Pour que les données comptables d’une entreprise soient ordonnées, et que les informations soient exploitées au mieux, une société classe tous ses comptes par catégorie dans le plan comptable. Ce dernier regroupe tous les comptes qui peuvent être utilisés par l’entreprise dans le cadre de son activité : comptes d’actifs, de passifs, de produits et de charges.
Le droit comptable suisse issu du code des obligations (le CO) n’oblige pas les entreprises à utiliser un plan comptable officiel, donc chacune d’entre elles peut librement créer son propre plan comptable. Cependant la structure minimale est clairement présentée dans les articles 959a. (bilan) et 959b (compte de résultat) et doit être respectée. Ceci afin d’uniformiser les plans comptables existants, pour que les résultats émis soient compréhensibles par tous, y compris l’administration fiscale.
Nous allons voir dans cet article un modèle utilisé par les PME (petites et moyennes entreprises).
La plupart des PME utilise le plan comptable PME créé par Walter Sterchi et l’USAM (Union suisses des arts et métiers), modifié en partie et simplifié en 2015 afin de respecter les dispositions légales. Quelle que soit leur forme juridique et leur taille, et quel que soit leur domaine d’activité (production, commerce, services), toutes les entreprises peuvent l’utiliser. Dans cet article, nous étudierons le plan comptable général et tous les paramètres comptables qui servent à établir une comptabilité claire et précise telle que la Confédération Suisse l’exige.
Tout en appliquant la règle de prudence, la comptabilité respecte les obligations de régularité et de sincérité afin de pouvoir présenter des états reflétant une image fidèle de la situation et des opérations financières de l’entreprise. Voici quelques explications de ces termes :
- La prudence est l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de l’entreprise.
- La régularité est la conformité aux règles et procédures en vigueur.
- La sincérité est l’application de bonne foi de ces règles et procédures en fonction de la connaissance que les responsables doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations, événements et situations.
L’organisation de la comptabilité : définition, fonctionnement et principes généraux
L’organisation de la comptabilité, établie autour d’un plan comptable créé à partir du plan comptable PME, de supports et de procédures de traitement, doit permettre :
La saisie complète, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;
- La disponibilité des informations élémentaires et l’établissement, en temps opportun, d’états dont la production est prévue ou requise ;
- Le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement.
Les supports utilisés permettent d’enregistrer les données de base, de prendre connaissance des informations, et de conserver les données comptables, sous forme de documents, livres comptables, supports électroniques.
Les procédures de traitement sont les méthodes et moyens utilisés par l’entreprise pour que les opérations nécessaires à la tenue des comptes et à l’obtention des états prévus ou requis soient effectuées dans les meilleures conditions d’efficacité et au moindre coût, sans pour autant faire obstacle au respect des obligations légales et réglementaires.
La normalisation comptable
Une norme correspond à une donnée de référence, qui permet de trouver une solution à un problème répétitif suite à un choix collectif mûrement réfléchi. Les normes comptables permettent d’appliquer les principes généraux de la comptabilité en répondant aux besoins d’améliorer en permanence l’outil comptable. Les normes communes de caractère général correspondent aux dispositions du plan comptable général ainsi qu’aux compléments nécessaires suite à l’évolution juridique, économique, sociale et technique. Pour pouvoir adapter les normes communes aux structures ou opérations spécifiques, on peut mettre en place des normes particulières.
L’harmonisation comptable
Pour obtenir l’harmonisation comptable, il faut appliquer les normes communes et particulières.
Les normes désignent un ensemble de recommandations qui font référence :
- A la terminologie ;
- Aux critères successifs de classement d’éléments regroupés dans des nomenclatures ;
- A la comptabilisation de ces éléments et de leurs mouvements dans un plan comptable caractérisé au moyen d’une codification établie suivant la codification décimale ;
- Aux modes d’évaluation ;
- A l’utilisation des données comptables afin de dresser des situations, suivre leur évolution, mesurer les résultats.
À partir de normes communes, les nécessités d’adaptation liées aux particularités de structure ou d’activité des entreprises permettent d’établir :
- Des plans professionnels tenant compte de dispositions comptables sectorielles ;
- Des plans d’entreprises élaborés à partir de dispositions du plan comptable général et des plans professionnels ;
- Des plans particuliers.
