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Buchhaltungsdaten in der Cloud

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Viele Jahre lang führte ich die Buchhaltung des Unternehmens meiner Frau mit einer Software, die auf meinem Computer installiert war. Ich musste darauf achten, Aktualisierungen vorzunehmen und in regelmäßigen Abständen Backups durchzuführen. Der Computer durfte nicht einige Tage vor der Einreichung des Jahresabschlusses bei der zugelassenen Stelle ausfallen, die die Prüfung des Jahresabschlusses durchführt, bevor die wertvollen Dokumente an die Steuerbehörde weitergeleitet werden. Mit ein wenig Disziplin, einer sorgfältigen Verwaltung meines Computers und regelmäßigen Softwareaktualisierungen (gegen Bezahlung!) hatte ich keine grundlegenden Probleme.


Eine neue Welt!

Die oben erwähnte Organisation schlug mir vor zwei Jahren vor, auf eine Online-Version der Software, in der Cloud oder Wolke, umzusteigen.

Mir wurde ein Zugang zum Testen zur Verfügung gestellt und ich war sofort begeistert. Ein Benutzername, ein Passwort und fertig! Direkter Zugriff auf meine Buchhaltung. Man braucht keine Software zu installieren, keine Backups zu machen und keine Aktualisierungen vorzunehmen, denn der Hoster kümmert sich darum!

Der Zugang kann von jedem Computer mit Internetanschluss aus erfolgen. Auf einer Fernreise z. B. bleibt der Computer zuhause. Wenn nötig, ist die Buchhaltung von dem Hotel irgendwo auf der Welt aus erreichbar, in dem man sich gerade aufhält!


Gut, ein bisschen Definition: Cloud Computing

Im Allgemeinen wird Cloud Computing als die Nutzung von Computerressourcen aus der Ferne (über das Internet) definiert, z. B. um Dokumente, Dateien usw. auf Servern zu speichern, die von einem Anbieter zur Verfügung gestellt werden.

„Die Cloud besticht durch die Einfachheit eines On-Demand-Dienstes, die Bezahlung nach Nutzung, den leichten Zugang von jedem Endgerät aus und schließlich durch die Virtualisierung und das Zusammenlegen von Ressourcen, die über die ganze Welt verteilt sein können.“


Ihre Gmail-Adresse – mehr als nur E-Mail!

Viele Menschen haben eine Google Mail-Adresse, um E-Mails zu senden und zu empfangen. Sie sicherlich auch! Aber wenn Sie genau auf Ihren Bildschirm schauen, stellt Ihnen dieser bekannte Anbieter neben Google Mail auch zahlreiche Online-Anwendungen zur Verfügung:

  • Docs für die Textverarbeitung;
  • Sheets für die Tabellenkalkulation;
  • Slides für die Bildschirmpräsentation;
  • Drive für die Verwaltung Ihrer Dateien, eine Art Online-Festplatte;
  • Agenda;
  • Und viele andere!

Diese Tools sind sehr auf das Teilen ausgerichtet. Sie möchten z. B. ein Foto von Ihrem Urlaub teilen. Ihr Jüngster hat einen Segelkurs im Golf von Morbihan absolviert. Senden Sie den Link einfach an Ihre Freunde.

Im Beruf können Sie ein Textverarbeitungsdokument mit einem Kollegen teilen, der am anderen Ende der Welt arbeitet, und so live (synchron) oder zeitversetzt (asynchron) gemeinsam schreiben. Diese Person kann sich in ganz in Ihrer Nähe oder in Valparaiso in Chile befinden. Wir sprechen nicht mehr von geografischer Entfernung!

Ein Video, das das erklärt, ist besser als eine große Rede:

 


Und was ist mit Ihren Daten?

Ich merke, dass Sie sich die Frage stellen: „Was ist mit meinen Daten“?

Sind sie an einem sicheren Ort? Wo befindet sich meine Buchhaltung? Auf einem Server in der Schweiz, in den USA oder anderswo?

Verliere ich bei einem Computerproblem meines Dienstleisters alle meine Eingaben? Habe ich eine rechtliche Handhabe? Das bedeutet nicht, paranoid zu sein, sondern nur vorsichtig.

Die Commission Nationale Informatique et Libertés (in Frankreich) hat einen Leitfaden herausgegeben, damit Sie die Cloud bestmöglich nutzen und dabei auf die Sicherheit Ihrer Daten achten können.

