Besuchen Sie bereits einen Buchhaltungslehrgang an einer anderen Schule als BetterStudy? Sie sind Unternehmer/in oder planen, sich selbstständig zu machen, und benötigen Kenntnisse in Finanz- und Rechnungswesen? Nutzen Sie ausgewählte Inhalte der Online-Schulungen unseres Instituts für Ihr Vorhaben.
Das Ziel dieser Einführung zu einem kostenlosen Buchhaltungskurs ist es, Ihnen die Grundbegriffe der Buchhaltung näherzubringen und Sie zu einem besseren Verständnis der Begriffe und Gepflogenheiten in der Buchhaltung zu führen.
In einer Verwaltungsfunktion ist es wichtig, dass Sie die gängigen buchhalterischen Begriffe verstehen. Sie helfen Ihnen dabei, die wirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens, für das Sie arbeiten, zu interpretieren, z. B. ein Kassenbuch zu führen oder das Protokoll einer Sitzung zu führen, bei der es um Finanzen geht.
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie wissen, was eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung sind und wozu diese Buchhaltungsdokumente dienen.
Doch zunächst finden Sie im Folgenden eine Definition des Begriffs der Buchhaltung. Sehr bald, wenn Sie in diesem Kurs fortschreiten, werden Ihnen die Schlüsselwörter dieser Definition viel klarer erscheinen, da Sie sie besser einordnen können.
Sie werden sehen, dass es verschiedene Arten von Buchhaltung gibt: Die allgemeine Buchhaltung, auch Finanzbuchhaltung genannt, die Kostenrechnung und die Planungsrechnung.
In diesem kostenlosen Online-Buchhaltungskurs auf der Website des BetterStudy-Instituts finden Sie Inhalte, die mit der allgemeinen Buchhaltung zusammenhängen.
Definition der allgemeinen Buchhaltung
Buchhaltung ist eine praktische Disziplin, deren Haupttätigkeit die Klassifizierung und Erfassung von Zahlenangaben (Finanzströmen) im Zusammenhang mit einer Organisation beinhaltet.
Die Organisation kann ein Unternehmen mit oder ohne Erwerbszweck und unterschiedlicher Größe sein, ein Verein (z. B. ein Sport-, Theater- oder Leseclub), ein Staat (der Bund, ein Kanton) oder eine öffentliche Körperschaft (Gemeinden).
Die Buchhaltung ermöglicht die Darstellung und Beurteilung – für eine Institution (z. B. die Steuerbehörde) oder einen Wirtschaftsteilnehmer (Banken) – des Niveaus ihrer unternehmerischen Wirtschaftstätigkeit sowie deren Einflusses auf den Bestand ihres Vermögens (finanzieller oder nicht finanzieller Wohlstand).
Die Buchhaltung bietet folgende Möglichkeiten:
- Erkenntnisse über die Höhe und die Herkunft des Betriebsergebnisses (Gewinn oder Verlust) zu gewinnen;
- die Angemessenheit der vom Führungsteam getroffenen Entscheidungen zu überprüfen (die Buchhaltung wird so zu einem Instrument der Unternehmensführung und -steuerung sowie der Finanzprognose) ;
- den aktuellen Wert der Vermögensmasse (Vermögen) und die Höhe der Verschuldung bei Geldgebern außerhalb der Organisation zu identifizieren (Verpflichtungen gegenüber dritten Organisationen oder Personen).
Die Bilanz in der Buchhaltung
Die Bilanz ist eines der wichtigsten Buchhaltungsinstrumente, mit denen wir uns befassen werden und die man kennen sollte.
Die Bilanz ist das buchhalterische Instrument, mit dem der Zustand eines Unternehmens sowohl in Bezug auf die Vermögenswerte, die es besitzt, als auch in Bezug auf seine Verbindlichkeiten dargestellt werden kann. Die Bilanz wird in der Regel einmal im Jahr, am Ende des Kalenderjahres, aufgestellt.
Wenn ein Unternehmen während des Jahres gegründet wird, endet das Geschäftsjahr am 31. Dezember, auch wenn das Geschäftsjahr (Buchungsjahr) dann nur wenige Monate umfassen sollte. So wird eine Übereinstimmung mit dem Kalenderjahr erzielt. Danach läuft das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.
