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Le but de cette introduction à un cours de comptabilité gratuit est de vous faire découvrir les notions de bases de la comptabilité et de vous amener à mieux comprendre les termes et usages comptables.
Dans une fonction administrative, il est essentiel de comprendre les termes comptables courants qui vous permettront d’interpréter le fonctionnement économique de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, comme par exemple tenir un livre de caisse ou prendre le procès-verbal d’une réunion traitant des finances.
Après avoir lu cet article, vous saurez ce qu’est bilan et un compte de résultat et à quoi ces documents comptables servent.
Mais tout d’abord, vous trouverez ci-après une définition de ce qu’est la comptabilité. Très rapidement au fur et à mesure que vous progresserez dans votre cours, les mots clés de cette définition vous paraîtront bien plus clairs, car vous pourrez les contextualiser.
Vous verrez qu’il existe plusieurs types de comptabilité : la comptabilité générale également appelé la comptabilité financière, la comptabilité analytique, la comptabilité budgétaire.
Dans ce cours de comptabilité en ligne gratuit sur le site de l’institut BetterStudy, vous trouverez du contenu lié à la comptabilité générale.
Définition de la comptabilité générale
La comptabilité est une discipline pratique dont l’activité principale implique de classer et enregistrer les données chiffrées (flux financiers) liées à une organisation.
L’organisation peut être une entreprise avec ou sans but lucratif de différente taille, une association (par exemple un club de sport ou de théâtre ou de lecture), un Etat (la Confédération, un canton) ou une collectivité publique (communes).
La comptabilité permet de présenter et de donner une appréciation- pour une institution (par exemple l’administration fiscale) ou un agent économique (les banques) – le niveau de son activité économique entrepreneuriale ainsi que son influence sur l’inventaire de son patrimoine (richesse financière ou non financière).
La comptabilité offre la possibilité de :
- Connaître le montant et la source des résultats d’exploitation (bénéfices ou pertes) ;
- Contrôler la pertinence des décisions prises par l’équipe dirigeante (la comptabilité devient alors un outil de gestion et de pilotage d’entreprise et de prévision financière) ;
- Identifier la valeur du patrimoine (fortune) en présence et le niveau d’endettements auprès de bailleurs de fonds externes à l’organisation (engagements vis-à-vis d’organisations ou de personnes tierces)
Le bilan en comptabilité
Le bilan est l’un des principaux outils comptables que nous allons aborder et qu’il faut connaître.
Le bilan est l’outil comptable qui permet de voir l’état d’une entreprise, tant au niveau des biens qu’elle possède qu’au niveau de ses dettes. Le bilan se fait généralement une fois par année, à la fin de l’année civile.
Si une entreprise se crée en cours d’année, l’année comptable se terminera au 31 décembre, même si l’exercice comptable (année comptable) ne compte que quelques mois, afin de s’ajuster sur l’année civile. Ensuite l’exercice comptable se déroulera du 1er janvier au 31 décembre.
Les actifs représentent les biens que possède l’entreprise, les passifs étant la provenance des fonds ayant permis l’acquisition des actifs, ce qui représente une valeur virtuelle. Le total des actifs doit être égal au total des passifs.
Disposition du bilan
Le bilan est disposé de manière à présenter les actifs d’un côté et les passifs de l’autre.
Il est représenté sous forme de T avec les comptes actifs à gauche et les passifs à droite. Cette disposition permet de comparer les deux groupes de comptes et donne une excellente lisibilité.
Le bilan est généralement arrêté au 31 décembre, on fait une « photo » de la situation financière de l’entreprise, qui est reportée sous forme de bilan et présentée aux actionnaires de l’entreprise.
On trouve également le bilan disposé de manière verticale. Les comptes actifs sont généralement en haut, les comptes passifs en bas, avec toujours une égalité entre les deux groupes. L’avantage principal d’une disposition verticale du bilan permet de pouvoir présenter deux années consécutives et de pouvoir les comparer.
On peut également comparer les deux exercices comptables en affichant la variation en pourcent entre les exercices.
Le bilan est aussi utilisé pour la déclaration d’impôts et doit être conforme à législation suisse. (Bilan ; structure minimale, CO Art. 957)
Les comptes actifs
Les comptes actifs sont répartis en deux catégories, les actifs circulants et les actifs immobilisés.
