Die Grundlagen der Buchhaltung einfach erklärt: eine Einführung
Was bringt die Buchführung? Wer sollte das tun? Warum Buchhaltung und warum doppelte Buchführung? Und wie funktioniert das? Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen: Was Gründer, Kleinunternehmer und alle anderen Interessierten über Buchführung wissen sollten.
Buchhaltung? „Nein, bitte nicht …“ So könnte man die instinktive Reaktion vieler Kleinunternehmer und Selbstständiger zusammenfassen, wenn sie damit konfrontiert werden. Die Buchhaltung und die damit verbundene Arbeit können tatsächlich manchmal abschreckend wirken. In Wirklichkeit ist es aber gar nicht so kompliziert. Wenn Sie unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zu den Grundlagen der Buchhaltung lesen, werden Sie das schnell feststellen.
Wem nützt Buchhaltung?
Es ist ganz einfach: Wenn Sie Ihre Buchhaltung machen, dokumentieren Sie alle Geschäftsvorgänge, die sich auf die Finanzen Ihres Unternehmens auswirken. Sie erfassen alle Geldtransaktionen, die mit dem Betrieb des Unternehmens verbunden sind, vom Versand der Rechnungen an Ihre Kunden bis zur Umsatzsteuerrechnung. Die Buchhaltung ermöglicht es Ihnen somit, sich jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens zu verschaffen. Wie die Zahlen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) zeigen, hängt das Überleben Ihres Unternehmens davon ab: 9 von 10 Konkursen sind auf Liquiditätsprobleme zurückzuführen. Den Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens zu behalten, ist aber nicht nur empfehlenswert, sondern Pflicht.
Wer muss Buch führen?
Muss ich Buch führen? Gesetzlich dazu verpflichtet sind: Rechtsträger wie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), aber auch Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500 000 CHF (vgl. Art. 957 Abs. 1 des Obligationenrechts).
Was ist mit Unternehmen, die einen geringeren Umsatz erzielen? Sie haben die Möglichkeit, eine vereinfachte Buchhaltung zu führen, die sich auf Einnahmen und Ausgaben beschränkt (mit Kassenbuch oder „Milchbüchlein“).
Veb.ch, die grösste Schweizer Berufsorganisation für Experten im Finanz- und Rechnungswesen und Controlling, empfiehlt auch Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind, eine „minimale doppelte Buchhaltung, die sich an den Bedürfnissen des Unternehmens orientiert“, eine Option, die von bexio angeboten wird. Kleine Unternehmen mit einem geringen Jahresumsatz können sich so einen besseren Überblick über ihre Finanzen verschaffen.
Bexio ist eine cloudbasierte Unternehmenssoftware, die perfekt auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und Start-ups zugeschnitten ist. Führen Sie Ihre gesamte Online-Buchhaltung einfach und schnell über Ihren PC, Mac oder Ihr Smartphone und profitieren Sie von einem direkten Online-Zugang für Ihren Treuhänder.
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung wird häufig verwendet, aber selten erklärt: Von doppelter Buchführung spricht man, wenn jede geschäftliche Transaktion zweimal erfasst wird. Mit anderen Worten: jede Buchung wirkt sich auf zwei verschiedene Konten aus. Beispiel: Sie kaufen Waren und bezahlen bar; nach Abschluss der Transaktion haben Sie mehr Lagerbestand (Soll) und das Kassenkonto (Haben) wird belastet. Im Buchhalterjargon heißt es, dass der Sollbetrag dem Habenbetrag gutgeschrieben wird.
Doch wo liegt der Vorteil der doppelten Buchführung? Mit ihrer Hilfe können Sie eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Indem Sie die Aktiva und Passiva der Bilanz vergleichen, können Sie sehen, woher Ihr Geld kommt und wo Sie es investiert haben. Und mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung – kurz CGuV – können Sie sehen, ob Sie Gewinne oder Verluste erzielt haben, indem Sie Ihre Einnahmen mit Ihren Ausgaben vergleichen.
Wie führt man Buch?
Die Buchhaltung muss nicht unbedingt kompliziert oder zeitaufwendig sein. Das folgende Beispiel belegt dies: Ein Handwerksbetrieb verfasst mit wenigen Klicks ein Angebot und verschickt es mit bexio an seine Kunden. Auf der Baustelle registrieren die Handwerker die Verbrauchsmaterialien und führen die Arbeiten aus. Ebenfalls vor Ort erstellen sie dann anhand des Angebots die Rechnung und versenden diese anschließend per E-Mail. Die entsprechenden Buchungen gehen automatisch in die Buchhaltung über und auch die Mehrwertsteuer wird korrekt verbucht. Die Buchhaltung erledigt sich somit fast von selbst. Bei Fragen oder Unklarheiten steht dem Handwerker ein Partner-Treuhänder von bexio zur Verfügung, mit dem er unkompliziert online zusammenarbeiten kann.
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