Le journal se présente sous la forme d’un tableau comme vous l’avez vu ci-dessus. Il est tout d’abord nécessaire d’indiquer la date à laquelle l’opération a été exécutée. Il faut ensuite faire référence aux comptes concernés par l’opération.
Comme vous le verrez encore par la suite, chaque opération fait l’objet d’un double enregistrement dans les comptes : une fois au débit d’un compte et une fois au crédit d’un autre compte, le montant débité doit être semblable au montant crédité. Dans la colonne intitulée « libellé », on inscrira une brève description de l’opération enregistrée.
Le Journal peut se présenter de nombreuses manières. Dans ce module, nous étudierons deux présentations :
- Journal avec une colonne de sommes ;
- Journal avec deux colonnes de sommes.
Le journal avec deux colonnes de sommes permet de mieux cerner les écritures multiples (un ordre de paiement groupant plusieurs destinataires, par exemple). Toutes les opérations comptables résultant de l’activité de l’entreprise sont enregistrées dans les comptes correspondants.
Toute écriture est double, c’est à dire qu’elle est passée simultanément au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte. Il est accepté, dans le cas d’une écriture multiple, qu’une écriture soit répartie en plusieurs sous écritures.
Le total des écritures passées au débit des comptes est toujours égal au total des écritures passées au crédit des comptes
La partie double
Pour chaque article, vous devez toujours vérifier que la « partie double » a bien été respectée:
Total des sommes de la colonne Débit = Total des sommes de la colonne Crédit
Au bas de chaque page, vous devez totaliser la colonne « Débit » et la colonne « Crédit » pour vous assurer de la réalité énoncée ci-dessus.
Le total en fin de page est reporté au début de la page suivante. Ainsi, à tout instant (et, en particulier, au moment d’établir une balance), il est possible de contrôler le respect de l’égalité et de connaître le total de tous les débits et celui de tous les crédits.
Les écritures liées aux achats et aux ventes
Les écritures comptables liées aux achats
Il existe deux façons de payer la marchandise ou les services que l’on a achetés: on peut soit les payer directement soit obtenir une facture.
Lorsque l’on paie immédiatement la prestation achetée, les comptes dans lesquels l’opération devra être enregistrée seront le compte charge achat, au débit, et un des comptes de liquidités (Caisse, Poste, Banque, etc.), au crédit. Le choix du compte d’actif dépendra du mode de paiement qui aura été utilisé.
Si le fournisseur de la prestation a accordé un certain délai de paiement et a émis une facture, on peut décider d’enregistrer dans un premier temps la facture impayée, et, dans un deuxième temps de comptabiliser le paiement de la facture.
Dans ce cas, la première opération sera inscrite :
- Au débit du compte achat – on a une augmentation des charges d’acquisition de marchandises –
- Au crédit du compte fournisseur, parce que la dette de la société envers le fournisseur augmente.
Au moment du paiement, on inscrira l’opération au débit du compte fournisseur pour comptabiliser la diminution de la dette de la société envers cette personne. Le paiement sera comptabilisé en inscrivant la somme payée au crédit du compte de liquidité utilisé.
Les écritures comptables liées aux ventes
En cas de vente de marchandises ou de services, le principe est le même. Si la prestation est payée directement, on comptabilisera l’opération :
- Au débit du compte de liquidité sur lequel l’argent du client aura été versé (Caisse, Poste, Banque, etc.) pour comptabiliser le paiement de la transaction ;
- On comptabilisera au crédit du compte produit (Ventes marchandises, Honoraires, Prestations de services, etc.) la prestation vendue.
Si le paiement du client n’a pas lieu immédiatement et qu’une facture est émise, la vente sera comptabilisée comme vendue à crédit et on procédera à nouveau en deux étapes :
- Le compte actif, Créances clients, est débité. Ceci montre que les dettes du client envers la société ont augmenté ;
- Le compte de produits concerné pour enregistrer la vente est crédité.
Au moment du paiement de la facture, on enregistre le paiement au débit du compte de liquidités sur lequel le paiement aura eu lieu. On trouve au crédit du compte Créances client la diminution de la dette du client en question envers la société.
Attention de ne pas enregistrer 2 fois l’achat ou la vente !
