Règles à respecter
La comptabilité doit suivre certains principes généraux afin qu’elle soit lisible, utile et donne des informations pertinentes.
1. Enregistrement de tous les flux financiers
Pour chaque mouvement financier qui concerne l’entreprise, une écriture comptable devra être passée dans la comptabilité pour répertorier l’opération.
2. La documentation des écritures comptables
Chaque écriture passée dans la comptabilité doit être justifiée au moyen d’une pièce comptable (facture, quittance, avis bancaire, etc.). La documentation doit être conservée par l’entreprise pendant 10 ans.
3. Indépendance des exercices comptables
Généralement, un exercice comptable dure une année. Il débute le 1er janvier (ouverture) et prend fin le 31 décembre (clôture ou bouclement). Les exercices comptables doivent être totalement indépendants les uns des autres et la situation présentée au 31 décembre doit refléter la réalité de la situation financière de l’entreprise à cette date.
La comptabilité doit correspondre à la réalité économique de l’entreprise. Une tentative de masquer la réalité sera considérée comme une pratique frauduleuse.
5. Comptabilité à partie double
Toute écriture comptable passée dans un compte doit avoir une contrepartie dans un autre compte.
Principaux documents en comptabilité
Un des objectifs de la comptabilité financière est de présenter les états financiers. Les états financiers sont composés notamment du bilan et du compte de résultat.
Le bilan
Le bilan montre le patrimoine de l’entreprise à un instant donné, c’est pourquoi il est toujours daté (en général au 31 décembre). Le bilan est un des documents les plus utilisés en comptabilité. Le patrimoine est la valeur nette de ce que l’entreprise possède, c’est-à-dire la différence entre ses avoirs et ce qu’elle doit.
a. Ce que l’entreprise possède = l’utilisation des fonds = ce qu’elle a acheté avec l’argent à disposition.
b. La provenance des fonds = d’où vient l’argent à disposition de l’entreprise (prêts obtenus, capital investi).
La colonne de gauche du bilan s’appelle l’ACTIF et on y liste ce que l’entreprise possède. La colonne de droite du bilan s’appelle le PASSIF et on y liste la provenance des fonds d’où vient l’argent à disposition de l’entreprise.
TOTAL ACTIF = TOTAL PASSIF
Le total des ACTIFS est toujours égal au total des PASSIFS. En effet, les fonds à disposition de l’entreprise sont utilisés pour acheter par exemple des machines, des véhicules, des ordinateurs (investissements).
S’il reste des fonds après ces investissements, alors l’argent sera gardé en liquide (dans une caisse ou un coffre) ou déposé sur un compte bancaire ou postal.
Pour dresser un bilan, il faut faire un inventaire. L’inventaire est le fait de répertorier et de compter les éléments qui composent le patrimoine de l’entreprise.