Habitude n°3 pour une gestion efficace de vos activités: planifier !

Habitude n°3 pour une gestion efficace de vos activités: planifier !

ZTD 3ème habitude: Planifier

Chacun dispose d’un certain nombre de tâches et de missions à effectuer au quotidien mais aussi de façon hebdomadaire, mensuelle, etc. Généralement, cette « to do list » (liste de tâches à effectuer) génère des décisions à prendre, entrant dans le cadre du workflow (flux d’activités).

Pour une bonne gestion de vos activités, c’est-à-dire pour gagner en pertinence et en efficacité, il faut savoir gérer ce flux de travail. La méthode Zen To Done offre une solution à ces problématiques. Que vous soyez à la recherche d’un emploi, que vous suiviez une formation pour obtenir un diplôme, que vous envisagiez de commencer un cours, que vous cherchiez un moyen pour gérer votre comptabilité privée (factures, paiements, gestion administrative) ou pour mieux gérer votre quotidien, les conseils suivants vous seront utiles.

Une planification permet de tout mettre en ordre pour une journée ou une semaine plus organisée et plus efficace. Tout planifier évite surtout de changer de programme à chaque instant et de perdre un temps inestimable.

C’est aussi un moyen pour avoir les idées claires et se focaliser sur la réalisation de chaque tâche afin de l’accomplir de la meilleure façon possible. La journée est sous contrôle avec des priorités bien définies qui ne laissent pas lieu à la paresse.

Evidemment, ce qui fonctionne pour une personne, ne fonctionne pas nécessairement pour une autre. Et dans ce cas chacun peut trouver la méthode qui lui convient le mieux, surtout dans le cas où une personne a du mal à adopter un système organisé et structuré.

Il peut dans ce cas juste se référer au système appelé « Getting Thing Done » (faire les choses jusqu’au bout) qui n’adopte pas la planification comme principe, mais qui s’oriente vers le fait que les tâches soient exécutées au fil de l’eau. L’essentiel est d’exécuter ses tâches et que tout le travail soit fait.

Pour le workflow (flux des tâches) à suivre dans le cadre de ZTD, il dépend des besoins et des attentes de chacun, mais globalement il est possible de suivre un certain système qui peut s’avérer très efficace.

Il s’agit en fait de prévoir de façon hebdomadaire les plus importants axes, appelés également les grosses pierres qui définissent le programme de la semaine et qui figureront dans l’agenda. Par la suite, il faut établir une liste de 1 à 3 tâches à réaliser au quotidien et qui sont d’une grande importance.

Ces tâches sont prioritaires et il faut les traiter en premier avant de passer à autre chose. C’est l’une des habitudes les plus faciles à mettre en application dans le cadre de la méthode ZTD mais qui est des plus importantes aussi. En effet, une telle habitude souligne la ligne directrice de la journée et de la semaine et permet de se concentrer sur les éléments les plus importants au lieu d’établir une montagne de tâches qui ne peuvent pas être réalisées.

Cette habitude donne la priorité aux tâches les plus importantes avant de procéder au traitement des autres tâches de moindre importance. La réalisation des grosses pierres (milestones) permet d’en tirer un certain sentiment d’accomplissement et de fierté aussi, chose qui assure le maintien de l’effort dans la durée et la persévérance sur cette lancée.

Le but est d’obtenir satisfaction en fin de journée, car parfois on fait beaucoup de choses mais le soir venu, on n’en retire pas ce plaisir d’accomplissement. Surtout si les choses les plus importantes n’ont pas été réalisées ou pas de façon idéale. Ci-après quelques astuces à mettre en pratique pour bien adopter cette habitude :

-Définir les grosses pierres

Il est très important de prendre un peu de temps en début de semaine pour dresser une liste de tâches à accomplir au cours de ladite semaine. Il ne s’agit pas de détailler tout point par point, mais de poser les grosses pierres de l’agenda hebdomadaire.

Pour les missions de moindre importance, elles peuvent compléter le planning de la semaine. Une telle démarche permet de se focaliser sur les choses les plus importantes et de leur accorder le temps nécessaire pour leur réalisation dans les meilleures conditions possibles.

C’est un moyen efficace pour éviter de travailler sur plusieurs tâches de moindre importance, qui ne constituent que le gravier et qui grignoteront le plus gros de son temps. Il est donc primordial de définir (au début) au maximum entre 4 à 6 grosses pierres à réaliser au cours de la semaine et avec la pratique il est possible d’agrandir un peu plus cette liste.

-Bien planifier ses tâches

Après la détermination des tâches et missions les plus imminentes ou les grosses pierres de la semaine, il faut consacrer un peu de temps pour les planifier ou les programmer dans son agenda en veillant à ne faire qu’une ou deux activités dans une journée pour éviter le surbooking.

Il convient de leur consacrer une plage horaire bien définie de une à deux heures, de préférence dans la matinée. Une fois qu’on a terminé la planification des grosses pierres, il est temps de se pencher sur les autres tâches.

-Prévoir les tâches les plus importantes

Pour une organisation idéale, il est pertinent de se réserver un moment le matin pour décider des tâches les plus importantes à exécuter dans la journée. On peut les définir comme les grosses pierres du jour. Il est possible d’opter pour deux à trois, pas plus, qui viennent s’ajouter à une grosse pierre.

-Passer à l’action

Après la phase de la planification des grosses pierres, de même que les tâches les plus importantes, il faut passer à l’action. Il vaut mieux commencer sa journée en s’attelant à la réalisation des grosses pierres. Pour réussir une telle mission, il convient de s’éloigner de toute source de distraction et rester focalisé à 100% jusqu’à leur achèvement. Une fois ces tâches accomplies avec succès, il ne faut pas hésiter à se féliciter et pourquoi pas s’accorder une petite récompense.

-Apprécier ses réalisations

Une fois toutes les grosses pierres terminées, il faut s’accorder un temps de pause pour regarder ce qui a été réalisé durant la journée et se féliciter sur l’effort fourni et son assiduité. Cette phase est importante pour garder sa motivation et apprécier ce qui a été accompli jusque-là.

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