Stephanie Roduit ist 29 Jahre alt und arbeitet seit sechseinhalb Jahren als Payroll Spezialistin bei einem Schweizer KMU in Morges im Kanton Waadt. Zu Beginn ihrer Karriere arbeitete sie in Lausanne, bevor sie Leiterin des Büros dieser Firma wurde, wo sie ein Team von neun Mitarbeitern im Gehaltsmanagement leitet, die als Payroll Officers bezeichnet werden.
Was sind die Aufgaben eines Payroll-Spezialisten?
Stephanie erklärt, dass ein Leiter im Gehaltsmanagement dafür zu sorgen hat, dass die Gehaltszahlungen an das Personal korrekt und pünktlich erfolgen. Für viele Haushalte ist es nämlich von entscheidender Bedeutung, das Gehalt rechtzeitig zu erhalten. Darüber hinaus fungiert ein solcher Leiter als Berater, insbesondere in Bezug auf gesetzliche und soziale Aspekte, und berät bei Veränderungen innerhalb einer paritätischen Kommission.
Eine Payroll Spezialistin beantwortet Fragen zur Sozialgesetzgebung, wie z.B. Zeitgutschriften, Entlassungen oder Fehlzeiten. Außerdem ist sie für die rechtzeitige Abgabe von Sozialversicherungserklärungen und die Überweisung der Gehälter verantwortlich und erstellt die Unterlagen für die Krankenkasse. Ein solcher Beamter muss immer auf dem neuesten Stand sein, was Gesetzesänderungen im Bereich des Arbeitsrechts betrifft.
Bereiche, die ein solches Profil einstellen
Ein Payroll Spezialist arbeitet in Unternehmen mit einer Belegschaft zwischen 20 und 500 Arbeitnehmern. Er kann in Unternehmen aus verschiedenen Branchen wie dem Baugewerbe, der Metallindustrie, Transport und Logistik, der Lebensmittelindustrie etc. arbeiten. Die Größe des Unternehmens bestimmt die Bedeutung der Aufgabe einer solchen Stelle. Ein großes Unternehmen verfügt über eine umfassende Personalabteilung mit komplexeren Anforderungen, als ein kleineres.
Der Leiter oder die Leiterin Gehaltsmanagement arbeitet mit dem Geschäftsführer des Unternehmens, dem Sachbearbeiter Rechnungswesen und dem Personalchef zusammen, der sich um die Erstellung der Gehaltsliste kümmert, bevor diese an den Gehaltsmanager gesendet wird.
Auf welche Schwierigkeiten muss man sich in dieser Tätigkeit gefasst machen?
Payroll Spezialisten stehen am Monatsanfang und Monatsende unter grossem Druck, wobei die größte Herausforderung darin besteht, die Gehälter der Angestellten korrekt zu berechnen. Dabei geht es nicht nur um das simple Ausführen exekutiver Aufgaben, sondern auch darum, Probleme zu lösen und schwierige Situationen vorausschauend zu entschärfen. Zu einem solchen Profil gehört die Fähigkeit, eine vertrauensvolle Beziehung zu den verschiedenen Beteiligten aufzubauen.
Die unangenehmen Seiten eines solchen Berufs
Ein solches Profil hat oft mit direkten Problemen der Mitarbeiter zu tun, daher muss der Betreffende stressresistent sein und proaktiv handeln, um realistische Lösungen vorzuschlagen und dabei mit anderen Kollegen und Interessenvertretern zusammenzuarbeiten.
Arbeit im Team oder allein
Meistens arbeitet der Payroll Spezialist selbständig und kann bei Bedarf als Backup fungieren und mit den Payroll Officers (den Mitarbeitern, die mit dem Gehaltsmanagement betraut sind) kommunizieren.
Was versteht man unter einem komplexen Fall für einen Gehaltsmanager?
Wie komplex ein Fall oder eine Aufgabe ist, zeigt sich vor allem dann, wenn der Leiter für ein großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern arbeitet.
In einer solchen Situation ist viel Programmier- und Planungsarbeit erforderlich, wobei verschiedene Anwendungen für die Nacht- oder Wochenendarbeit genutzt werden müssen. Rechtliche Angelegenheiten sind schwieriger und ärgerlicher, insbesondere wenn ein Arbeitnehmer sich am Arbeitsplatz unangemessen verhält oder gegen die geltenden Gesetze verstößt.
Welchen Ausbildungsgang sollte man belegen?
Nach einem EFZ als Kauffrau hat Stephanie ihre Ausbildung zunächst mit dem HR-Zertifikat als Personalassistentin abgeschlossen. Anschließend vervollständigte sie ihre Ausbildung mit einem dreijährigen Vorbereitungslehrgang für den eidgenössischen Fachausweis als Personalfachfrau. Dank diesem Hintergrund konnte sie sich gut auf ihre Position als Leiterin des Gehaltsmanagements vorbereiten. Aber auch andere Profile haben die Möglichkeit, sich um eine solche Position zu bewerben.
Stephanie erklärt, dass das Unternehmen, in dem sie arbeitet, zahlreiche Schulungen für seine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anbietet, wobei neue Mitarbeiter im ersten Jahr genau gecoacht und betreut werden. Ein Ansatz, der ihnen hilft, eine gute Stressresistenz zu entwickeln und sich im Umgang mit Zahlen sicherer zu fühlen.
Außerdem hilft es laut Stephanie beim Verständnis und der Beherrschung der Lohnbuchhaltung, wenn man gute Grundlagen in Buchhaltung besitzt.