La facturation en matière de TVA est quelque chose de très important. D’une part, elle permet de justifier l’enregistrement d’une opération comptable et son traitement TVA et, d’autre part, elle permet à son destinataire de récupérer la TVA qui lui a été facturée (transférée), à la condition que certains critères en matière de facturation soient remplis.
A part cela, il ne faut pas oublier que lorsqu’une entreprise émet une belle facture, propre en ordre à l’attention de ses clients et autres interlocuteurs, il est certain que cette facture véhiculera une image de sérieux de l’entreprise auprès de ces partenaires et acteurs économiques.
Il est donc primordial d’établir des factures parfaites. Pour cela, il faut bien comprendre et appliquer les éléments présentés ci-après :
Facture
Dans le domaine de la TVA, est considéré comme facture tout document par lequel une prestation est facturée à un tiers quel que soit le nom qui lui est donné dans les transactions commerciales (art. 3, let. k, LTVA). Sont donc par exemple considérés comme des factures, les quittances, les tickets de caisse enregistreuse, les contrats et les notes de crédit du prestataire mais pas les notifications de débit pour les paiements par carte de crédit ou les avis bancaires (avis de débit et avis de crédit). Par ailleurs, si vous ne disposez pas de logiciel comptable qui offre un module de facturation, Excel ou Word est certainement le moyen le plus simple pour créer un modèle de facture.
Forme des factures (exigences de forme TVA en matière de facturation à respecter)
Si le destinataire de la prestation en fait la demande, le fournisseur lui délivre une facture qui doit permettre d’identifier explicitement aussi bien le fournisseur et le destinataire de la prestation que le genre de celle-ci (art. 26 LTVA).
En règle générale, les factures et autres justificatifs établis pour des acquéreurs de prestations assujettis, ainsi que pour des destinataires dont le domicile ou le siège est à l’étranger (avec droit au remboursement de la TVA) doivent mentionner les points suivants :
- le nom du fournisseur de la prestation et son adresse exacte et complète, tels qu’ils apparaissent dans les transactions commerciales ;
- le nom du destinataire de la prestation et son adresse exacte et complète, tels qu’ils apparaissent dans les transactions commerciales ;
- la nature, le genre, l’objet et le volume de la prestation rendue (description exacte de la livraison de bien ou de la prestation de service) ;
- le Nº TVA sous lequel le fournisseur de la prestation est inscrit au registre des contribuables TVA suisses ;
- la date ou la période à laquelle la prestation a été fournie, si elles ne sont pas identiques à la date de la facture ;
- le montant de la contre-prestation ;
- le taux d’imposition TVA applicable et le montant de l’impôt dû sur la contre-prestation (si l’impôt est inclus dans la contre-prestation, l’indication du taux applicable suffit).
IMPORTANT : le destinataire assujetti TVA ne peut récupérer l’impôt préalable (TVA qui lui est chargée par le prestataire sur la prestation que ce dernier lui fournit) que si la facture qu’il reçoit mentionne obligatoirement les 7 points mentionnés ci-dessus !
Si le destinataire de la facture remarque qu’un des 7 points mentionnés ci-dessus manque sur la facture, il est vivement déconseillé de récupérer la TVA à titre d’impôt préalable. Il est alors recommandé de :
- demander au fournisseur de la prestation d’établir une nouvelle facture qui mentionne tous les 7 points TVA évoqués ci-devant ;
- ou renoncer tout simplement à la récupération de l’impôt préalable étant donné que la facture ne remplit pas les exigences de forme TVA.
Remarques additionnelles concernant les exigences de forme TVA en matière de facturation à respecter
Il est très important de se rappeler ce qui suit, avant de procéder à la facturation :
- Le fournisseur, le destinataire et le genre de la prestation doivent pouvoir être identifiés ;
- Les enseignes (ex. : «Restaurant du Coq d’or» pour un assujetti inscrit en nom propre au RC et au registre TVA) sont également admises en tant que nom ;
- Si les prestations fournies sont soumises à des taux d’impôt différents, il faut procéder à une répartition des taux d’impôt pour le décompte TVA. Les prestations de ce type doivent donc toujours être mentionnées séparément. Si le destinataire de la prestation n’est pas assujetti, il suffit de mentionner l’impôt séparément ;
- Lors du transfert d’un patrimoine ou d’une part de patrimoine avec procédure de déclaration (art. 38 LTVA), il ne faut pas mentionner la TVA sur les factures. Toutefois, l’application de la procédure de déclaration doit être mentionnée sur les mêmes justificatifs ;
- En cas d’application de l’imposition de groupe, les transactions internes au groupe (justificatifs) ne doivent pas mentionner la TVA ;
- Si, en lieu et place d’une facture du fournisseur de la prestation, une note de crédit est établie par le destinataire de la prestation, le destinataire de la note de crédit (fournisseur de la prestation) doit être nommé avec toutes les indications requises. Il est recommandé de mentionner le Nº TVA si le fournisseur de la prestation est assujetti ;
- Les fiches de caisse pour les montants jusqu’à 400 francs (impôt inclus) ne doivent pas obligatoirement mentionner des indications sur le destinataire de la prestation (acquéreur). Il en va de même pour les tickets de caisse enregistreuse.
Il s’agit de bien se renseigner sur les règles particulières et les taux de TVA différents suivant les prestations, notamment dans le domaine de la restauration.