„Aus rechtlicher Sicht stellt die CNIL fest, dass Cloud Computing eine Reihe von Problemen im Hinblick auf die Einhaltung der Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten aufwirft, insbesondere im Fall einer öffentlichen Cloud. Diese Probleme werden im Fall von standardisierten Angeboten mit Beitrittsverträgen, die den Kunden keine Möglichkeit zur Aushandlung lassen, noch verstärkt. Im Allgemeinen ist festzustellen, dass die Kunden unter einer unzureichenden Transparenz seitens der Cloud-Anbieter hinsichtlich der Bedingungen leiden, unter denen die Leistungen erbracht werden, insbesondere hinsichtlich der Sicherheit und der Frage, ob ihre Daten ins Ausland übertragen werden, und insbesondere in welche Länder.“

Im Fall der Online-Buchhaltung ist es absolut notwendig, gut darüber informiert zu sein, was mit den Daten geschieht, die man in einer Cloud ablegt. Am besten wenden Sie sich an die IT- und Rechtsabteilung Ihres Unternehmens. Diese werden die potenziellen Risiken und die vom Dienstleister angebotenen Garantien unter die Lupe nehmen.

„In ihrer Eigenschaft als Datenverantwortliche müssen die Kunden von Cloud Computing-Diensten sicherstellen, dass sie in der Lage sind, ihren Verpflichtungen nachzukommen. Dazu müssen sie Dienstleister auswählen, die die Einführung angemessener Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen gewährleisten und gegenüber ihren Kunden transparent machen, wie sie ihre Leistungen erbringen (Datenübermittlung ins Ausland, Einsatz von Subunternehmern, Sicherheitspolitik und -maßnahmen usw.).“

Und in der Schweiz ist man auf der Hut!

„Immer mehr Unternehmen, Behörden und Institutionen lassen ihre Daten von externen Unternehmen verarbeiten und setzen dabei auf Cloud Computing. Anwendungen und Daten befinden sich daher nicht mehr in internen Netzwerken, sondern in der Cloud, und der Zugriff auf Daten, Dienste und Infrastruktur erfolgt aus der Ferne.“


Telearbeit und Cloud-Computing

„Im Jahr 2017 bricht die Telearbeit neue Rekorde. Die Zahl der Menschen, die aus der Ferne arbeiten, war noch nie so hoch, und Cloud-Plattformen tragen erheblich zu diesem neuen Phänomen bei.“

Dieser Artikel handelt von fünf Möglichkeiten, wie Cloud Computing den Arbeitsalltag verändert. 

Lassen Sie uns drei davon nennen:

  • Weniger Zeit im Verkehr;
  • Mehr Zeit für die Kommunikation;
  • Bessere Flexibilität der Arbeitszeiten.

Heute Morgen nahm ich an einer Jury zur Validierung einer nationalen französischen Bescheinigung teil, die etwa 20 Lernende betraf:

  • Ich war in meinem Haus in direkter Verbindung mit der Jury. Hundertfünfzig Kilometer und zwei Stunden Fahrzeit gespart;
  • Die gesparte Zeit hat es mir ermöglicht, diesen Artikel zu Ende zu schreiben;

Man könnte hinzufügen, dass Cloud Computing die Aus- und Weiterbildung von Erwachsenen fördert. Nehmen wir als Beispiel Betterstudy: Hier können Sie sich online in Buchhaltung ausbilden lassen und mit einem Dozenten oder einer Dozentin kommunizieren.

Nächste Woche veranstalte ich eine Präsentation für einen Teilnehmer, der in Mali lebt, und eine Teilnehmerin aus der Gegend von Nantes. Ich werde eine Person aus Marseille und eine andere, die in der Auvergne wohnt, bei der Vorbereitung auf dieses Diplom live begleiten.

Stellen Sie sich vor, ich müsste jedesmal selbst anwesend sein!

Ich führe diese Begleitung von meinem Wohnsitz am Ufer des Lac de Saint-Point aus durch, ganz in der Nähe der Schweizer Grenze und von Vallorbe.

Ein Benutzername, ein Passwort, und Sie beginnen mit der Ausbildung!

 

(1) Website der CNIL (Französische Behörde)
(2) Auf der Website der CNIL (Paris)
(3) Der bereits zitierte Bericht der CNIL
(4) Auf der Website des Bundesrates
(5) Quelle Lebigdata

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Christophe Rieder
Christophe Rieder
Titulaire du Master of Science HES-SO in Business Administration obtenu à HEG-Fribourg et du Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle, Christophe Rieder est le Fondateur et Directeur de l'institut de formation professionnelle en ligne BetterStudy. Christophe est aussi Maître d'enseignement en gestion d'entreprise à l'Ecole supérieure de commerce à l'Etat de Genève. Avant de se réorienter dans le domaine de la formation, Christophe a travaillé 4 ans dans la gestion de fortune à Genève. Pendant son temps libre, Christophe fait de la guitare et joue aux échecs, il aime aussi sortir et voyager.

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