Habitude n°4 pour bien gérer ses activités : passer à l’action

Habitude n°4 pour bien gérer ses activités : passer à l’action

ZTD 4ème habitude: Passez à l’action!

Dans le cadre de la méthode ZTD (zen to done), l’action est l’une des habitudes majeures à développer. En effet, la méthode Zen To Done incite à l’action comme moteur de productivité et non pas à la passivité qui caractérise les autres systèmes. Il est primordial de s’atteler au travail pour exécuter sans délai les différentes tâches de la journée avec une bonne gestion des activités.

Cette approche est valable pour gérer sa carrière, trouver un emploi, gérer ses activités privées, suivre une formation pour obtenir un diplôme professionnel ou participer à un cours pour ses loisirs, faire la gestion de sa comptabilité (paiement des factures, administration diverses, envoi de lettres), etc.

La méthode ZTD se distingue donc par le passage à l’action et la réalisation des différentes tâches en se concentrant sur une seule tâche à la fois. A ce propos, il est très important de ne pas essayer de tout faire en même temps, car le travail en bloc sera improductif.

Il faut aussi veiller à la continuité de l’effort et éviter toutes les distractions pouvant surgir et interrompre le travail à l’instar des appels téléphoniques, la consultation de la messagerie, les discussions interminables, etc. Le mieux à faire est de se focaliser sur une tâche pour l’exécuter avec efficacité et pertinence, avant de passer à la suivante et continuer ainsi jusqu’à l’achèvement de la liste des missions à faire.

Pour bien atteindre ces objectifs voici la procédure à suivre:

-Choix d’une grosse pierre

Dans la méthode ZTD une grosse pierre (milestone en anglais) désigne une tâche d’importance majeure, sur laquelle il faut se focaliser. Il est primordial de s’y concentrer et de se mettre au travail sans délai afin de l’accomplir en premier. Il est possible de mettre une limite temporelle en travaillant par plage horaire de 30 minutes par exemple afin de terminer rapidement la tâche.

-Concentration comme mot-clé

Pour bien faire le travail, il convient de lui accorder toute l’attention nécessaire et s’y concentrer jusqu’au bout. C’est pour cette raison, qu’il vaut mieux éliminer toute distraction comme surfer sur l’Internet, le téléphone, etc. il ne faut surtout pas interrompre le travail et perdre son temps dans des choses futiles.

-Finalisation des tâches

Pour pouvoir finaliser ses tâches et ses missions, il faut y consacrer du temps. Il est primordial de rester concentré et de consacrer un maximum de temps au travail à faire pour le terminer avant de passer à autre chose. Il est possible d’utiliser un timer (un sablier électronique ou un chronomètre) pour contrôler le temps de travail mais il faut surtout éviter les différentes distractions.

-Gestion des interruptions

Des interruptions de tous genres peuvent surgir à tout moment et il faut savoir les gérer. Si c’est le cas, il convient d’en prendre une note avant de reprendre le travail en cours. Il faut éviter impérativement de se disperser ou de se laisser distraire, comme il faut éviter de tomber dans le piège du multitâche pour compenser le temps perdu.

-Résistance à toute tentation

Se laisser tenter est très aisé, mais avec la méthode ZTD, on apprend aussi l’implication et l’assiduité. Il vaut mieux résister à toutes les tentations et toutes les distractions susceptibles de surgir. Il faut rester concentré et ne pas interrompre la tâche en cours pour en finir rapidement. La discipline fait partie du jeu, cela entre en compte pour réussir à bien s’organiser.

-Gestion des imprévus

Evidemment, dans la vie de tous les jours, il y a des imprévus et des situations urgentes qui surviennent. Dans ce cas, il devient impossible de continuer son travail comme convenu. Il faut savoir gérer la situation en notant l’avancement de la tâche et en rangeant tous les documents relatifs à cette tâche pour la terminer dès que possible. Une telle démarche facilite la reprise une fois l’urgence est passée.

-Relaxation le temps d’une pause

On est avant tout des humains et il est impossible de rester coincé toute la journée à exécuter les différentes tâches. Il faut penser à prendre des pauses ponctuelles pour se détendre et respirer un bon coup avant de reprendre. C’est un moyen efficace pour recharger ses batteries et régénérer son énergie.

