La clôture des comptes et le cycle comptable

La clôture des comptes et le cycle comptable

Le Grand Livre

Lorsque l’on comptabilise des opérations dans les comptes, une bonne approche consiste à identifier les comptes à disposition et indiquer sur ces comptes leur fonctionnement. Nous savons que les comptes actifs augmentent au débit et diminuent au crédit.

Nous pouvons donc indiquer pour tous les comptes actifs leur fonctionnement pour faciliter l’enregistrement de leurs mouvements. Ici, nous avons les comptes caisse, banque et véhicules qui sont tous trois des comptes actifs ; et nous avons une dette bancaire qui est un compte passif, car c’est une source d’argent, qui augmente au crédit et diminue au débit. Maintenant que nous avons vu comment les comptes fonctionnent, voyons maintenant trois exemples pour illustrer ces explications.

Dans notre premier exemple, il s’agit d’un retrait de CHF 500.- au distributeur de billets. La première étape consiste à repérer les comptes qui sont concernés par cette opération. Pour toute opération, il y a au moins deux comptes qui sont touchés. Une opération comptable comporte de l’argent qui provient d’un compte et qui va dans un autre compte. A chaque fois qu’on utilise de l’argent, il provient d’un endroit et est utilisé dans un but précis. Dans la première opération « retrait de 500.- au distributeur de billets », l’argent vient du compte bancaire et est transformé en argent liquide. Le compte banque va donc diminuer. Pour la première opération, nous enregistrons donc 500.- de moins à la banque et 500.- de plus à la caisse.

Voyons un deuxième exemple d’opération : l’achat d’un vélo pour 2’000.- Le montant est payé par virement bancaire. A nouveau, deux comptes vont être concernés par cette opération : l’argent provient du compte bancaire qui va donc diminuer, puisque c’est une sortie de fonds. Nous inscrivons cette sortie de fonds au crédit du compte bancaire, car la diminution d’un actif s’inscrit au crédit.

Vu que nous achetons un vélo et qu’il s’agit d’un véhicule, le compte véhicules va donc augmenter. Le compte véhicules est débité de 2’000.-, car toute augmentation d’actif s’inscrit au débit. Une opération comptable doit être équilibrée, c’est pourquoi il faut dans tous les cas débiter un compte et en créditer au moins un autre d’un montant identique.

Voici une troisième et dernière opération : nous empruntons 19’000.- auprès de notre banque. Le montant est perçu en liquide. Nous aurons une dette auprès de la banque, qui augmente donc de 19’000.-, et alimentons la caisse qui augmente d’un montant équivalent, soit 19’000.-

Nous connaissons désormais toutes les étapes qui permettent de comptabiliser une opération. La 1ere étape est de repérer quels sont les comptes concernés, la 2e étape est d’identifier si ces comptes augmentent ou diminuent, la 3e étape est de vérifier si on a bien débité un compte et crédité l’autre.

Toutes les comptabilisations d’opérations suivront la même procédure.

La clôture des comptes

Nous allons voir ensemble la clôture des comptes, qui intervient généralement en fin d’exercice comptable pour faire apparaître le résultat de l’entreprise, c’est-à-dire le bénéfice ou la perte réalisée durant l’année.

Pour clôturer les comptes d’une société, il s’agit tout d’abord d’identifier le compte capital. Nous ne l’utiliserons pas tout de suite, car avant de clôturer le compte capital, il faut dresser le compte de résultat et calculer le bénéfice ou la perte de l’exercice. C’est seulement après cela que nous revenons sur le compte capital pour y reporter le résultat et finalement le clôturer. Pour l’instant nous le laissons de côté et clôturons les autres comptes.

Pour la clôture des comptes, nous commençons dans cet exemple par clôturer le compte « autres dettes ». Nous prenons les montants au débit du compte. Ici, nous avons 50.- Si nous avions plusieurs montants, nous les aurions additionnés. Nous prenons ensuite le montant au crédit du compte, ici 3,000.- Pour clôturer le compte, nous déduisons le plus petit montant du plus grand, soit 2,950.- dans ce cas. Ce montant est le solde final ou solde pour balance du compte. Nous l’inscrivons dans la colonne où se trouvait le plus petit montant, ici dans la colonne débit où apparaissait le nombre 50. Ensuite, dans les totaux, nous additionnons tous les montants au débit et au crédit, y compris le solde final. Ces deux totaux doivent être identiques une fois que les comptes sont clôturés.

Nous effectuons la même opération pour les autres comptes.

Pour la banque, nous avons 13,000 – 120 soit un solde final de 12,880.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 13,000.-

Dans la caisse, nous avons 5,090 – 50 soit un solde final de 5,040.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 5,090.-

Pour les comptes de charges, la particularité est que nous ne parlons pas de solde final mais de virement à résultat (V/R). Le solde de ces comptes sera viré au compte de résultat et non pas au bilan. Il faut distinguer les comptes actifs et passifs et les comptes charges et produits.

Pour le compte électricité, nous avons 120 – 50 soit un V/R de 70.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 120.-

Pour le compte honoraires, nous avons 11,000 – 0 soit un V/R de 11,000.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 11,000.-

Pour le compte informatique, qui est un compte actif, nous avons 11,000 – 0 soit un solde final de 11,000.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 11,000.-

Pour le compte charges financières, qui est un compte de charges, nous avons 50 – 0 soit un V/R de 50.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 50.-

Pour le compte produits financiers, qui est un compte de produits, nous avons 90 – 0 soit un V/R de 90.- Nous additionnons les deux colonnes et obtenons deux totaux de 90.-

Une fois cette première étape de clôture des comptes effectuée, nous dressons le compte de résultat. Nous prenons tous les soldes V/R calculés précédemment et les virons au compte de résultat.

Les soldes se croisent lorsque l’on les vire d’un compte à l’autre. Si un V/R est indiqué au crédit d’un compte, il apparaîtra au débit dans le compte de résultat.

Par exemple, le solde du compte électricité étant au crédit du compte, il apparaîtra au débit dans le compte de résultat. Le solde du compte honoraires étant au débit du compte, il apparaîtra au crédit dans le compte de résultat. Nous faisons de même avec les comptes restants, charges financières et produits financiers.

L’étape suivante consiste à clôturer le compte de résultat. La procédure est la même que pour les autres comptes. Nous additionnons les montants de la colonne de gauche puis de droite. Nous soustrayons le plus gros et le plus petit montant, soit 11,090 – 120 donc 10,970.- que nous reportons dans la colonne du plus petit montant pour équilibrer le compte, ici au débit. Ce montant représente le résultat de l’exercice, en l’occurrence c’est un bénéfice.

Lorsqu’il y a plus de produits que de charges, nous appelons le résultat un bénéfice. Dans le cas où nous avons plus de charges que de produits, nous appelons le résultat une perte.

Nous additionnons ensuite les deux colonnes et obtenons le même résultat, soit 11,090.-

Ce bénéfice doit être viré au compte capital. Nous avons vu précédemment que les soldes se croisent lorsqu’ils sont virés. Il en va de même pour le virement du bénéfice. Etant donné qu’il est au débit du compte de résultat, nous le virons au crédit du compte capital. Nous inscrivons BN pour bénéfice net et 10,970.-

Nous clôturons enfin le compte capital en additionnant la colonne, auquel nous déduisons 0 puisque la colonne du débit est vide, ce qui donne un solde final de 25,970, et des totaux identiques de 25,970.-

A ce stade, tous les comptes sont clôturés donc nous pouvons établir le bilan de clôture.

Nous indiquons les rubriques du bilan, à savoir l’actif circulant, l’actif immobilisé, les fonds étrangers et les fonds propres.

Nous virons ensuite les soldes finaux des comptes actifs et passifs au bilan de clôture.

Les montants inscrits dans la colonne du crédit du compte se retrouvent dans la colonne au des actifs au bilan, et inversement. Les autres dettes sont inscrites dans les fonds étrangers, la banque dans l’actif circulant. Si le solde final de la banque était au débit dans la clôture du compte, nous l’aurions inscrit dans les fonds étrangers lors de l’établissement du bilan. La caisse est inscrite dans l’actif circulant, l’informatique dans l’actif immobilisé, et le capital dans les fonds propres.

Attention, quand nous virons les soldes finaux dans le bilan de clôture et les V/R dans le compte de résultat, il ne faut pas se tromper et ne pas virer les totaux des comptes dans les tableaux. Ces derniers ne servent qu’à vérifier que nos deux colonnes sont bien équilibrées mais ne servent pas à établir le compte de résultat ou le bilan de clôture.

La dernière étape est de vérifier si la clôture est correcte en additionnant tous les montants de l’actif du bilan, puis du passif, soit 28,920 de chaque côté. Si ce montant est bien identique, cela signifie que notre clôture est probablement juste.

La clôture du Compte Privé

La procédure de clôture des comptes avec ou sans le compte privé est presque identique. Il y a juste quelques étapes supplémentaires à respecter.

La première chose à faire est de repérer le compte capital pour ne pas le clôturer avant d’avoir effectué le compte de résultat. C’est exactement pareil pour le compte privé.

Ensuite, nous suivons la même procédure que pour la clôture des comptes. Nous voyons que les soldes des comptes apparaissent dans les comptes.

L’étape suivante consiste à dresser le compte de résultat à partir des V/R des comptes de gestion : électricité, honoraires, charges financiers et produits financiers.

Pour rappel, lorsque nous avons un V/R au crédit dans le compte, nous le reportons au débit dans le compte de résultat. Le solde du compte électricité étant au crédit, il apparaîtra au débit dans le compte de résultat dans les charges.

De même, le compte honoraires étant au débit du compte, il apparaîtra au crédit dans le compte de résultat. Nous faisons de même avec le reste des comptes, soit charges financiers et produits financiers.

Nous déterminons ensuite le bénéfice ou la perte dans le compte de résultat. Pour rappel, nous additionnons les montants de la colonne du débit puis du crédit et nous cherchons la différence entre les deux montants soit 11,090 – 120 donc 10,970.-. Vu qu’il y a plus de produits que de charges, le résultat est un bénéfice qui figure du côté des charges pour équilibrer les totaux.

Nous additionnons ensuite les deux colonnes et obtenons le même résultat de 11,090.-

Nous virons ensuite le bénéfice au compte privé. Les soldes se croisent lorsqu’on les vire, donc le bénéfice passe du débit du compte de résultat au crédit du compte privé. A l’inverse, si une perte avait été réalisée, elle aurait été présentée au crédit du compte de résultat. Nous l’aurions alors virée au débit du compte privé.

Nous indiquons donc BN pour bénéfice net dans le crédit du compte privé, soit 10,820.-

Nous clôturons le compte privé selon la même procédure que pour les autres comptes, et obtenons un solde final abrégé VF pour variation de fortune de 10,880.- Nous calculons nos deux totaux et vérifions qu’ils sont identiques.

Nous reportons la variation de fortune au compte capital. Comme la variation de fortune apparaît au débit du compte privé, nous reportons son montant au crédit du compte capital. Nous clôturons le compte capital avec un solde final de 25,880.- et vérifions l’égalité de nos totaux.

Nous finissons par dresser le bilan de clôture à partir des soldes finaux des comptes actifs et passifs. Nous préparons les rubriques du bilan : actif circulant, actif immobilisé, fonds étrangers et fonds propres.

Comme d’habitude, nous transférons nos soldes finaux de façon croisée : autres dettes dans les fonds étrangers, banque et caisse dans l’actif circulant, informatique dans l’actif immobilisé et capital dans les fonds propres. Nous additionnons tous les actifs et les passifs pour vérifier que le bilan est équilibré. Nous obtenons des totaux identiques. Notre bilan a donc de bonnes chances d’être correct.

Nous remarquons que le compte privé n’apparaît pas au bilan de clôture. C’est normal, car le compte privé a été soldé, puisque la variation de fortune a été virée dans le compte capital. Il n’y a donc plus de solde à reporter depuis le compte privé.

La clôture du compte privé avec comparaison

Il existe deux façons de procéder pour clôturer les comptes d’une raison individuelle qui inclut le compte privé. La première façon est de ne pas prendre en compte un salaire ni un intérêt sur le capital investi par le ou la propriétaire. La deuxième façon est de justement prendre en compte un salaire et ou un intérêt sur le capital investi.

Comparons les deux méthodes. Dans la partie gauche de l’écran, nous ne tiendrons pas compte du salaire ni de l’intérêt sur le capital. Dans la partie droite de l’écran, nous tenons comptes de 22,000.- de salaire pour le ou la propriétaire et de 4,000.- d’intérêt sur le capital.

Quand nous tenons compte d’un salaire et d’un intérêt sur le capital, nous devons les comptabiliser dans les comptes. Le salaire de 22,000.- s’inscrit au débit dans le compte salaire et est crédité dans le compte privé. L’intérêt sur le capital de 4,000.- est débité du compte charges financières et crédité sur le compte privé.

Ensuite, nous clôturons les différents comptes et dressons le compte de résultat selon les deux situations.

Nous observons une différence dans le compte de résultat puisque dans la situation de gauche nous n’avons pas comptabilisé le salaire donc la rubrique salaires est à 25,000.- alors que dans celle de droite nous l’avons comptée pour un montant de charge salariale de 47,000.- Nous retrouvons cette spécificité sur la ligne produits financiers.

Nous calculons ensuite le bénéfice. A gauche, nous n’avons pas comptabilisé de salaire ni d’intérêts-charges, soit un bénéfice de 81,000.- et des totaux à 154,000.- A droite, nous avons comptabilisé le salaire et les charges financières, soit un bénéfice moins important de 55,000.- et des totaux à 154,000.- Dans ce cas, notre bénéfice est moindre puisque nous avons comptabilisé le salaire et les intérêts sur le capital.

Voyons maintenant si bénéfice moindre signifie un résultat différent.

Nous continuons la clôture des comptes. Nous virons le bénéfice au compte privé, 81,000.- sur le premier exemple, et clôturons ce dernier en déterminant la variation de fortune, qui est de 59,000.- Nos totaux sont égaux à 81,000.- La variation de fortune est virée sur le compte capital. Nous le clôturons avec un solde final de 159,000.- et des totaux identiques.

Nous effectuons la même démarche sur le 2e exemple. Nous virons notre bénéfice de 55,000.- et obtenons une variation de fortune de 59,000.- Nous pouvons remarquer que dans les deux cas, la variation de fortune et les totaux sont identiques. En virant la variation de fortune sur le compte capital, nous obtenons un solde final de 159,000.- et des totaux identiques.

Nous voyons alors que le solde final est identique, quelle que soit l’approche choisie.

En effet, dans la première approche, c’est-à-dire sans salaire ni intérêt sur le capital, nous obtenons un bénéfice plus important mais le propriétaire ne perçoit ni salaire ni intérêt sur le capital.

Dans la seconde approche, nous remarquons que le bénéfice est moindre mais nous comptabilisons le salaire et l’intérêt sur le capital qui compensent. Aussi, le revenu global du propriétaire est le même dans les situations, soit 81,000.- La seule différence réside en la façon dont le revenu est composé.

D’un point de vue comptable, il est préférable d’utiliser la seconde approche, soit comptabiliser le salaire et l’intérêt sur le capital puisque le bénéfice obtenu est plus proche de la réalité que dans la première approche. Le travail du ou de la propriétaire ainsi que son investissement dans l’entreprise doivent être rémunérés.

Clôture des comptes avec marchandises

Nous allons voir la procédure de clôture avec les comptes de marchandises. Le compte de résultat est désormais composé de deux degrés.

Comme nous l’avons vu précédemment, la première étape consiste à identifier les comptes capital et privé afin de ne pas les clôturer tout de suite. La deuxième étape est de clôturer tous les autres comptes en faisant attention à bien distinguer les comptes actifs et passifs pour lesquels on notera SF pour “solde final” et les charges et produits pour lesquels on notera V/R pour “viré au résultat”.

Nous avons effectué la clôture des comptes.

Le 1er degré du compte de résultat concerne la gestion des marchandises. Nous dressons donc le 1er degré du compte de résultat avec les comptes de charges et produits en lien avec l’achat et la vente de marchandises. Nous repérons les comptes en question.

Vous pouvez retrouver la liste des comptes concernés dans la partie théorique. Nous utilisons toujours la même procédure : lorsqu’un V/R est au crédit d’un compte, nous l’inscrivons au débit dans le compte de résultat, et inversement. Nous effectuons les virements des comptes et obtenons le compte de résultat 1er degré.

Nous devons ensuite déterminer le solde de ce compte de résultat au 1er degré, que nous appelons la marge brute. La procédure est la même que pour toute clôture de compte : nous calculons la différence entre les produits et les charges du 1er degré, et obtenons ici une marge brute de 6,900 – 1,600 soit 5,300.-. Nous inscrivons la marge brute dans la colonne qui comportait la plus faible somme de sorte à balancer les totaux. Nous vérifions que nos totaux sont identiques pour que le compte soit bien équilibré.

Nous reportons ensuite la marge brute dans le 2ème degré du compte de résultat, toujours de façon croisée. Donc dans le crédit du compte dans le cas présent. Dans le compte de résultat 2e degré, nous retrouvons tous les autres charges et produits d’exploitation. Il s’agit ici des ACE et des produits financiers. Nous reportons les V/R dans le compte de résultats 2e degré, toujours en les croisant.

Nous le clôturons avec le même calcul que pour le 1er degré, pour définir le bénéfice ou la perte. Si nous avons plus de produits que de charges, il s’agit alors d’un bénéfice. Si c’était l’inverse, il s’agirait d’une perte. Dans le cas présent, nous avons plus de produits que de charges, donc nous obtenons un bénéfice.

Nous additionnons une colonne puis l’autre, déduisons le plus faible montant du plus élevé, ce qui donne 5,400 – 500, soit 4,900.-, que nous reportons dans la colonne possédant le plus faible montant. Nous vérifions que nos totaux soient bien identiques et que le compte est équilibré.

Nous libérons le compte capital et le compte privé laissés de côté. Nous transférons le montant du bénéfice au profit du compte privé, toujours de manière croisée, c’est-à-dire du débit du compte de résultat au crédit du compte privé. En cas de perte, nous aurions fait l’inverse. Nous clôturons le compte privé selon la même approche, en soustrayant le montant le plus petit au montant le plus important, ce qui nous donne 4,850.- de variation de fortune. Nous vérifions que nos totaux sont identiques.

Nous virons ensuite la variation de fortune sur le compte capital, toujours de manière croisée. Du débit du compte privé, nous transférons la variation de fortune au crédit du compte capital. Nous clôturons le compte capital en additionnant notre colonne, ce qui donne un solde final de 17,850.-

Nous dressons finalement un bilan de clôture en virant les comptes actifs et passifs, en diagonale, mais sans transférer le compte privé puisque nous avons déjà transféré la variation de fortune sur le compte capital. Attention de bien vérifier si le compte est en actif ou en passif lors des croisements au niveau des virements de soldes. Nous vérifions que le bilan de clôture est correct en comparant le total de l’actif et du passif, qui sont tous deux de 18,500.- dans le cet exemple.

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