Die Aktiva stellen die Güter dar, die das Unternehmen besitzt, die Passiva sind die Herkunft der Mittel, die den Erwerb der Aktiva ermöglicht haben, was einen virtuellen Wert darstellt. Die Summe der Aktiva muss der Summe der Passiva entsprechen.
Darstellung der Bilanz
Die Bilanz wird so angeordnet, dass die Aktiva auf der einen und die Passiva auf der anderen Seite dargestellt werden.
Sie nimmt die Form eines T an, wobei die Aktivkonten links und die Passivkonten rechts stehen. Diese Darstellung ermöglicht einen Vergleich der beiden Kontengruppen und sorgt für eine hervorragende Lesbarkeit.
Die Bilanz wird in der Regel am 31. Dezember abgeschlossen. Die finanzielle Lage des Unternehmens wird gewissermaßen in einem „Foto“ eingefroren, das in die Form einer Bilanz übertragen und den Aktionären des Unternehmens vorgelegt wird.
Man findet die Bilanz auch vertikal angeordnet. Aktivkonten befinden sich dann in der Regel oben, Passivkonten unten, wobei die beiden Gruppen weiterhin stets ausgeglichen sind. Der Hauptvorteil einer vertikalen Anordnung der Bilanz besteht darin, dass zwei aufeinanderfolgende Jahre dargestellt und verglichen werden können.
Man kann auch die beiden Geschäftsjahre miteinander vergleichen, indem man die prozentuale Veränderung zwischen den Geschäftsjahren anzeigt.
Die Bilanz wird auch für die Steuererklärung verwendet und muss den Schweizer Gesetzen entsprechen. (Bilanz, Mindestgliederung, OR Art. 957)
Aktivkonten
Aktivkonten werden in zwei Kategorien unterteilt, das Umlaufvermögen und das Anlagevermögen.
Umlaufvermögen:
Das Umlaufvermögen stellt alle Konten dar, die direkt mit dem Geldstrom (Geldbewegungen) verbunden sind.
Hier finden sich die Barmittel (das in Form von Bargeld verfügbare Geld), die Debitoren (stellen das Geld dar, das uns die Kunden schulden) und die Bestände (entsprechend dem Wert des Warenbestands zum Jahresende).
Außerdem finden sich unter den Aktiva Wertpapiere (an anderen Unternehmen gehaltene Anteile) und Rechnungsabgrenzungsposten (transitorische Konten, die am Jahresende verwendet werden).
Liste der Konten für Umlaufvermögen: (nicht erschöpfend)
- Kasse, Post, Bank (Barmittel);
- Wertpapiere;
- Debitoren (Kunden);
- Warenbestand;
- Rechnungsabgrenzungsposten (transitorische Aktiven und Passiven)
Anlagevermögen
Das Anlagevermögen besteht aus Gütern, die größtenteils physisch identifizierbar sind und für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens genutzt werden, wie z. B. Fahrzeuge, Möbel, Werkzeuge, Immobilien (Gebäude, Geschäftsräume), Anlagen, Computerausrüstung usw.
Im Anlagevermögen finden sich immaterielle (nicht berührbare) Güter, die das Know-how des Unternehmens darstellen, z. B. Patente, spezifisches Wissen, Wertzuwachs des Unternehmens bei einer Übernahme (Goodwill; zum Beispiel ein geschätzter Wert in Verbindung mit der Marke des übernommenen Unternehmens), ein treuer Kundenstamm. Je bekannter die Marke in der Öffentlichkeit ist und je mehr regelmäßige Einnahmen der Kundenstamm generiert, desto höher ist der Goodwill.
Liste der Konten für Anlagevermögen: (nicht erschöpfend)
- 1500 Maschinen und Geräte;
- Computersoftware;
- Mobiliar;
- Computerausrüstung;
- Anlagen;
- Grundstücke;
- Werkzeug;
- Fahrzeuge;
- Gebäude;
- Patente;
- Goodwill (Wertzuwachs).
Klassifizierung der Aktiva:
Die Vermögenswerte werden nach ihrer Liquidität geordnet, vom liquidesten zum am wenigsten liquiden (d. h. danach, wie schnell sich der Wert des Kontos in Bargeld verwandeln lässt), wobei Bargeld das Geld ist, das physisch im Unternehmen vorhanden ist, in der Kassenschublade, im Safe, in der Brieftasche des Chefs etc.
