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Système de contrôle interne : Reconnaissance et qualification des risques

Système de contrôle interne : Reconnaissance et qualification des risques

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Cadre légal - audits

Selon le Code des Obligations Suisse (CO) toute société de capitaux est, à priori, tenue à soumettre ses comptes annuels à un organe de révision.

Selon l’art CO 727 al 2, si une société est cotée en bourse ou est débitrice d’un emprunt obligataire, ainsi que si deux des trois valeurs ci-après sont dépassées au cours de deux exercices successifs – total du bilan CHF 20 millions, chiffre d’affaires CHF 40 millions et emploie 250 EPT en moyenne doit se soumettre à un contrôle ordinaire.

Pour toute autre société CO 727 al 1 s’applique, la société doit se soumettre à un contrôle restreint, à moins que les statuts où un « opting out » les en dispensent.

Sur la base de CO 728, ainsi que la Norme d’Audit Suisse (NAS) 890 une société soumise au contrôle ordinaire doit établir et documenter (formaliser) un Système de Contrôle Interne (SCI) dont l’organe de révision vérifie l’existence.

Ladite documentation doit être adaptée à la taille et la complexité de l’entreprise, répondant à l’exigence légale minimale de garantir la fiabilité des rapports financiers.

Le Système de Contrôle Interne (SCI)

Le SCI d’une société doit chercher à servir d’outil pour son management et ses clients. Le SCI mis en place doit détecter, analyser, « rassembler » (p.ex. dans un tableau), qualifier et chercher à maitriser, voir anticiper ses risques.

Il cherche à garantir :

  • Que les objectifs commerciaux soient atteints
  • Que les lois et prescriptions soient respectées
  • La protection du patrimoine de l’entreprise
  • La détection des erreurs et irrégularités dans le but de corrections
  • La tenue des comptes régulière et fiable
  • La présentation des comptes ponctuelle

Plus la taille de la société est importante, plus la mise en place et le suivi (mise à jour) seront complexes, notamment en termes de documentation, en termes d’organisation du suivi et en termes de contrôles.

Structure d’un SCI

Parmi les différentes structures, le modèle COSO (Committee Of Sponsoring Organizations), étendu ou non, s’est imposé comme étant la référence au niveau international, aussi bien connu par les entreprises qui appliquent un SCI, que par ses collaborateurs.

COSO est un « Framework » qui, normalement, abouti dans une compréhension simple, systématique et, si besoin est, étendu du SCI.

COSO peut être représenté à l’aide d’un hexaèdre

Le modèle ci-dessus montre un SCI étendu. Une PME peut se contenter d’élaborer son système en relation avec le but de la catégorie « Fiabilité des rapports financiers » qui est exigée par la loi Suisse et ignorer les deux autres catégories. 

Le contexte du contrôle comprend surtout les facteurs soft comme p.ex. :
De la part des collaborateurs
  • Leur attitude par rapport aux contrôles,
  • leur sensibilité,
  • leurs compétences,
  • leur comportement éthique,
  • leur intégrité…
De la part du management
  • Le style de conduite et de communication,
  • la philosophie,
  • le comportement éthique,
  • l’intégrité,
  • la bienveillance…

La connaissance des risques

La connaissance des risques importants pour l’entreprise et leur pondération, ainsi que leur appréciation sont des facteurs qui permettent à un SCI de fonctionner.

Il est important d’identifier les risques qui mettent l’entreprise en péril.

Le modèle COSO se base sur une approche TOP DOWN, dont le point de départ est l’analyse des risques de l’entreprise dans son ensemble, se décomposant successivement selon les différentes positions des comptes annuels jusque dans les comptes proprement dit.

Alternativement, l’approche BOTTOM UP dont le point de départ sont les positions des comptes et les processus y afférent.

A cet égard on établira une probabilité de survenance pour chaque risque qui peut prendre la forme suivante :

En gardant comme objectif de se conformer aux exigences légales minimum en matière de SCI (la fiabilité des rapports financiers), la formulation, les mesures et les compétences peuvent être regroupées dans un tableau Excel comme suit :

Les activités de gestion

Les activités de gestion et de contrôle forment le cœur d’un SCI qui garantissent le « contrôle » des risques par l’entreprise.

Ces activités sont intégrées dans les processus commerciaux, via les lignes directrices et les données théoriques.

Quelques exemples d’activités de contrôle :
  • Les approbations​
  • Les autorisations
  • La concordance des comptes
  • Les séparations de fonctions (peut être délicat dans des PME – ressources restreintes)

Matrice de contrôle​

Une matrice de contrôle des risques est nécessaire pour l’analyse des processus commerciaux (état théorique versus état actuel) en vue de documenter les risques et les contrôles. Cette matrice devrait contenir au moins les rubriques suivantes :

En résumé, cette matrice permet, du plan qualitatif, de définir et pondérer les risques et leur étendue et à relever les contrôles et mesure y afférents.

Une matrice de ce type doit être établie pour chaque compte – notamment en matière de trésorerie, débiteurs-clients, stocks, immobilisations, etc… afin de prévenir les éventuelles irrégularités, voir les fraudes.

Un établissement (màj des données) périodique de cette matrice permet l’appréciation du coût/profit, la détermination des faiblesses potentielles et les améliorations possibles.

L’information et la communication

L’information et la communication font partie intégrante du modèle COSO et d’un SCI.