-S’autoriser des félicitations

Il ne faut pas négliger de se féliciter et se récompenser sur le travail effectué et les tâches achevées. Il est possible de prendre une pause de dix minutes, d’écouter un peu de musique, de jeter un coup d’oeil à ses emails ou messages sur Facebook ou autres. La récompense permet de garder le punch et de se motiver avant de passer à l’action suivante. Il faut éviter toutefois qu’on y perde beaucoup de temps car il reste les autres tâches à faire.

-Résolution des difficultés en relation avec la réalisation des tâches

Il n’est pas toujours aisé d’adopter des habitudes et de s’y tenir. Certaines résistances émanant de la personnalité de l’individu peuvent entraver la réalisation des différentes tâches. Dans ce cas, il convient de se motiver en limitant le volume du travail à cinq minutes seulement et faire tout son possible pour se focaliser sur la tâche pendant ce laps de temps. La limitation du temps rend le travail plus abordable et moins intimidant. C’est l’une des options pour résoudre les difficultés en rapport avec la réalisation des tâches.

-Exécution immédiate de la tâche

Le premier blocage qu’on peut rencontrer est de retarder ou de reporter le début de l’action. Il faut savoir qu’une fois le travail est commencé, il est plus aisé de le terminer. Une course d’un mile commence avec un petit pas. Le reste suivra naturellement!

Lorsqu’on rebute à commencer les tâches de la journée, il faut se rappeler cette image. Il ne faut pas regarder l’énormité du travail à effectuer dans la journée, mais seulement commencer la première tâche. On voit là l’intérêt aussi de décomposer le travail en étapes (grosses pierres) et sous-étapes (petites pierres).

-Système de récompense

Mettre en place un système de récompense peut grandement aider. En effet, au lieu de regarder toutes les deux minutes sa boîte mail, on peut se fixer une telle chose en tant que récompense après la finalisation de la première tâche. Une fois que c’est fait, on prend 10 minutes pour la consultation de ses messages et courriers électroniques. Il est possible aussi de recourir à un timer : toutes les 25 minutes de travail par exemple on s’accorde 5 minutes de pause. Une fois que la pause est terminée on reprogramme le timer pour 25 nouvelles minutes de travail.

Pour des activités d’apprentissages par exemple, il est préférable d’apprendre par tranches de 25 minutes, puis de s’accorder un courte pause et reprendre si possible une activité d’apprentissage différente. Le processus de mémorisation sera plus efficace de cette façon.

-Enthousiasme dans l’exécution des tâches

Même si le travail peut être fastidieux, il faut l’entreprendre avec enthousiasme et entrain. Plus on est enthousiaste, plus on est appliqué et plus on passe aisément à l’action. Il est très important de dénicher un élément qui déclenche cet intérêt ou enthousiasme.

Par exemple on peut penser que la réalisation d’une telle tâche sera source de revenus, de bien-être, de sentiment de réalisation, de nouvelles opportunités, etc. Dans le cas où on ne trouve pas de motivation à la réalisation d’une tâche, on peut évaluer son importance, si c’est le cas on s’y lance mais dans le cas opposé, il vaut mieux la reporter, la déléguer ou la supprimer tout simplement.

-Focalisation sur les côtés positifs et non négatifs

Il est n’est guère sain de n’observer que l’ampleur de la tâche à effectuer, car cette négativité constitue une entrave psychologique à l’action. Il serait plus pertinent de voir le bon côté des choses. Par exemple on peut évoquer tous les bienfaits liés au travail, l’opportunité offerte grâce à cette tâche, les aspects positifs qui lui sont associés (augmentation des revenus, avancement professionnel, satisfaction personnelle, etc.). Il faut rester enthousiaste et motivé, et surtout se focaliser sur les choses positives plutôt que les points négatifs pour être enclin à passer à l’action.

-Engagement

Lorsqu’on manque de motivation, il faut puiser dans ses potentialités personnelles et son engagement pour pouvoir avancer. Ainsi, on peut s’engager devant ses collègues, sa famille, ses amis ou autres pour rester concentré et motivé. En rendant son engagement public, on est obligé de s’y atteler. Alors, parlez de vos projets autour de vous pour vous sentir soutenu dans votre démarche !

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