Les actifs circulants :
Les actifs circulants représentent tous les comptes liés directement au flux monétaire (mouvements d’argent).
On y trouve les liquidités (la monnaie disponible sous forme d’argent), les débiteurs (représentant l’argent que les clients nous doivent) et les stocks (correspondant à la valeur des stocks de marchandises en fin d’année).
On trouve également dans les actifs les titres (parts détenues d’autres sociétés) et les comptes de régularisation (comptes transitoires utilisés en fin d’année).
Liste de comptes actifs circulants : (non exhaustive)
- Caisse, Poste, Banque (liquidités) ;
- Titres de placement ;
- Débiteurs (clients) ;
- Stock ;
- Comptes de régularisation (actifs et passifs transitoires).
Les actifs immobilisés :
Les actifs immobilisés sont composés des biens physiquement identifiables pour la plupart, et qui sont utilisés pour la bonne marche de l’entreprise, comme les véhicules, le mobilier, l’outillage, les biens immobiliers (immeubles, locaux commerciaux), les installations, le matériel informatique, etc.
On trouve dans les actifs immobilisés des biens immatériels (intangibles) qui représentent le savoir-faire (know-how) de l’entreprise, comme les brevets, les connaissances spécifiques la plus-value de l’entreprise (goodwill) lors d’une acquisition, par exemple une valeur estimée en lien avec la marque de l’entreprise acquise, un portefeuille de clients fidèle. Plus la marque est connue du grand public et plus le portefeuille de clients générera des revenus réguliers et plus le goodwill sera élevé.
Liste de comptes actifs immobilisés : (non exhaustive)
- Machines et appareils ;
- Logiciels informatique ;
- Mobilier ;
- Matériel informatique ;
- Installations ;
- Terrains ;
- Outillage ;
- Véhicules ;
- Immeuble ;
- Brevets ;
- Goodwill (plus-value).
La classification des actifs :
Les actifs sont classés par ordre de liquidité, du plus liquide au moins liquide (c.à.d. la rapidité à laquelle la valeur du compte se transforme en argent liquide), l’argent liquide étant l’argent physiquement présent dans l’entreprise, dans le tiroir-caisse, dans le coffre, dans le portefeuille du patron, etc.
Dans les actifs circulants, se trouvent :
- La caisse (c’est déjà de l’argent liquide) ;
- Les comptes poste et banque (il suffit d’en retirer de l’agent) ;
- Les titres de placement (qu’il suffit de vendre) ;
- Les débiteurs (à qui l’on peut réclamer le paiement) ;
- Le stock de marchandises (une fois vendu sera transformé en argent liquide) ;
Dans les actifs immobilisés, se trouvent :
- L’ensemble des immobilisations corporelles (machines, outillage, mobilier, etc.) sont plus difficilement vendable et donc convertibles en argent liquide ;
- Les immeubles et terrains demandent des délais de vente encore plus longs, surtout à cause des dispositions légales et notariales à prendre ;
- Les brevets se négocient en fonction de leur durée de protection ainsi que de leur valeur commerciale, ils sont rarement vendus.
Le goodwill (la plus-value de l’entreprise) est transformé en argent liquide seulement au moment de la vente de l’entreprise.
Les comptes passifs
Les comptes passifs sont répartis en deux catégories, les fonds étrangers (aussi appelés « dettes ») et les fonds propres.
Les fonds étrangers :
Les fonds étrangers, aussi appelés les dettes représentent l’ensemble de l’argent dû par l’entreprise à ses créanciers. On y retrouve les dettes envers des fournisseurs, des dettes liées aux assurances sociales, les emprunts bancaires ainsi que tous les autres emprunts.
Liste de comptes passifs – fonds étrangers (non exhaustive) :
- Créanciers (fournisseurs) ;
- Autres dettes (créanciers) ;
- Dettes bancaires ;
- Dettes envers les assurances sociales ;
- Comptes de régularisation (transitoires) ;
- Dettes hypothécaires ;
- Emprunts envers des tiers.
Les fonds propres :
Les fonds propres, également appelés les capitaux propres, représentent les apports personnels du chef d’entreprise ou des actionnaires ainsi que les réserves et les bénéfices. Pour le moment, nous n’utiliserons que le compte Capital. Néanmoins, les fonds propres contiennent également d’autres types de comptes si vous vous référez à notre plan comptable comptable, dans le chapitre idoine.