Im Umlaufvermögen befinden sich:
- Die Kasse (das ist bereits Bargeld);
- Post- und Bankkonten (es genügt, einfach Geld abzuheben);
- Wertpapiere (die man nur zu verkaufen braucht) ;
- Debitoren (von denen man die Zahlung einfordern kann) ;
- Der Warenbestand (sobald er verkauft wird, wird er in Bargeld umgewandelt).
In den Anlagevermögen befinden sich:
- alle Sachanlagen (Maschinen, Werkzeuge, Möbel usw.), die schwieriger zu verkaufen und damit in Bargeld umzuwandeln sind;
- Immobilien und Grundstücke, die noch längere Verkaufszeiträume erfordern, vor allem wegen der gesetzlichen und notariellen Bestimmungen, die eingehalten werden müssen;
- Patente, die nach ihrer Schutzdauer sowie nach ihrem Handelswert gehandelt und nur selten verkauft werden.
Der Goodwill (der Wertzuwachs des Unternehmens) wird erst beim Verkauf des Unternehmens in Bargeld umgewandelt.
Passivkonten
Passivkonten werden in zwei Kategorien unterteilt, das Fremdkapital (auch als „Verbindlichkeiten“ bezeichnet) und das Eigenkapital.
Fremdkapital
Das Fremdkapital, auch Verbindlichkeiten genannt, stellt das gesamte Geld dar, das ein Unternehmen seinen Gläubigern schuldet. Dazu gehören Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen, Bankkredite und alle anderen Kredite.
Liste der Passivkonten – Fremdkapital (nicht abschliessend):
- Kreditoren (Lieferanten);
- Übrige Verbindlichkeiten (Kreditoren) ;
- Bankverbindlichkeiten;
- Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen;
- Rechnungsabgrenzungsposten (Transitorien)
- Hypothekenschulden;
- Anleihen bei Dritten.
Eigenkapital
Das Eigenkapital, auch Eigenmittel genannt, stellt die persönlichen Einlagen des Geschäftsführers oder der Aktionäre sowie Rücklagen und Gewinne dar. Vorerst werden wir nur das Konto Kapital verwenden. Das Eigenkapital enthält jedoch auch andere Arten von Konten, wenn Sie in unserem Kontenrahmen im entsprechenden Kapitel nachschlagen.
Der im Konto Kapital ausgewiesene Wert zeigt die Gesamtheit der Einlagen, die der Eigentümer oder die Eigentümerin in das Unternehmen eingebracht hat.
Liste der Passivkonten – Eigenkapital (nicht erschöpfend):
- Kapital;
- Aktienkapital (nur für AGs);
- Privat (nur für Selbständige);
- Rücklagen;
- Gewinn/Verlust für das Jahr
- Gewinn-/Verlustvortrag;
Klassifizierung der Passiva:
Die Passiva sind nach ihrer Fälligkeit geordnet, von den am ehesten fälligen bis zur den am spätesten fälligen, d. h. beginnend mit den am schnellsten rückzahlbaren, innerhalb von Rückzahlungsfristen von 10 bis 30 Tagen, bis hin zu Fristen von mehreren Jahren für Hypothekenschulden.
In Fremdkapital befinden sich:
- Kreditoren (Die Rechnungen sind in 10 oder 30 Tagen zahlbar);
- Übrige Verbindlichkeiten (die man zu einem vereinbarten Termin, zwischen 30 und 60 Tagen, bezahlen muss);
- Verbindlichkeiten bei den Sozialversicherungen (in der Regel alle drei Monate zahlbar);
- Bankverbindlichkeiten (abhängig von den Bedingungen der Bank und der Laufzeit des Darlehens);
- Hypothekenschulden (einmal pro Jahr zurückzuzahlen) ;
- Kredite an Dritte (ohne Rückzahlungsfrist, z. B. innerhalb der Familie).
In Eigenkapital befinden sich:
- Kapital (das bei einem Verkauf des Unternehmens an den Eigentümer zurückgezahlt werden muss);
- Das Privatkonto;
- Rücklagen;
- Gewinn-/Verlustvortrag;
- Gewinn/Verlust für das Jahr
Präsentation der Bilanz
Die Bilanz wird in Form eines T dargestellt, wobei die Aktiva auf der linken Seite und die Passiva auf der rechten Seite stehen. Sie muss vom Unternehmensleiter, der für die Buchführung des Unternehmens verantwortlich ist, datiert und unterzeichnet werden.
