En tant que gérant d’une société ou indépendant, il est important de gérer sa comptabilité à partir de bases saines et solides le plus vite possible.
Vous serez ainsi en mesure de mieux piloter votre activité, par exemple pour fixer votre politique de prix et gérer vos liquidités, ainsi qu’interagir avec vos partenaires financiers ou encore les autorités fiscales.
Découvrez ci-après les concepts et règles en comptabilité à connaître absolument :
Concepts fondamentaux de la comptabilité
La comptabilité permet de connaître au quotidien :
- l’état de ses finances (liquidités, dettes, créances)
- la valeur du patrimoine de son entreprise
- le résultat de son activité
La comptabilité sert aussi de base pour les déclarations d’impôt, fournit tous les renseignements nécessaires à la gestion de son entreprise et donne des informations précieuses pour planifier l’avenir.
Les comptes sont tenus de la même façon mais avec certaines spécificités selon la taille de la société au regard des bases légales. Il existe trois types de sociétés. Cependant, les obligations en matière de tenue des comptes et d’établissement des états financiers ne dépendront pas uniquement du type de société, mais principalement du volume du chiffre d’affaires de l’entreprise avec les catégories suivantes : très petites entreprises, PME, grandes entreprises.
L’entreprise en raison individuelle
Créée par une seule personne souhaitant travailler en indépendant, l’entrepreneur peut bénéficier d’une souplesse totale dans la gestion de son affaire, car il est le seul à prendre les décisions.
Il n’existe aucune séparation entre l’entreprise et son propriétaire. Les dettes ainsi que les pertes sont assumées personnellement par le propriétaire, ce qui présente un certain risque.
Au niveau fiscal, il n’y aura par exemple qu’une seule déclaration pour le propriétaire et ses revenus de l’activité dépendante et/ou salariée. Cependant, il convient de présenter les comptes en séparant les éléments commerciaux, des éléments privés.
Les sociétés de personnes
Les sociétés de personnes existent à travers les personnes qui la composent. Ses membres sont responsables en cas de faillite sur tous leurs biens personnels comme pour la raison individuelle. La société simple, la société en nom collectif (SNC) et la société en commandite entrent dans cette catégorie.
Les sociétés de capitaux
Les sociétés de capitaux existent de par leur enregistrement au registre du commerce (RC) et par leur authentification par un notaire. Contrairement aux autres formes de sociétés, elles ont une personnalité juridique propre en tant que personne morale. Il y a une distinction entre l’entreprise et ses propriétaires. Si une société de capitaux fait faillite, ses propriétaires ne seront pas poursuivis sur le plan personnel avec leur fortune privée. Un montant minimum à investir est obligatoire, soit CHF 20’000.- pour la société à responsabilité limitée (SARL) et CHF 100’000.- pour la société anonyme (SA).
Règles à respecter
La comptabilité doit suivre certains principes généraux afin qu’elle soit lisible, utile et donne des informations pertinentes.
1. Enregistrement de tous les flux financiers
Pour chaque mouvement financier qui concerne l’entreprise, une écriture comptable devra être passée dans la comptabilité pour répertorier l’opération.
2. La documentation des écritures comptables
Chaque écriture passée dans la comptabilité doit être justifiée au moyen d’une pièce comptable (facture, quittance, avis bancaire, etc.). La documentation doit être conservée par l’entreprise pendant 10 ans.
3. Indépendance des exercices comptables
Généralement, un exercice comptable dure une année. Il débute le 1er janvier (ouverture) et prend fin le 31 décembre (clôture ou bouclement). Les exercices comptables doivent être totalement indépendants les uns des autres et la situation présentée au 31 décembre doit refléter la réalité de la situation financière de l’entreprise à cette date.
4. Reflet de la réalité
La comptabilité doit correspondre à la réalité économique de l’entreprise. Une tentative de masquer la réalité sera considérée comme une pratique frauduleuse.
5. Comptabilité à partie double
Toute écriture comptable passée dans un compte doit avoir une contrepartie dans un autre compte.
Les documents de base en comptabilité
Un des objectifs de la comptabilité financière est de présenter les états financiers. Les états financiers sont composés notamment du bilan et du compte de résultat.
Le bilan
Le bilan montre le patrimoine de l’entreprise à un instant donné, c’est pourquoi il est toujours daté (en général au 31 décembre). Le bilan est un des documents les plus utilisés en comptabilité. Le patrimoine est la valeur nette de ce que l’entreprise possède, c’est-à-dire la différence entre ses avoirs et ce qu’elle doit.
a. Ce que l’entreprise possède = l’utilisation des fonds = ce qu’elle a acheté avec l’argent à disposition.
b. La provenance des fonds = d’où vient l’argent à disposition de l’entreprise (prêts obtenus, capital investi).
La colonne de gauche du bilan s’appelle l’ACTIF et on y liste ce que l’entreprise possède. La colonne de droite du bilan s’appelle le PASSIF et on y liste la provenance des fonds d’où vient l’argent à disposition de l’entreprise.
TOTAL ACTIF = TOTAL PASSIF
Le total des ACTIFS est toujours égal au total des PASSIFS. En effet, les fonds à disposition de l’entreprise sont utilisés pour acheter par exemple des machines, des véhicules, des ordinateurs (investissements).
S’il reste des fonds après ces investissements, alors l’argent sera gardé en liquide (dans une caisse ou un coffre) ou déposé sur un compte bancaire ou postal. Pour dresser un bilan, il faut faire un inventaire. L’inventaire est le fait de répertorier et de compter les éléments qui composent le patrimoine de l’entreprise.
Le compte de résultat
Les comptes de gestion sont des comptes qui influencent le résultat de l’activité de l’entreprise, à savoir ce que l’entreprise gagne et la rendra plus riche (produits) et ce qu’elle dépense et la rendra plus pauvre (charges).
Il existe deux types de comptes de gestion: les comptes de charges et les comptes de produits. C’est avec ces comptes que l’on détermine le bénéfice ou la perte réalisée. En effet, avec la différence entre les produits et les charges de l’entreprise, on obtient soit un bénéfice, soit une perte.
Le journal
C’est dans le journal que les opérations sont comptabilisées. Le journal est l’outil de travail du comptable. Il y indiquera les comptes touchés lors de chaque opération dans un logiciel comptable qui reportera automatiquement ces opérations dans le bilan et le compte de résultat notamment.
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