Habitude n°8 pour une gestion efficace de ses activités : simplifier !

Habitude n°8 pour une gestion efficace de ses activités : simplifier !

Il est très courant d’utiliser une liste contextuelle pour consigner les différentes tâches à faire pour la journée ou pour la semaine. Parfois on opte pour un listing long et écrasant qui décourage d’y travailler assidûment. Il vaut mieux opter pour la simplicité.

La liste doit être simple pour être facile à exploiter. Elle doit se focaliser sur l’essentiel pour éviter la complexité de la planification et de l’organisation des tâches. D’ailleurs, une longue liste de choses à faire entrave la productivité et le rendement, car il n’y a pas une gestion par tâche prioritaire et la liste devient trop longue et trop chargée. Il devient donc urgent de minimiser ses objectifs et de concentrer ses tâches sur l’essentiel. Il est temps de corser les choses et de débuter un processus d’élimination en toute urgence !

Pour les apprenants-es qui nous lisent et qui suivent notre formation en comptabilité ou pour toute autre personne qui suit un cours de comptabilité dans une autre école ou tout autre type de formation professionnelle qui mène à un diplôme, il est primordial de se concentrer sur l’essentiel.

Généralement, les personnes adultes en formation doivent assumer des obligations professionnelles et familiales en plus de la gestion de leur formation et de l’apprentissage des cours. Il est dès lors d’autant plus pertinent pour vous de suivre ces conseils.

Que vous soyez inscrits à un cursus d’études ou pas, il est essentiel de dresser un listing basé sur trois éléments essentiels à faire dans la journée et complété par quelques tâches de moindre importance, mais qui ne consomment pas beaucoup de temps.

Une telle démarche permet de consacrer plus de temps aux choses primordiales. Quant à l’usage du calendrier ou de l’agenda, il ne sert plus comme étant un outil de gestion du temps, mais un élément de rappel des principaux rendez-vous et échéances.

Ci-après les étapes les plus importantes à suivre pour simplifier sa liste des tâches et se simplifier la vie :

Elimination de l’inutile

Il suffit de consacrer quelques minutes à la révision des tâches et des missions à entreprendre en vue de les simplifier au maximum. C’est une opération qui consiste à réduire les tâches à réaliser au minimum nécessaire. Pour bien procéder et réussir ce défi, il faut supprimer les tâches obsolètes et déléguer celles qui sont possibles de transférer. Le reste sera traité.

Focus sur l’essentiel

Pour déterminer les choses essentielles à faire, il faut d’abord définir avec précision le principal objectif à concrétiser d’où découlent des objectifs secondaires. Il est primordial de focaliser tous ses efforts sur un objectif unique ou au maximum trois à réaliser à la fois. Il faut juste éviter de se fixer une dizaine d’objectifs qui seront impossibles à réaliser en même temps. Pour les tâches même les plus insignifiantes, elles doivent être toujours reliées au principal objectif, autrement il faut s’en passer.

Simplification des engagements

Entreprendre plusieurs missions ou projets à la fois ne mène absolument à rien, car il est impossible pour quiconque de tout faire. Il est très important de valoriser son temps et d’être honnête au lieu de répondre avec l’affirmative à chaque requête. Il faut savoir répondre non, lorsqu’il n’est pas possible de prendre une tâche additionnelle et d’annuler quelques engagements encombrants pour ne garder que les plus satisfaisants et les plus enrichissants.

Gestion des flux d’informations

On peut disposer d’une quantité impressionnante d’informations mais dont une grande part est inutile. Il vaut mieux se débarrasser du superflu des données accessibles depuis Internet, les magazines, les journaux, etc.  Il vaut mieux éliminer les informations qui n’apportent aucune plus-value pour ne garder que l’utile. En d’autres termes il faut gérer ses flux d’informations pour se simplifier la vie. Eliminez par exemple les messages électroniques dans votre boîte email qui proviennent de sources caduques et plus désirables.

Prévision d’une revue hebdomadaire

Pour une personne qui laisse s’entasser les différentes tâches hebdomadaires, elle aura intérêt à se consacrer quelques minutes chaque semaine pour supprimer tout ce qui est inutile, dépassé ou peu important. Le but est de ne pas faire un long listing, mais d’avoir une liste synthétique et pertinente qui aide à la productivité. Alors focus sur ce qui compte et halte au superflu !

Définition des grandes étapes

Il est très important de procéder chaque semaine à une revue hebdomadaire qui sert à faire le tri des tâches et missions mais aussi à souligner les tâches les plus importantes à accomplir. De telles tâches sont dites les grosses pierres (grandes étapes, appelé milestones en anglais). Elles doivent avoir une place prioritaire dans son agenda et c’est la première chose à faire de la journée et il faut s’en acquitter le plus tôt possible.

Valorisation de la qualité sur la quantité

La valorisation des tâches est très importante. On peut apprécier la quantité de travail réalisée par une personne, mais on apprécie plus un travail de grande qualité. En effet, s’atteler à la concrétisation de quelques tâches avec engagement et dévouement se révèle parfois plus rentable et valorisant sur le long terme.

Il vaut mieux se focaliser sur les choses les plus importantes, susceptibles de permettre d’atteindre des objectifs sur le long terme et donner satisfaction. Généralement de telles tâches sont les grosses pierres de sa « to do list ».

Détermination des tâches les plus importantes

En vue de bien planifier sa journée, il serait pertinent de noter trois tâches les plus importantes sur un bloc-notes, une feuille de papier ou tout autre support. Une fois que cela est fait, il faut s’y atteler en premier afin de les terminer avant de passer à autre chose. Ces tâches les plus importantes (TPI) constituent les grosses pierres de la semaine, elles sont donc prioritaires.

Traitement des tâches de moindre importance

Après avoir déterminé les choses les plus importantes à faire, il faut penser à noter aussi les tâches de moindre importance à réaliser ultérieurement. Il n’y a aucune urgence à les traiter, il suffit de leur réserver une demi-heure en fin de journée pour les réaliser après avoir terminé les tâches les plus importantes. De telles missions peuvent prendre différentes formes comme des appels téléphoniques, du courrier à rédiger, de la paperasse à traiter, etc.

Ce sont des tâches à faire rapidement et qui ne constituent aucune urgence. C’est pour cette raison qu’il convient de les traiter en fin de journée, ceci limite les interruptions.

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