Jede Person hat mit Buchhaltung zu tun:
- ein(e) Unternehmer(in), um künftige Investitionen zu planen, die Umsatzentwicklung seines/ihres Unternehmens zu analysieren;
- ein Paar, um ein Budget für Einkäufe, Urlaub, Möbelkauf aufzustellen;
- ein Kind, um das Geld zu zählen, das es zumm Geburtstag bekommen hat, um zu zählen, was es in seinem Sparschwein hat.
Die Buchhaltung ermöglicht es, täglich den Stand der eigenen Finanzen (Bargeld, Schulden, Forderungen), den Wert des eigenen Vermögens und das Ergebnis der eigenen Tätigkeit zu kennen. Sie dient als Grundlage für Steuererklärungen, liefert alle notwendigen Informationen, um das Haushaltsbudget der Familie oder des Unternehmens zu verwalten und gibt wertvolle Informationen für die Zukunftsplanung.
Es gibt verschiedene Buchhaltungen, die einen unterschiedlichen Zweck haben:
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Die betriebliche Kostenrechnung ermöglicht es, die Kosten und Selbstkosten von Leistungen zu berechnen, die Kosten einer Abteilung, einer Werkstatt usw. zu analysieren.
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Die Buchhaltung ist nützlich, um mehr oder weniger langfristige Prognosen aufzustellen.
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Die Finanzbuchhaltung ermöglicht die Erfassung von Finanztransaktionen, die Beurteilung der Lage des Unternehmens, die Ermittlung des Geschäftsergebnisses, die Erstellung der von Art 958 Abs. 2 OR geforderten Jahresabschlüsse etc. Sie wird auch als Hauptbuchhaltung bezeichnet und soll in diesem Artikel betrachtet werden.
Allgemeine Grundsätze in Buchhaltung und Rechnungswesen
Um lesbar und nützlich zu sein und um relevante Informationen zu liefern, muss die Buchhaltung bestimmten allgemeinen Grundsätzen folgen, die im Folgenden näher erläutert werden.
Erfassung aller Finanzströme
Jede Finanzbewegung des Unternehmens wird auf Buchhaltungsebene Tag für Tag chronologisch aufgelistet und erfasst.
Dokumentation der Buchungen
Jede Buchung muss durch einen Buchungsbeleg wie eine Rechnung, Quittung, Bankmitteilung usw. belegt werden, der vom Unternehmen 10 Jahre lang aufbewahrt werden muss. (GeBüV – Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern)
Unabhängigkeit von Rechnungsjahren
Ein Rechnungsjahr dauert in der Regel ein Jahr. Es beginnt am 1. Januar (Eröffnung) und endet am 31. Dezember (Abschluss oder Closing). Die Rechnungsjahre entsprechen dem betreffenden Jahr bis zum 31. Dezember. Die Bilanz spiegelt die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens am Abschlussstichtag (31. Dezember) wider, während die Gewinn- und Verlustrechnung die Aufgabe hat, die Ergebnisse des Unternehmens während des Geschäftsjahres darzustellen (Gewinn oder Verlust).
Der Buchungszeitraum kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Er kann beginnen, wann immer das Unternehmen es wünscht, solange er ein Jahr dauert (eine mögliche Ausnahme ist das Jahr der Unternehmensgründung, in dem das Geschäftsjahr manchmal etwas länger als 12 Monate dauert).
Die Realität widerspiegeln
Nach Art. 958 Abs. 1 OR: „Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können.“
Die Buchführung muss die wirtschaftliche Realität des Unternehmens widerspiegeln: Wird die Realität verschleiert, gilt dies als betrügerische Praxis, und die Erstellung gefälschter Dokumente kann strafrechtlich verfolgt werden.
Doppelte Buchführung
Jede Buchung, die auf einem Konto verbucht wird, muss parallel dazu auf einem oder mehreren anderen Konten verbucht werden.
