässig bestimmbar, sowie die damit verbundenen Sozialabgaben.
Hinzu kommen die Fixkosten, wie Mieten, Versicherungen, Wartungsrechnungen usw. Der Vorteil dieser wiederkehrenden Kosten liegt in den im Voraus bekannten Zahlungsterminen. Steuern und Abgaben werden dieser Kategorie hinzugefügt.
Schuldentilgungen und der Erwerb von Anlagevermögen müssen geplant werden. Es wird auch notwendig sein, die Mehrwertsteuer zu schätzen für die unterliegenden Vorgänge (geschuldete Mehrwertsteuer und abzugsfähige Mehrwertsteuer) und diese vierteljährlich in den Liquiditätsplan aufzunehmen.
Andere Posten werden weniger leicht zu beziffern sein, und unvorhergesehene Ereignisse werden wahrscheinlich eintreten.
Sie werden also verstanden haben, dass alle gesammelten und geschätzten Vorgänge, die Ihre Liquidität beeinflussen, in Ihren Plan einfließen müssen. All diese verschiedenen laufenden, geplanten und erfassten Aktivitäten werden dann in Cashflows übersetzt.
Interpretation der Gewinn- und Verlustrechnung
Sehr oft entsteht an dieser Stelle eine Verwechslung zwischen dem Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Liquiditätsbudget. Doch diese Argumentation ist nicht korrekt und kann schwerwiegende Folgen haben.
Tatsächlich kann ein Unternehmen eine positive Gewinn- und Verlustrechnung aufweisen, sich aber dennoch in einer Cash-Engpass-Situation befinden. Es gibt keinen direkten Zusammenhang.
Nur weil Gewinne erzielt werden, heißt das nicht, dass alles gut läuft! Es genügt, dass Kunden nicht pünktlich oder gar nicht zahlen (z.B. im Falle einer Insolvenz), damit das Unternehmen seine Schulden nicht mehr begleichen kann.
In einer NGO zum Beispiel bleibt das Auszahlungsdatum oft ungewiss, auch wenn die Bestätigung für den Erhalt eines Zuschusses erteilt wurde. Dies kann zu sehr unangenehmen Situationen führen, wie z.B. die Nichterfüllung der Arbeitgeberpflichten (Zahlung von Gehältern und Sozialabgaben).
Darüber hinaus wirken sich bestimmte Transaktionen auf die Liquidität aus, ohne das Unternehmensergebnis zu beeinflussen, wie zum Beispiel die Rückzahlung eines Darlehens.
Hinzu kommt die mögliche Problematik der Wechselkursdifferenz. Bei wichtigen Verträgen, die in Fremdwährungen verhandelt werden und bei denen alle Kosten in CHF beglichen werden, ist der im Liquiditätsplan anzuwendende Wechselkurs der zum Zeitpunkt der Erstellung gültige Kurs.
Beim Eingang des Betrags in EUR, z.B. auf dem CHF-Konto, einige Monate später, wird der angewandte Kurs der der Bank sein, d.h. der am Tag der Transaktion gültige Kurs. Dieser wird sehr wahrscheinlich vom zuvor erfassten Kurs abweichen, was eine erhebliche Abweichung erzeugen kann, die die Finanzprognosen beeinflusst.
Einige Empfehlungen für Ihre Liquiditätsplanung
Es ist daher, wie oben erwähnt, äußerst wichtig, dass Ihr Plan „lebendig“ ist und regelmäßig aktualisiert wird, insbesondere in Abhängigkeit von Änderungen der Auszahlungsdaten, aber auch der Zahlungsfristen.
Um diese Aufgabe der Liquiditätsplanung erfolgreich zu bewältigen, ist es unerlässlich, sich auf die Buchhaltung stützen zu können. Diese muss daher präzise und korrekt geführt sowie aktuell sein.
Schließlich empfehlen wir Ihnen, immer bescheiden bei der Schätzung Ihrer zukünftigen Verkäufe zu bleiben oder bei der Wahl Ihres durchschnittlichen Wechselkurses. Glauben Sie auch nicht an Vorauszahlungen Ihrer Kunden, zu viel Optimismus könnte Sie in die Irre führen!
Manchmal müssen Sie strategische oder taktische, aber temporäre Entscheidungen akzeptieren, die die Sicherheit (ausreichend Liquidität) auf Kosten der Rentabilität bevorzugen. Wenn die Stabilität dank der ergriffenen Maßnahmen wiederhergestellt ist, können Sie sich wieder auf die Optimierung Ihrer Margen konzentrieren!
Hier ist eine Erinnerung oder eine Entdeckung zur Liquiditätsplanung: