Die Rechnungsstellung im Bereich der Mehrwertsteuer ist sehr wichtig. Einerseits ermöglicht sie die Begründung der Erfassung eines buchhalterischen Vorgangs und dessen Mehrwertsteuerbehandlung, und andererseits ermöglicht sie dem Empfänger, die ihm in Rechnung gestellte (übertragene) Mehrwertsteuer zurückzufordern, vorausgesetzt, dass bestimmte Kriterien für die Rechnungsstellung erfüllt sind.
Abgesehen davon sollte man nicht vergessen, dass, wenn ein Unternehmen eine ordentliche, fehlerfreie Rechnung an seine Kunden und andere Gesprächspartner ausstellt, diese Rechnung mit Sicherheit ein seriöses Bild des Unternehmens bei diesen Partnern und Wirtschaftsakteuren vermittelt.
Es ist daher unerlässlich, perfekte Rechnungen auszustellen. Dazu müssen die nachfolgend dargestellten Punkte genau verstanden und angewendet werden:
Rechnung
Im Bereich der Mehrwertsteuer gilt jedes Dokument als Rechnung, mit dem eine Leistung an Dritte in Rechnung gestellt wird, unabhängig von der Bezeichnung, die ihm im Geschäftsverkehr gegeben wird (Art. 3 Bst. k MWSTG). Als Rechnungen gelten somit beispielsweise Quittungen, Kassenbons, Verträge und Gutschriften des Leistungserbringers, nicht jedoch Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen oder Bankauszüge (Soll- und Habenanzeigen). Wenn Sie zudem keine Buchhaltungssoftware mit einem Rechnungsstellungsmodul haben, sind Excel oder Word sicherlich der einfachste Weg, eine Rechnungsvorlage zu erstellen.
Form der Rechnungen (zu beachtende Mehrwertsteuer-Formvorschriften für die Rechnungsstellung)
Fordert der Leistungsempfänger dies an, stellt der Leistungserbringer ihm eine Rechnung aus, die sowohl den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger als auch die Art der Leistung eindeutig identifizieren muss (Art. 26 MWSTG).
In der Regel müssen Rechnungen und andere Belege, die für steuerpflichtige Leistungsempfänger ausgestellt werden, sowie für Empfänger mit Wohnsitz oder Sitz im Ausland (mit Anspruch auf Mehrwertsteuererstattung) folgende Punkte enthalten:
- der Name des Leistungserbringers und seine genaue und vollständige Adresse, wie sie in den Geschäftsbeziehungen erscheinen;
- der Name des Leistungsempfängers und seine genaue und vollständige Adresse, wie sie in den Geschäftsbeziehungen erscheinen;
- Art, Gattung, Gegenstand und Umfang der erbrachten Leistung (genaue Beschreibung der Warenlieferung oder Dienstleistung);
- die Mehrwertsteuer-Nummer, unter der der Leistungserbringer im Schweizer Mehrwertsteuerregister eingetragen ist;
- das Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde, falls diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
- der Betrag der Gegenleistung;
- der anwendbare Mehrwertsteuersatz und der auf die Gegenleistung geschuldete Steuerbetrag (ist die Steuer in der Gegenleistung enthalten, genügt die Angabe des anwendbaren Satzes).
WICHTIG: Der mehrwertsteuerpflichtige Empfänger kann die Vorsteuer (Mehrwertsteuer, die ihm vom Leistungserbringer für die von diesem erbrachte Leistung in Rechnung gestellt wird) nur dann zurückfordern, wenn die erhaltene Rechnung die oben genannten 7 Punkte zwingend enthält!
Bemerkt der Rechnungsempfänger, dass einer der oben genannten 7 Punkte auf der Rechnung fehlt, wird dringend davon abgeraten, die Mehrwertsteuer als Vorsteuer zurückzufordern. Es wird dann empfohlen, Folgendes zu tun:
- den Leistungserbringer aufzufordern, eine neue Rechnung auszustellen, die alle zuvor genannten 7 Mehrwertsteuerpunkte enthält;
- oder einfach auf die Rückforderung der Vorsteuer zu verzichten, da die Rechnung die Mehrwertsteuer-Formvorschriften nicht erfüllt.
Zusätzliche Hinweise zu den einzuhaltenden Mehrwertsteuer-Formvorschriften für die Rechnungsstellung
Es ist sehr wichtig, sich vor der Rechnungsstellung Folgendes zu merken:
- Der Leistungserbringer, der Empfänger und die Art der Leistung müssen identifizierbar sein;
- Firmenbezeichnungen (z.B. „„Restaurant du Coq d’or““ für einen im Handelsregister und Mehrwertsteuerregister eingetragenen Steuerpflichtigen) sind ebenfalls als Name zulässig;
- Werden die erbrachten Leistungen unterschiedlichen Steuersätzen unterworfen, muss für die Mehrwertsteuerabrechnung eine Aufteilung der Steuersätze vorgenommen werden. Leistungen dieser Art müssen daher immer separat aufgeführt werden. Ist der Leistungsempfänger nicht steuerpflichtig, genügt es, die Steuer separat auszuweisen;
- Bei der Übertragung eines Vermögens oder eines Vermögensteils mit Meldeverfahren (Art. 38 MWSTG) darf die Mehrwertsteuer auf den Rechnungen nicht ausgewiesen werden. Die Anwendung des Meldeverfahrens muss jedoch auf denselben Belegen vermerkt werden;
- Im Falle der Anwendung der Gruppenbesteuerung dürfen gruppeninterne Transaktionen (Belege) die Mehrwertsteuer nicht ausweisen;
- Wird anstelle einer Rechnung des Leistungserbringers eine Gutschrift vom Leistungsempfänger ausgestellt, muss der Empfänger der Gutschrift (Leistungserbringer) mit allen erforderlichen Angaben genannt werden. Es wird empfohlen, die Mehrwertsteuer-Nummer anzugeben, wenn der Leistungserbringer steuerpflichtig ist;
- Kassenbelege für Beträge bis 400 Franken (inkl. Steuer) müssen keine Angaben zum Leistungsempfänger (Käufer) enthalten. Dasselbe gilt für Kassenbons.
Es ist wichtig, sich über die spezifischen Regeln und die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze je nach Leistung gut zu informieren, insbesondere im Gastronomiebereich.