Rechnungslegungsgrundsätze: Unternehmenskategorien
Kleinstunternehmen
Kleinstunternehmen erzielen einen Umsatz von weniger als 500.000 CHF. Ihre Abschlüsse umfassen eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und notwendige Zusatzinformationen. Die Pflicht zur Überprüfung besteht für Kleinstunternehmen nicht automatisch.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
KMU erzielen einen Umsatz von mehr als 500.000 CHF. Die allgemeinen Regeln für die Erstellung von Abschlüssen müssen eingehalten werden. Der Anhang und der Jahresbericht sind verpflichtend.
Große Unternehmen (Definition Art. 727 OR)
Große Unternehmen weisen eine Bilanzsumme von 20 Millionen Franken auf, erzielen einen Umsatz von mehr als 40 Millionen Franken und beschäftigen 250 Vollzeitmitarbeiter (Jahresdurchschnitt). Zwei der drei folgenden Werte müssen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten werden.
Sie betreffen öffentlich zugängliche Unternehmen (börsennotierte Unternehmen, Unternehmen, die Schuldverschreibungen ausgeben, Holdinggruppen) sowie Genossenschaften mit mindestens 2000 Mitgliedern.
Der Abschluss muss nach anerkannten Rechnungslegungsstandards vorgelegt werden, ergänzt durch eine detaillierte Darstellung des Cashflows, einen erweiterten Anhang und einen Jahresbericht.
Die letzten drei Elemente sind nicht obligatorisch, wenn das Unternehmen einen konsolidierten Abschluss nach einem anerkannten Rechnungslegungsstandard (z. B. Swiss Gaap FER) erstellt, es sei denn, ein entsprechender Antrag wird von Minderheitsaktionären oder -gesellschaftern gestellt. Ein nach einem anerkannten Rechnungslegungsstandard erstellter Abschluss wird der Generalversammlung bei der Genehmigung des nach dem OR erstellten Jahresabschlusses vorgelegt, bedarf aber keiner gesonderten Genehmigung.
Revisionspflicht
Die Anforderungen an die Revision sind in Artikel 727 des Obligationenrechts beschrieben. Je nach Bedingungen kann eine eingeschränkte Prüfung ausreichend sein.
Unabhängig von der Gesellschaftsform gibt es 3 Ebenen der Revision:
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Ordentliche verpflichtende Revisionsprüfung: Große Unternehmen unterliegen grundsätzlich dieser Prüfung;
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Eingeschränkte Revision: Erfüllt das Unternehmen zwei der drei oben genannten Kriterien nicht, d. h. die Bilanzsumme liegt unter 20.000.000 CHF, der Umsatz unter 40.000.000 CHF, das Unternehmen hat weniger als 250 Vollzeitstellen, so unterliegt es der eingeschränkten Revision (1);
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Keine verpflichtende Revision: Wenn ein Unternehmen, das einer eingeschränkten Prüfungspflicht unterliegt, weniger als zehn Personen beschäftigt und alle Aktionäre (Gesellschafter) damit einverstanden sind, die Bücher nicht prüfen zu lassen.
Revision des Buchführungsrechts
Um den Bedürfnissen der Wirtschaft gerecht zu werden, hat die Eidgenossenschaft ihre Anforderungen an die Buchführung angepasst. Siehe Link der Eidgenossenschaft.
Neue Regeln für die Rechnungslegung
Die folgenden Prinzipien liegen den neuen Regeln zugrunde:
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Wirtschaftliche Bedeutung
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Strukturen von Finanzberichten
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Erweiterter Anhang
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Einführung anerkannter Rechnungslegungsstandards (Swiss Gaap FER)
Das neue Rechnungslegungsrecht
Am 23. Dezember 2011 verabschiedete die Bundesversammlung der Schweizerischen Eidgenossenschaft das neue Recht der kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung. Die dort vorgestellten Neuerungen sind in Titel 32e des Obligationenrechts zusammengefasst.
Sie betreffen alle Unternehmen, seien es Einzelunternehmen oder Personengesellschaften, aber auch juristische Personen, die im Zivilgesetzbuch (Vereine und Stiftungen) und im Obligationenrecht (Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Genossenschaften) definiert sind. Die Art. 662 ff OR wurden gestrichen und durch die Art. 957 ff OR ersetzt.
Das Neue Bilanzrecht bietet Minderheitsaktionären einen zusätzlichen Schutz. So können sie eine Rechnungslegung nach einem anerkannten Standard (z. B. Swiss Gaap) verlangen.
Pflicht zur Buchführung
Das neue Rechnungslegungsrecht ändert die Kriterien für die Pflicht zur Buchführung. Zwei Kategorien von Unternehmen müssen Bücher führen und Abschlüsse vorlegen:
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 500.000 CHF erzielt haben;
- juristische Personen.
Die folgenden Unternehmen führen lediglich eine Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben sowie über das Vermögen, ohne periodische Abgrenzung und ohne Zuordnung von Aufwendungen zu Erträgen:
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von weniger als 500.000 CHF erzielt haben ;
- Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, ihre Eintragung ins Handelsregister zu beantragen;
- Stiftungen, die von der Pflicht, eine Revisionsstelle zu bezeichnen befreit sind nach Art. 83b Abs. 2 CC.
Rechnungslegungsgrundsätze: Anforderungen an die Darstellung
Die folgenden Grundsätze müssen beachtet werden:
- Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
- Vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Aufzeichnung von Transaktionen und anderen notwendigen Fakten.
- Nachweis jeder Buchung durch einen Buchungsbeleg.
- Anpassung an die Art und Größe des Unternehmens.
- Nachvollziehbarkeit der Buchungssätze.
Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können.
Die zu beachtenden Grundregeln sind die Fortführung des Betriebs, die periodische Abgrenzung und die Zuordnung von Aufwendungen zu Erträgen.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Rechnungslegung sind Klarheit und Verständlichkeit, Vollständigkeit, Verlässlichkeit, Wesentlichkeit, Vorsicht, Stetigkeit der Darstellung und der Bewertungsmethoden, Verbot der Verrechnung von Aktiva und Passiva sowie von Aufwendungen und Erträgen.
Außerdem wird die Mindeststruktur des Kontenplans in den Artikeln 959a (Bilanz) und 959b (Gewinn- und Verlustrechnung) klar dargestellt.
Die Abschlüsse können statt in der Landeswährung auch in der Währung erstellt werden, die angesichts der Geschäftstätigkeit des Unternehmens am wichtigsten ist. Wenn sie nicht in der Landeswährung ausgestellt sind, müssen auch die Gegenwerte in Schweizer Franken angegeben werden. Die verwendeten Umrechnungskurse werden im Anhang erwähnt und gegebenenfalls erläutert.
Die Sprache ist entweder die Landessprache oder Englisch.
Die Bücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre lang auf Papier, in elektronischer Form oder in einer gleichwertigen Form aufbewahrt. Gedruckte und unterschriebene Exemplare des Geschäftsberichts und des Revisionsberichts werden ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahrt.
In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass viele Unternehmen heute ihre Dokumente in elektronischer Form aufbewahren und archivieren. Einige von ihnen müssen jedoch zwingend in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden, um ihre Rechtsgültigkeit zu erhalten. Die Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten variieren je nach ihrem Bereich (Buchhaltung, Steuern, Bankwesen usw.).
Die Rechtsquelle für Buchhaltungsunterlagen ist das Obligationenrecht (OR- 958f) und die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern GeBüV,
Fazit
Das Gesetz legt die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung fest:
- die Grundsätze und Grundlagen der Buchführung bleiben unverändert,
- das bestehende Recht präzisiert nicht die Zuverlässigkeit, den zu berücksichtigenden Zeitraum oder die Zuordnung von Aufwendungen zu Erträgen,
- es erläutert hingegen den Grundsatz der Unternehmensfortführung, sofern die Bücher unter der Annahme geführt werden, dass das Unternehmen seine Tätigkeit in absehbarer Zukunft fortsetzen wird.
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