Les collaborateurs doivent être informés des mesures et des faiblesses du système. Les sources externes, à travers les publications (p.ex. financiers, économiques), des concurrents à travers leurs rapports de gestion, sont d’une grande importance.

Dans des entreprises de taille majeure, la clarté de la communication est vitale (qui est responsable de quoi, comment..).

La surveillance

La surveillance du SCI permet de saisir à temps les écarts entre l’état théorique et la réalité – et ceci avant l’édition du rapport financier (rapport annuel).

La surveillance s’effectue au moyen de mesures courantes et de rapports de défaillance (plutôt de nature informelle dans de petites entreprises).

SCI dans les PME

Dû à la prédominance du cadre restrictif en relation avec le SCI, sa réalisation selon le modèle COSO n’est pas dans tous les cas adéquate pour une PME.

Les ressources étant restreintes, la mise en œuvre d’un SCI, les contrôles, notamment dans le domaine des rapports financiers et les contrôles techniques dans le domaine de l’IT, s’avèrent souvent compliqués.

Il est dès lors souhaitable, dans le but de parer au manque de ressources, de renforcer le Conseil d’Administration (CA), particulièrement dans le savoir-faire financier.

Le focus devrait être mis sur les risques les plus essentiels pouvant mettre l’entreprise en péril.

Il faut également veiller à l’application stricte du principe des quatre yeux (pas de signatures individuelles).

En ce sens, le comité directeur et/ou le CA doivent être intégrés dans la surveillance du SCI.

Les rapports financiers peuvent également être fiabilisés en associant l’audit externe, dans la mesure du possible, dans le contrôle du SCI.

Un SCI satisfaisant aux exigences légales peut facilement être réalisé au moyen d’un tableau Excel réunissant tous les risques d’une PME et ainsi permettre un contrôle de ceux-ci. Le ratio coût/profit doit rester dans des limites acceptables.

La NAS 890 exige la vérification de l’existence du SCI par le réviseur et ceci depuis 2008.

C’est le CA et non l’organe de contrôle qui est responsable de l’implémentation et de l’aménagement du SCI dans une société. 

L’aménagement d’un SCI n’est ni défini dans la loi, ni dans le message, il existe donc une certaine marge de manœuvre dans sa concrétisation.

C’est aussi le CA qui veille à ce que le SCI de la société soit, d’une part documenté et d’autre part appliqué, ce qui permettra à l’organe de révision de confirmer son existence une fois par année, conformément à l’art. 728a ss du CO. 

Hormis la vérification de l’existence du SCI, l’organe de révision n’a pas d’autres obligations en la matière (pas de vérification du fonctionnement).

Afin de vérifier l’existence du SCI, le réviseur se base largement sur l’identification des risques, leur contrôle et leur maîtrise par la société.

Il axera son contrôle sur les éléments comportant le plus grand risque quant à des indications essentielles erronées dans les comptes annuels.

L’existence du SCI est confirmé dans le rapport d’audit (de révision).

Conditions pour l’existence d’un SCI

La NAS 890 cite les conditions pour l’existence d’un SCI :

  • Le SCI est concrétisé et vérifiable, il doit donc être documenté
  • Le SCI doit être adapté aux risques et à l’activité commerciale
  • Le SCI doit être connu des collaborateurs qui doivent l’appliquer
  • Le SCI doit se baser sur une sensibilité au contrôle qui prédomine dans l’entreprise

La vérification de l’existence d’un SCI peut se faire au moyen de procédures de contrôle :

  • Examen de la documentation quant à l’aménagement
  • Audition, observation et vérification
  • Test de cheminement

Mais, la vérification d’un SCI dans une PME peut être un défi pour le réviseur si :

  • La documentation est lacunaire voire inexistante
  • Dans une PME dû à des ressources restreintes, de nombreuses fonctions peuvent se trouver auprès de la même personne, augmentant ainsi le risque que les contrôles soient esquivés
  • Si cette personne se trouve être l’entrepreneur ou actionnaire unique ou majoritaire, les points suivants plaident en faveur d’un risque accru :
    • Confusion entre transactions privées et professionnelles
    • Disproportion entre niveau de revenu et style de vie
    • Changement fréquent de conseillers et organe de révision sans motif
    • Transactions inhabituelles avant et après la date de référence du bilan
    • Transactions inhabituelles avec des proches

 

En conclusion

1

Il ne faut pas oublier qu’un SCI a ses limites, tel que l’influence du facteur humain suite à une décision erronée ou suite à la violation consciente des règles…

2

Dans les PME l’entrepreneur à souvent une vision approfondie de son secteur d’activité, ce qui peut compenser pour les déficits de contrôle.

3

Le SCI doit toujours être adapté à la taille, à la complexité des activités et à au profil de risque d’une entreprise.

Sources: TREX expert fiduciaire 5/2008, Encyclopedia of Business and Finance | Internal Control Systems Feb 4, 2008, The AICPA Audit Committee Toolkit 2005

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Christophe Rieder
Titulaire du Master of Science HES-SO in Business Administration obtenu à HEG-Fribourg et du Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle, Christophe Rieder est le Fondateur et Directeur de l'institut de formation professionnelle en ligne BetterStudy. Christophe est aussi Maître d'enseignement en gestion d'entreprise à l'Ecole supérieure de commerce à l'Etat de Genève. Avant de se réorienter dans le domaine de la formation, Christophe a travaillé 4 ans dans la gestion de fortune à Genève. Pendant son temps libre, Christophe fait de la guitare et joue aux échecs, il aime aussi sortir et voyager.

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