Les Livres de comptabilité
Deux documents doivent obligatoirement être tenus par une entreprise :
- un journal enregistrant ses opérations financières, soit jour après jour, soit par récapitulation, au moins mensuelle, des totaux de ces opérations, à la condition de conserver, dans ce cas, tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour ;
- un grand livre pour l’ouverture et le suivi de ses comptes en concordance avec les totaux des écritures du journal.
Les totaux des écritures du journal et du grand livre sont égaux même si les écritures ne sont pas classées dans le même ordre selon le support.
Au moins une fois par an, chaque entreprise doit faire un inventaire de ses éléments d’actifs et de passifs et doit arrêter ses comptes pour établir des documents de synthèse (Bilan et compte de résultat).
La tenue des comptes
La langue utilisée pour tenir la comptabilité est soit la langue nationale soit l’anglais.
Sauf exception valable, toute écriture est basée sur une pièce justificative (ex : une facture), datée et tenue à disposition en cas de contrôle. Pour respecter les normes comptables, le plan comptable de l’entreprise doit être assez détaillé pour que les opérations soient correctement enregistrées. Comme nous le disions en introduction, si l’entreprise estime que le plan comptable n’est pas suffisamment détaillé pour permettre un enregistrement correct de ses opérations, elle peut ouvrir autant de sous-groupes qu’elle le souhaite.
Si à l’inverse, le plan comptable est trop détaillé au vu de ses opérations, elle peut regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau supérieur. Chaque opération est enregistrée dans le compte correspondant à son contexte. Toute compensation sans écriture comptable adéquate est interdite.
Le traitement des données
Le système de traitement de l’information doit être suffisamment organisé pour garantir toutes les possibilités d’un contrôle éventuel. Grâce au système de traitement, toutes les données sont entrées dans un ordre chronologique dans des états périodiques numérotés et datés, quel que soit le support utilisé, tant qu’il offre des conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, de telle façon qu’on ne peut pas les modifier par la suite (ajout, suppression…). Cela permet donc de reconstituer, à partir des données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à vérification, ou à partir de ces éléments de retrouver les données entrées.
Afin de procéder aux tests nécessaires, le droit d’accès à la documentation correspondant aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements doit être inclus dans l’exercice de tout contrôle. Les procédures de traitement automatisé des comptabilités doivent être organisées de manière à permettre de contrôler si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière ont bien été respectées.
Synthèse technique
En respectant les objectifs techniques et les contraintes légales, les informations de base sont classées, analysées, enregistrées et contrôlées en permanence par le comptable. Afin que la comptabilité soit toujours exacte, ce dernier effectue de nombreux contrôles en aval (contrôle de la commande et de la facture reçue) et en amont (mêmes montants sur le compte que sur la facture). La fréquence des contrôles permet d’éviter des accumulations d’erreurs difficiles à identifier. L’utilisation des systèmes automatisés permet d’effectuer ces vérifications très nombreuses.
Lorsqu’une erreur est commise, aucune correction manuelle ne doit être apportée au journal (suppression, ajout d’écriture corrective…). Si nécessaire, il faut passer l’écriture inverse, appelée extourne, puis enregistrer la bonne écriture.
Le plan comptable : ensemble des règles d’évaluation et de tenue des comptes
Les comptabilités générales sont normalisées au même titre qu’un produit industriel (ex : boulons, prises de courant…) afin de simplifier et d’unifier les modèles. Cela permet :
- De fournir aux petites et moyennes entreprises des modèles comptables susceptibles de les aider à mieux analyser leur situation et leur gestion ;
- D’unifier les modèles (Bilan, Compte de résultat, etc.) ;
- De permettre aux comptables de s’adapter aux tâches à effectuer en cas de changement d’emploi ;
- D’augmenter la facilité du public, des tiers à comprendre plus aisément les documents comptables.
Le Plan comptable général PME répond aux exigences légales actuelles et est adapté aux Recommandations relatives à la présentation des comptes (SWISS GAAP RPC). Il est conçu selon le principe du classement par nature ou par fonction. Toutes les PME s’en servent comme base pour leur comptabilité, qu’elles dépendent du domaine de la production, du commerce ou des services, quelle que soit leur forme juridique, leur taille ou leur branche d’activité. Il permet d’avoir des comptes d’exploitation uniformes pour mieux comparer les entreprises et fournir des statistiques de branches.
