Habitude n°6 pour une gestion efficace de ses activités : organiser !

Habitude n°6 pour une gestion efficace de ses activités : organiser !

ZTD 6ème Habitude : Organiser

L’organisation est le fait que chaque chose trouve sa place. C’est aussi une habitude à développer pour se faciliter la vie. En effet, lorsque les documents et les papiers sont dispersés un peu partout sur le bureau, les clés sont jetées n’importe où, etc, on perd un temps fou à les retrouver en cas de besoin.

Et ceci s’applique à toute chose dans la vie, comme par exemple pour une formation professionnelle menant à un diplôme ou un cours de perfectionnement, pour la gestion de sa comptabilité privée (paiement des factures, gestion administrative, courriers à envoyer, etc.), pour évoluer dans sa carrière, trouver un emploi, mieux utiliser son temps pour sa famille et ses loisirs, etc.

Pour les lecteurs qui suivent notre cours de comptabilité, il est particulièrement important d’avoir une rigueur dans l’exécution et l’organisation des tâches. Une bonne gestion comptable demande cela et il est naturellement positif d’apprendre cela pendant sa formation en comptabilité. Par ailleurs, certains-es enseignants-es en comptabilité pensent que la comptabilité générale, c’est quelque part du rangement ou du classement d’informations financière et de factures.

Pour être organisé il faut que chaque chose trouve sa place naturelle, astuce qui convient d’apprendre aux enfants dès leur jeune âge. Mais comment procéder? Découvrons ensemble cette méthode qui vous rendra plus efficace pour vous offrir plus de temps pour vous et les vôtres.

Mettre en place un système de rangement

Que ce soit pour les documents privés ou professionnels, il est hautement recommandé de les placer dans l’une des boîtes de réception en vue de les traiter. Dans le cas où le traitement ne prend que deux minutes, il vaut mieux ne pas tarder et passer rapidement à l’action. Mais dans le cas contraire, il est possible de placer cette tâche dans la liste des choses à faire pour l’exécuter ultérieurement, sinon il existe aussi la possibilité de la déléguer, la classer ou la supprimer.

Ranger chaque chose à sa place

Le rangement doit être une habitude à intégrer dans sa vie de tous les jours. Alors au moment de jeter un objet sur la table, le canapé ou le lit, il vaut mieux prendre le temps de réfléchir si c’est réellement sa place. Si la réponse est négative, il faut le placer au lieu adéquat. Dans le cas où l’objet n’a pas forcément une place qui lui est assignée, la meilleure chose est d’en créer une. Il est impératif de tout ranger, que ce soit les clés, le linge sale, la vaisselle, ses livres, ses manuels de cours, ou autres.

Adopter la simplicité dans le classement

Avoir des papiers et des documents empilés n’aide sûrement pas. Il convient de prendre l’habitude de les classer en vue de les traiter. Pour gagner en efficacité, il serait judicieux d’adopter une méthode de classement facile et simple.

Pourquoi se compliquer la vie? L’un des systèmes les plus populaires et efficaces est le classement alphabétique, qu’il suffit d’employer. Il faut penser aussi à disposer régulièrement de fichiers vierges pour les utiliser en cas de besoin notamment pour la création de nouveaux fichiers. Le plus important est de ne jamais avoir un dossier marqué « divers », car il incite à la procrastination.

Ranger sur le champ

L’ennemi numéro 1 de l’organisation est le report du rangement. A ce propos dès qu’on commence à laisser aller les petites choses, en fin de journée on se trouve avec un amoncèlement de documents et d’affaires personnelles. Il vaut mieux s’atteler à la tâche et de ranger immédiatement!

Adopter le rangement comme habitude

Le rangement ne s’improvise pas. C’est une habitude qui doit être instaurée et intégrée à son quotidien pour devenir un mécanisme normal et automatique. Pour une personne désorganisée, il lui faudra du temps les premiers jours pour passer de l’oubli et la procrastination au rangement systématique de ses affaires et papiers.

Pour adopter une telle habitude, il faut s’y appliquer pendant environ un mois en veillant au quotidien à tout ranger. Chaque chose doit retrouver la place qui lui est indiquée sans jamais faillir. Avec le temps et quelques efforts, cette habitude deviendra systématique.

Etre vigilant aux transitions

Faire la transition entre quelque chose d’achevé et une autre à commencer doit être accompagné de l’action du rangement. En effet, en terminant une tâche, il faut avoir l’habitude de ranger tout ce qui est en rapport avec cette tâche avant de passer à une nouvelle occupation.

D’habitude, au moment de la transition, notre esprit est beaucoup plus préoccupé par la tâche suivante que par le rangement. Cependant, il faut instaurer l’habitude de tout mettre en place avant de commencer la nouvelle occupation.

Assurer le rangement et la propreté des surfaces planes

Le plus souvent, on jette différentes choses sur la table, la commode, le bureau ou toute autre surface plane. C’est un automatisme adopté par la majorité des gens. Néanmoins, il faut se reprendre et mettre chaque chose à sa place. Il importe de persévérer pour garder les surfaces planes propres et bien rangées.

Mettre des étiquettes

Les étiquettes constituent les meilleures alliées de l’organisation et du rangement. Il est très important d’avoir toujours à sa portée des étiquettes vierges qui servent à indiquer les intitulés des différents dossiers.

Procéder à une évaluation

Tout système mis en place doit faire l’objet d’une évaluation périodique afin de juger de son bon fonctionnement et repérer les dysfonctionnements à redresser. Parfois, on a tendance à ranger quelque chose dans une pièce alors qu’on a l’habitude de l’utiliser dans une autre pièce.

Dans ce cas, il faut revoir son système de rangement. Il est possible qu’un objet soit utilisé dans trois pièces différentes, alors pour gagner en efficacité et éviter les pertes de temps il serait plus judicieux de prévoir trois exemplaires à placer dans les différents espaces. Il en faut pas hésiter à revoir l’organisation d’une étagère ou d’un placard, etc.

Autrement dit, il est très important de procéder à une inspection afin de revoir le système de rangement adopté. Il serait tout aussi intéressant de réfléchir au temps et à l’argent économisés en adoptant l’habitude de tout ranger.

Cette logistique personnelle vous fera gagner du temps et de l’énergie une fois que le système de rangement sera mis en place et rôdé. Plutôt que de passer votre temps à rechercher des objets, vous consacrez ce précieux temps et effort dans des activités qui vous apporteront des résultats ou du bien-être.

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