La valeur présentée dans le compte Capital révèle l’ensemble des apports du ou de la propriétaire au sein de l’entreprise.
Liste de comptes passifs – fonds propres (non exhaustive) :
- Capital ;
- Capital-actions (uniquement pour les SA) ;
- Privé (uniquement pour les indépendants) ;
- Réserves ;
- Bénéfice/Perte exercice ;
- Bénéfice/Perte reporté.
La classification des passifs :
Les passifs sont classés par ordre d’exigibilité, du plus exigible au moins exigible, c’est-à-dire du plus rapidement remboursable, dans des délais de remboursement de 10 à 30 jours jusqu’à des délais de plusieurs années pour des dettes hypothécaire.
Dans les fonds étrangers, se trouvent :
- Les créanciers (Les factures sont payables de 10 ou 30 jours) ;
- Les autres dettes (qu’il faut payer à échéance convenue, entre 30 et 60 jours) ;
- Les dettes envers les assurances sociales (payables généralement tous les trois mois) ;
- Les dettes bancaires (selon les conditions de la banque et selon la durée du prêt) ;
- Les dettes hypothécaires (à rembourser une fois par année) ;
- Les emprunts envers des tiers (sans délai de remboursement, par exemple avec la famille).
Dans les fonds propres, se trouvent :
- Le capital (remboursable au propriétaire en cas de vente de l’entreprise) ;
- Le compte privé ;
- Les réserves ;
- Le bénéfice/ la perte reporté ;
- Le bénéfice/ la perte de l’exercice.
La présentation du bilan
Le bilan est représenté sous la forme d’un T, avec les actifs du côté gauche et les passifs du côté droit. Il doit être daté et signé par le chef d’entreprise qui est responsable de la comptabilité de l’entreprise.
Dans l’exemple ci-dessus, l’ensemble des biens appartenant à l’entreprise (les actifs) se montent à 669’000 francs.
La provenance de ces fonds se justifie de la manière suivante ; elle possède des dettes d’un montant total de 499’800 francs, le reste correspondant à l’apport du propriétaire, 169’200 francs.
Il est impératif que la somme des comptes actifs soit égale à la somme des comptes passifs. Tous les montants doivent être justifiés.
Le bilan doit clairement indiquer les actifs circulants et les actifs immobilisés, ainsi que les fonds étrangers et les fonds propres. Les dispositions légales en matière de présentation du bilan sont régies par le code des obligations. (Bilan, structure minimale, Art. 959a CO).
La comptabilité d’une entreprise doit être conservée 10 ans et tenues à la disposition des autorités en cas de contrôle. (Durée de conservation, Art. 958f CO)
Le compte de résultat
Le compte de résultat (ou pertes et profits) est l’outil qui permet de connaître le résultat de d’une entreprise (bénéfice ou perte) en réunissant l’ensemble des produits (rentrées d’argent) et des charges (dépenses).
Disposition du compte de résultat
Le compte de résultat est représenté à gauche par les charges et à droite par les produits.
Les charges
Les charges représentent toutes les dépenses de l’entreprise liées à l’achat d’un service ou d’un bien de consommation. Les charges seront vues en détails dans les prochains chapitres.
Les produits
Les produits représentent l’ensemble du chiffre d’affaire de l’entreprise. On entend par chiffre d’affaire la totalité des recettes (ventes) enregistrées. Les produits seront vus en détails dans les prochains chapitres.
Bénéfice ou perte ?
Lorsque les produits sont plus élevés que les charges (plus de recettes que de dépenses), on parle de bénéfice. Le bénéfice se place du côté des charges afin d’équilibrer le compte de résultat.
A l’inverse, lorsque les produits sont inférieurs aux charges (moins de recettes que de dépenses), on parle d’une perte. Afin d’équilibrer le compte de résultat, la perte se placera du côté des produits.
Exemple d’un compte de résultat d’une entreprise qui réalise bénéfice :
Une entreprise vend pour CHF 150’000 et dépense pour CHF 108’000, il en résulte un bénéfice de CHF 42’000.
Exemple d’un compte de résultat d’une entreprise qui réalise une perte :
Une entreprise vend pour CHF 200’000 mais dépense pour CHF 220’000, elle aura une perte de CHF 20’000.