Le plan comptable général PME est une liste de comptes composée de classes de comptes, des groupes principaux et des groupes de comptes, dont l’entreprise peut librement choisir la dénomination et le nombre. Ainsi, elle peut ouvrir des comptes supplémentaires et choisir leur désignation. En revanche, les classes de comptes, groupes principaux et groupes de comptes sont prédéfinis et doivent respecter les normes établies par le plan comptable afin d’uniformiser la présentation des comptes des PME.
Les éléments de classification du plan comptable
Comme nous venons de le voir, chaque entreprise utilise son propre plan comptable adapté du plan comptable général, qui comprend les classes de comptes, les groupes principaux et les groupes de comptes. Mais le type et la taille de l’entreprise définit les comptes vraiment utiles à la société. Un plan comptable spécifique a été créé par des associations professionnelles afin de définir le type de comptes propre à chaque branche d’entreprise, toujours selon les grandes lignes du plan comptable général PME.
Deux niveaux de classification supplémentaires sont imposés par le droit de la société anonyme et les RPC : les sous-groupes de comptes et les comptes collectifs. Les petites entreprises et celles qui ne sont pas soumises au droit de la société anonyme peuvent y renoncer.
Les comptes à quatre positions indiqués dans le plan comptable général PME représentent ce que l’entreprise doit et peut adapter selon ses propres besoins, toujours selon les règles citées précédemment. Si une entreprise nécessite plus de quatre chiffres pour désigner ses comptes, elle doit faire correspondre les trois premières positions avec le Plan comptable général PME.
Il existe neuf classes de comptes :
– Bilan
- Classe 1 Actifs
- Classe 2 Passifs
– Comptes de résultat
- Classe 3 Chiffre d’affaire des ventes et des prestations de service
- Classe 4 Charges de marchandises et services
- Classe 5 Charges du personnel
- Classe 6 Autres charges d’exploitation
- Classe 7 Résultats des activités annexes d’exploitation
- Classe 8 Résultats exceptionnels, hors exploitation et impôts
– Comptes de clôture
Les comptes sont déclinés selon un système décimal en cascade, ce qui signifie que chaque classe de comptes peut être divisée en 10 groupes principaux de comptes.
Par exemple :
- Classe de compte 1 Actifs
- Groupe principal de compte 10 Actifs circulants
- Groupe principal de compte 14 Actifs immobilisés
De même, les groupes peuvent être divisés en 10 sous-groupes.
Par exemple :
- Groupe principal de compte 10 Actifs circulants
- Groupe de compte 100 Trésorerie et actifs cotés en bourse détenus à court terme
- Groupe de compte 110 Créances résultant de la vente de biens et prest. de services
Enfin, les sous-groupes incluent tous les comptes dont l’entreprise a besoin.
Par exemple :
- Groupe de compte 100 Liquidités et titres
- Compte 1000 Caisse
- Compte 1010 Poste
Dans le cas d’une entreprise possédant deux caisses, l’une en CHF et l’autre en Euro, elle devra créer un compte 1001 Caisse en Euro. Elle utilisera la même procédure si elle possède plusieurs comptes bancaires.
Dans la même idée, une entreprise peut créer un compte par client avec plusieurs positions, tant qu’elle respecte les trois premiers chiffres qui sont obligatoirement 110.
Par exemple :
- Compte 110001 Client Dupont
- Compte 110002 Client Maurer
L’entreprise peut détailler les écritures à sa convenance :
Par exemple :
L’entreprise peut utiliser les comptes :
- 5200 Salaire
- 5201 Supplément
- 5202 Participations aux bénéfices
- 5203 Commissions
– Différentes charges sociales et assurances du personnel
- 5270 AVS, AI, APG
- 5272 Prévoyance professionnelle
- 5273 Assurance accidents
- 5274 Assurance perte de gain maladie.
Ou regrouper les salaires puis les charges sociales dans un compte global :
- 5200 Salaire
- 5270 Charges sociales
L’ordre des comptes
Les comptes des classes que nous avons vus précédemment doivent être inscrits dans un ordre bien précis.