Im obigen Beispiel beläuft sich das gesamte Vermögen, das dem Unternehmen gehört (die Aktiva), auf 669 000 Franken.
Die Herkunft dieser Mittel wird wie folgt belegt: Das Unternehmen hat Verbindlichkeiten in Höhe von insgesamt 499 800 Franken, der Rest entspricht der Einlage des Eigentümers, 169 200 Franken.
Es ist zwingend erforderlich, dass die Summe der Aktivkonten gleich der Summe der Passivkonten ist. Alle Beträge müssen belegt werden.
Die Bilanz muss das Umlaufvermögen und das Anlagevermögen sowie das Fremdkapital und das Eigenkapital klar ausweisen. Die gesetzlichen Bestimmungen zur Bilanzierung sind im Obligationenrecht geregelt. (Bilanz, Mindestgliederung, Art. 959a OR)
Die Buchhaltung eines Unternehmens muss zehn Jahre lang aufbewahrt und im Falle einer Prüfung den Behörden zur Verfügung gestellt werden. (Aufbewahrungsfrist, Art. 958f OR)
Die Erfolgsrechnung
Die Erfolgsrechnung (oder Gewinn- und Verlustrechnung) ist das Instrument, mit dem das Ergebnis eines Unternehmens (Gewinn oder Verlust) ermittelt werden kann, indem alle Erträge (Geldeinnahmen) und Aufwendungen (Ausgaben) zusammengefasst werden.
Darstellung der Erfolgsrechnung
Die Erfolgsrechnung wird auf der linken Seite durch die Aufwendungen und auf der rechten Seite durch die Erträge dargestellt.
Aufwendungen
Die Aufwendungen stellen alle Ausgaben des Unternehmens dar, die mit dem Kauf einer Dienstleistung oder eines Verbrauchsguts verbunden sind. Die Aufwendungen werden in den nächsten Kapiteln ausführlich betrachtet.
Erträge
Die Erträge setzen sich aus den Umsatzzahlen des Unternehmens zusammen. Unter Umsatz versteht man die Gesamtheit der erfassten Einnahmen (Verkäufe). Die Erträge werden in den nächsten Kapiteln ausführlich betrachtet.
Gewinn oder Verlust?
Wenn die Erträge höher sind als die Aufwendungen (mehr Einnahmen als Ausgaben), spricht man von einem Gewinn. Der Gewinn steht auf der Seite der Aufwendungen, um die Erfolgsrechnung auszugleichen.
Im umgekehrten Fall, wenn die Erträge geringer sind als die Aufwendungen (weniger Einnahmen als Ausgaben), spricht man von einem Verlust. Um die Erfolgsrechnung auszugleichen wird ein Verlust auf der Ertragsseite stehen.
Beispiel für die Erfolgsrechnung eines Unternehmens, das Gewinn erzielt:
Ein Unternehmen verkauft für CHF 150 000 und gibt CHF 108 000 aus. Daraus ergibt sich ein Gewinn von CHF 42 000.
Beispiel für die Erfolgsrechnung eines Unternehmens, das einen Verlust erzielt:
Ein Unternehmen verkauft für CHF 200 000, gibt aber CHF 220 000 aus, sodass es einen Verlust von CHF 20 000 hat.
Die Kontenpläne
Die Kontenpläne für die Schweizer Buchhaltung
Ein Kontenplan dient der Klassifizierung der in der Buchhaltung verwendeten Konten. Jedes Unternehmen kann seine eigene Klassifizierung verwenden oder sich an bereits bestehenden Kontenplänen orientieren. Der am häufigsten verwendete ist der „Allgemeine Kontenrahmen KMU (Walter Sterchi)“ des SGV (Schweizerischer Gewerbeverband). Er wird von der Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen in der Schweiz als Referenz verwendet.
Es gibt also nicht nur einen einzigen Kontenplan für Schweizer Unternehmen, sondern mehrere Kontenpläne, da jedes Unternehmen den Kontenplan ändern kann. Trotzdem müssen die Kontenpläne bestimmten gesetzlichen und mit der Schweizer Buchführungspraxis verbundenen Kriterien entsprechen.
Es ist Pflicht, seinen Kontenplan auf dem neuesten Stand zu halten, auf einem Stand, der es jedem Außenstehenden ermöglichen soll, die Buchhaltung eines Unternehmens zu verstehen.
Der Kontenplan fasst alle verwendeten Konten zusammen (Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag). Jedes Konto hat eine eigene vierstellige Nummer, die eine eindeutige Identifizierung ermöglicht.
Jedes Konto wird nach Klasse, dann nach Hauptgruppe des Kontos und zum Schluss nach Kontogruppe geordnet.
Die Klassifizierung von Konten
Die Konten sind nach einem hierarchischen Schema aufgeteilt, das eine strukturierte und logische Klassifizierung ermöglicht. Die Klassifizierung ist alphanumerisch (nach Nummern) und nach dem KMU-Kontenplan standardisiert. Jedoch steht es jedem Unternehmen in der Schweiz frei, einen eigenen Kontenplan zu erstellen oder einen bereits bestehenden Kontenplan anzupassen.
Die Gruppencodes bestehen aus 1 bis 3 Ziffern, während die Konten bei 4 Ziffern beginnen. Unterkonten können auch mehr Ziffern haben.
- 1-stellig: eine Stelle entspricht der Hauptklasse der Konten
- 2-stellig: zwei Stellen entsprechen der Hauptklasse der 3-stelligen Konten
- 3-stellig: drei Stellen entsprechen der Kontengruppe
- 4-stellig: 4 Stellen entsprechen den Konten
Beispiel:
Das Konto Kasse ist das Konto Nr. 1000.
Nummer Zugehörigkeit Bezeichnung
1 Kontoklasse Activa
10 Hauptkontengruppe Umlaufvermögen
100 Kontengruppe Barmittel und Wertpapiere
1000 Konto Kasse
Das Konto Reisekosten ist das Konto Nr. 6640.
Nummer Zugehörigkeit Bezeichnung
6 Kontoklasse Betriebsausgaben
66 Hauptkontengruppe Werbeaufwand
660 Kontengruppe Reise- und Repräsentationskosten
6640 Konto Reisekosten
Es gibt 9 Kontenklassen, die wie folgt aufgeteilt sind:
Klasse 1 Aktiva
Klasse 2 Passiva
Klasse 3 Erträge
Klasse 4 Warenaufwand
Klasse 5 Personalaufwand
Klasse 6 Übrige betriebliche Aufwendungen
Klasse 7 Betrieblicher Nebenaufwand/Erträge
Klasse 8 Außerordentliche und betriebsfremde Aufwendungen/Erträge
Klasse 9 Abschlusskonten
Der Kontenplan mit den Aktivkonten
Die Aktivkonten repräsentieren den Besitz des Unternehmens. Darunter fallen Finanzwerte (Geld), bewegliche Vermögenswerte (Material, das physisch im Unternehmen vorhanden ist), Immobilienwerte (die Gebäude, die man besitzt) und immaterielle Werte (Patente, Lizenzen, Goodwill).
Klassifizierung der Aktiva
Die Aktiva werden in einer einzigen Klasse organisiert, die dann in verschiedene Gruppen unterteilt wird. Das Umlaufvermögen wird in der Unterkategorie 10 bis 13 zusammengefasst. Das Anlagevermögen ist in den folgenden Gruppen von 14 bis 18 zusammengefasst.
Der Kontenplan mit den Passivkonten
Die Passivkonten stellen die Herkunft der Mittel des Unternehmens dar. Im Fremdkapital sind alle Verbindlichkeiten zusammengefasst, die das Unternehmen gegenüber Gläubigern hat. Das Eigenkapital umfasst alle Werte, die aus den Investitionen des Eigentümers oder der Aktionäre eines Unternehmens stammen. Auch die Rücklagen und das Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust) sind hier zu finden.
Die Klassifizierung der Passiva:
Die Aktiva werden in einer Klasse organisiert, die dann in verschiedene Gruppen unterteilt wird.
Die Passiva werden in drei Gruppen eingeteilt, von denen zwei zum Fremdkapital gehören: Kurzfristige Verbindlichkeiten werden von den Gruppen 20 bis 23, langfristige Verbindlichkeiten von der Gruppe 24 bis zur Gruppe 27 klassifiziert.
Das Eigenkapital wird in den Gruppen 28 und 29 klassifiziert.