Les plans comptables
Les plans comptables pour la comptabilité suisse
Un plan comptable sert au classement des comptes utilisés en comptabilité. Chaque entreprise peut utiliser sa propre classification ou s’inspirer des plans comptables déjà existants. Le plus utilisé est le « plan comptable général PME (Walter Sterchi) » de l’USAM (Union suisse des arts et métiers). Il est utilisé comme référence par une majorité de petites et moyennes entreprises en Suisse.
Il n’existe donc pas un seul et unique plan comptable pour les entreprises suisses, mais bien plusieurs plans comptables, puisque chaque entreprise peut le modifier. Cependant, les plans comptables doivent tout de même répondre à certains critères légaux et liés à la pratique de la comptabilité suisse.
Il est obligatoire de tenir à jour son plan comptable qui doit permettre à toute personne extérieure à une entreprise d’en comprendre sa comptabilité.
Le plan comptable regroupe tous les comptes utilisés (Actifs, Passifs, Charges, Produits). Chaque compte possède son propre numéro à quatre chiffres qui permet une identification unique.
Chaque compte est classé par classe, puis par groupe principal de compte et pour finir par groupe de compte.
La classification des comptes
Les comptes sont répartis selon un code hiérarchique permettant de les classer de manière structurée et logique. La classification est alphanumérique (par numéro) et normalisée selon le plan comptable PME. Toutefois, chaque entreprise, en Suisse, est libre de créer son propre plan comptable ou d’adapter un plan comptable déjà existant.
Les codes de regroupement comprennent entre 1 et 3 chiffres, alors que les comptes commencent avec 4 chiffres, voir plus pour des sous comptes.
- 1 chiffre : 1 chiffre correspond à la classe principale des comptes
- 2 chiffres : 2 chiffres correspondent au groupe principal des comptes 3 chiffres
- 3 chiffres : 3 chiffres correspondent au groupe de compte
- 4 chiffres : 4 chiffres correspondent au compte
Exemple :
Le compte Caisse est le compte n°1000.
Numéro Appartenance Dénomination
1 Classe de comptes Actif
10 Groupe principal de comptes Actif circulant
100 Groupe de comptes Liquidité et titres
1000 Compte Caisse
Le compte Frais de voyage est le compte n°6640.
Numéro Appartenance Dénomination
6 Classe de comptes Charge d’exploitation
66 Groupe principal de comptes Charges de publicité
660 Groupe de comptes Frais de voyage et de représentation
6640 Compte Frais de voyage
Il existe 9 classes de comptes, répartis de la manière suivante :
Classe 1 Actifs
Classe 2 Passifs
Classe 3 Produits
Classe 4 Charges de marchandises
Classe 5 Charges du personnel
Classe 6 Autres charges d’exploitation
Classe 7 Charges/Produits annexes d’exploitation
Classe 8 Charges/Produits exceptionnels et hors exploitation
Classe 9 Comptes de clôture
Le plan comptable avec les comptes actifs
Les comptes actifs représentent ce que possède l’entreprise. On y trouve les valeurs financières (l’argent), les valeurs mobilières (le matériel physiquement présent dans l’entreprise), les valeurs immobilières (les bâtiments que l’on possède) et les valeurs incorporelles (les brevets, les licences, le goodwill).
Classification des actifs
Les actifs sont organisés en une seule classe qui sera ensuite divisée en différents groupes. Les actifs circulants sont regroupés dans la sous-catégorie de 10 à 13. Les actifs immobilisés sont regroupés dans les groupes suivants, de 14 à 18.
Le plan comptable avec les comptes passifs
Les comptes passifs représentent la provenance des fonds de l’entreprise. Les fonds étrangers regroupent toutes les dettes que l’entreprise a envers des créanciers. Les fonds propres regroupent toutes les valeurs provenant des investissements du propriétaire ou des actionnaires de l’entreprise. On y trouve également les réserves et le résultat de l’année (bénéfice ou perte).
Classification des passifs
Les actifs sont organisés en une seule classe qui sera ensuite divisée en différents groupes.
Les passifs sont classés en trois groupes, dont deux font partie des fonds étrangers : Les dettes à court terme sont classées des groupes de 20 à 23, les dettes à long terme du groupe 24 au groupe 27.
Les fonds propres sont eux classés dans les groupes 28 et 29.
