Le calcul des rémunérations des employés, des différentes cotisations sociales, que ce soit la partie salariale ou patronale en plus des différents avantages sociaux, relève de la gestion de la paie. Cette fonction est le point de liaison entre la direction des ressources humaines et la comptabilité.
La gestion de la paie, quels enjeux ?
La fonction gestion de la paie revêt une grande importance dans le management des ressources humaines. Elle matérialise le rapport entre l’entreprise et l’employé à travers la rémunération et la génération du bulletin de paie qui est une pièce obligatoire et qui doit répondre à certaines normes. La rémunération constitue une contrepartie du travail fourni par l’employé et donc une dépense à assumer par l’entreprise. Une telle charge doit être consignée dans la comptabilité de la structure. La gestion de la paie permet également de comptabiliser les impôts sur les salaires.
Externaliser la fonction
Les normes de traitement évoluent constamment, que ce soit à travers les changements pouvant porter sur la base de calcul ou les taux des cotisations, de même que les changements réglementaires et les conventions collectives. Il faut également tenir compte des nouvelles réformes étatiques et les nouvelles aides, entre autres aspects. Pour les personnes travaillant dans la gestion de la paie, elles doivent rester au courant de toutes les évolutions et les changements touchant ce domaine.
Pour certaines structures, elles préfèrent se passer de ce type de tracas pour se focaliser sur d’autres aspects managériaux, donc elles optent pour l’externalisation de la gestion de la paie. Il s’agit en fait de déléguer ce volet à un prestataire externe pour s’affranchir de cette tâche et des responsabilités qui lui sont associées.
Comment est organisée la paie ?
La paie est fixée en tenant compte d’un certain nombre d’éléments, à commencer par la complexité de la tâche et les responsabilités à assumer dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Comme il faut prendre en considération les conditions de travail, les conventions collectives, le salaire minimal, les résultats de la société mais aussi ceux de l’employé. Il faut tenir compte aussi du type de contrat signé entre les deux parties, soit le travail à temps partiel ou à plein temps, CDD, CDI ou autre.
Les principaux composants du bulletin de paie
Chaque employeur est tenu légalement de fournir un bulletin de paie à son salarié de façon périodique, qui peut être un mois, une quinzaine ou toute autre périodicité. Ce document doit respecter certaines mentions conformément au code du travail en vigueur et il doit préciser le salaire ainsi que la façon dont il a été calculé. Parmi les principaux éléments d’un bulletin de paie on trouve :
1. La rémunération de base
Le salaire de base constitue une référence de calcul et il peut être calculé de différentes manières, mais le plus souvent il s’agit de rémunération mensuelle qui est obtenue en multipliant les heures de travail par le taux horaire convenu avec le salarié. Ce salaire constitue la partie fixe et il peut être complété par la partie variable composée essentiellement de primes et d’avantages divers pour aboutir sur le salaire brut qui servira au calcul des prélèvements sociaux.
2. Les heures supplémentaires
Elles constituent l’un des principales majorations de salaires et elles sont obtenues une fois le seuil légal des heures de travail dépassé.
3. Les heures complémentaires
Il faut les distinguer des heures supplémentaires, car elles concernent principalement les salariés qui travaillent à temps partiel et qui effectuent des heures en plus de ce qui était convenu initialement à la demande de l’employeur.
Contentieux relatifs à la gestion de la paie
La gestion de la paie peut être marquée par certains conflits ou contentieux, d’où la nécessité d’avoir un responsable paie. Ce dernier doit s’occuper des divers éléments relatifs à la rémunération en tenant compte du code civil, du code de travail, des normes collectives, entre autres. Il doit gérer les différents problèmes associés à l’existence ou au manque d’information, la base et la méthode de calcul des salaires, les réductions et déductions fiscales applicables, entre autres détails d’ordre technique ou législatif.
La gestion de la paie englobe différentes tâches à l’instar de la préparation des bulletins de paie, mais aussi l’embauche, la déclaration des travailleurs aux divers organismes et établissements sociaux, le changement du contrat de travail, l’émission des certificats de travail, la préparation du solde de tout compte, parmi d’autres missions.
Dès lors on constate que la gestion de la paie est essentielle car elle met en liaison le salarié, l’entreprise et les organismes sociaux et fiscaux. Tout manquement à cette mission peut induire une privation des employés de leurs droits sociaux, la formation ou la retraite.