Les numéros donnés aux principaux comptes qui forment le bilan permettent à la fois d’organiser la comptabilité d’une entreprise et de la tenir sur un logiciel informatique. Le bilan fait partie intégrante du plan comptable sous un numéro à quatre chiffres, commençant par 9 puisqu’il fait partie des comptes de clôture. Ainsi, le bilan d’ouverture porte le n°9100 et le bilan de clôture le n°9101.
Les comptes de l’actif du bilan
Les comptes de l’actif du bilan, classés de 1000 à 1999, doivent respecter un ordre logique de disponibilité. Par exemple, la caisse porte le n°1000 et les immeubles le n° 1600 car il est plus facile de prendre 100.- dans la caisse que de vendre un immeuble.
Le compte 1100 Créances clients, également appelé débiteurs ou clients, permet de comptabiliser les ventes de prestations de services ou de marchandises lorsqu’elles ne sont pas immédiatement payées par les clients, qui doivent donc une somme à l’entreprise.
Comme les trois premiers chiffres l’indiquent, le compte 1108 Créances douteuses est un sous-groupe du compte 1100. Il concerne les clients qui risquent de ne pas payer leur dû, par exemple suite à plusieurs rappels en vain. Une écriture comptable permet de transférer la créance due par le client à l’entreprise du compte 1100 Créances clients au compte 1108 Clients douteux. Ces deux comptes font partie des comptes d’actifs circulants, ce qui entraîne une comptabilisation de toute augmentation des montants dus par les clients à l’entreprise au Débit du compte et des sommes qui ont été payées par les clients au Crédit.
Le compte 1400 Immobilisations financières fait partie des comptes d’actifs immobilisés, et permet de comptabiliser les placements financiers à long terme comme les titres ou les actions. Les intérêts de ces placements génèrent des liquidités, et augmentent la valeur des biens détenus par la société.
Les biens dits de propriété intellectuelle sont comptabilisés dans le compte 1700 Immobilisations incorporelles. Ils ne concernent pas des biens physiques (mobilier, véhicules…) mais des licences, des brevets, etc.
Les comptes 1400 et 1700 fonctionnent comme les autres comptes d’actifs immobilisés. L’augmentation de la valeur des immobilisations est enregistrée au débit et la diminution au crédit.
Les comptes du passif du bilan
L’ordre d’exigibilité définit le placement des comptes du passif du bilan, du n°2000 au n°2999. Ainsi, les fournisseurs sont en tête avec le n°2000 quand le capital se trouve à la fin avec le n°2800.
Dans les comptes du passif, on retrouve le compte 2100 Dettes bancaires à court terme, l’équivalent du compte 1020 Banque. Les dettes à court terme de l’entreprise envers la banque y sont comptabilisées. On retrouve cet exemple dans le cas où un compte bancaire est plus souvent débiteur que créditeur en fin d’année : le compte actif 1020 devient le compte passif 2100 pour la nouvelle année.
Les comptes de gestion
Les comptes de gestion correspondent aux comptes de produits et de charges. Ils permettent de gérer la production et la consommation de valeur tout au long de l’année. Après un an d’activité, les comptes de gestion indiquent si le résultat de l’entreprise est un bénéfice ou une perte, d’où le fait que le compte Pertes et profits est aussi appelé compte de résultat ou compte d’exploitation. Le compte de résultat est un compte de clôture et fait partie de la classe 9.
L’ordre des comptes n’est pas toujours aussi évident que pour les classes du bilan.
– Dans la classe 3, c’est l’activité de l’entreprise qui détermine les comptes à utiliser : une entreprise qui fabrique sa production utilisera le groupe principal 30, celle qui ne fait que du commerce utilisera le groupe principal 32 et celle qui offre des services (fiduciaire, avocat, taxi, école, etc..) utilisera le groupe principal 34.
– Toutes les charges directement liées au chiffre d’affaires (3), se retrouvent dans cette classe 4.
– Dans la classe 5, concernant les salaires, nous retrouvons toutes les charges liées au personnel de l’entreprise.
Compte du bilan ou compte de gestion ?
Selon la désignation du compte, nous pouvons nous trouver en présence d’un compte de gestion (Impôt, intérêt, loyer, etc.) mais si on rajoute « à payer », « à encaisser », etc., ce compte devient un compte du bilan.
Plan comptable général
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