Comment mieux s’organiser? Habitude n° 1 : tout collecter

Comment mieux s’organiser? Habitude n° 1 : tout collecter

Première habitude à prendre selon la méthode ZTD: Tout collecter

La méthode ZTD (zen to done) est une méthode qui contribue à une bonne gestion de sa vie et de ses activités, que cela soit pour son travail, ses loisirs ou pour une formation.

Pour nos apprenants-es qui suivent notre cours de comptabilité ou nos lecteurs et lectrices qui sont intéressés de suivre notre formation en comptabilité pour travailler dans la comptabilité, en tant qu’Aide-comptable ou Comptable, cela est particulièrement pertinent.

En effet, la comptabilité consiste à collecter, classer et enregistrer des informations financières appelées des opérations comptables (flux financiers). C’est donc un point particulièrement utile pour les futurs professionnels qui se destinent à trouver un emploi dans les métiers de la finance et la comptabilité, mais pas uniquement.

D’après David Allen, la majorité des gens ressentent du stress, non pas à cause du nombre important des tâches à faire mais parce qu’ils n’achèvent pas ce qu’ils ont déjà commencé.

Voyons maintenant comment procéder pour aborder sereinement les tâches que nous avons tous à gérer au quotidien ou pour son travail :

Bien s’organiser

Il est très fréquent d’être envahi par des données, des tâches et des informations tout au long de la journée, dont un certain nombre est relégué aux oubliettes. Par exemple des appels téléphoniques à faire, du courrier à traiter ou à envoyer, des messages auxquels il faut répondre, payer ses factures, etc. peuvent être facilement oubliés avec les nombreuses tâches que nous avons tous à faire au quotidien.

Le problème n’est pas la quantité d’informations en soi, mais l’absence de tout système d’organisation qui s’appuie sur le traitement systématique au lieu du laisser-aller.

Dans le but de bien gérer cette problématique, il convient de prévoir un espace où il faut mettre les choses entrantes ensemble. Il s’agit de prendre l’habitude saine de prendre note de toutes les idées alors qu’elles sont fraîches pour ne pas les oublier. Le cerveau est souvent sujet à oublier certaines choses qu’il ne considère pas importantes et c’est pour cette raison qu’il faut garder une trace tangible pour se rappeler les éléments à faire. Un cerveau peut être aisément saturé pour oublier les éléments dont nous avons besoin à un moment donné.

Il est possible de se faciliter la vie en adoptant l’habitude de collecter les informations, les documents, les messages, le courrier, etc. Il n’est plus question de les mettre pêle-mêle dans un tiroir puis de les oublier mais de prévoir un espace où mettre tous les papiers, les post-it, les factures, les messages téléphoniques, la liste des courses, entre autres en vue de ne rien perdre et de tout garder sous les yeux en vue de les traiter le moment venu.

En ce qui concerne le courrier électronique, il vaut mieux se limiter à une seule boîte mail au lieu d’avoir une multitude qu’on ne consulte pas. Une telle initiative facilite la consultation des messages reçus et la réponse prompte à chacun d’eux, sans jamais les laisser se cumuler au fil des jours.

Mais dans le cas où on dispose de plusieurs comptes de messagerie en plus des réseaux sociaux et des forums, il faut prendre le temps de les consulter au quotidien et ne rien laisser traîner. Il va sans dire que plus le nombre est limité, mieux on se porte, car on ne perd pas beaucoup de temps dans la consultation de plusieurs espaces.

Gérer son carnet

Si on prend soin de son courrier, de ses mails, de ses factures et autres documents, il ne faut pas négliger son carnet personnel ou professionnel où on a pris l’habitude de consigner ses pensées, ses idées, ses notes et autres informations et tâches. Force est de constater que la mémoire humaine n’est pas totalement fiable et c’est pour cette raison qu’on a meilleur temps de noter les tâches à faire, les rendez-vous et autres éléments sur son carnet pour se les rappeler.

Avoir un tel support est très important pour ne rien oublier. Il ne faut pas hésiter à y noter chaque pensée, chaque impression ou chaque information qu’elle soit liée à la vie personnelle ou professionnelle.

Lorsqu’une idée ou une pensée pointe le bout de son nez, elle doit être notée immédiatement avant de l’oublier, que ce soit à titre privé ou professionnel.

Par ailleurs, dans la vie active, il y a maintes occasions qui nécessitent la prise de notes, notamment pour consigner des informations d’une réunion de travail, des consignes du supérieur hiérarchique, des coordonnées professionnelles d’un client, d’un partenaire ou d’un fournisseur, etc. Il faut bien noter ces informations qui se révèlent souvent très utiles.

L’activité phare ou la prise de note pour se remémorer les informations ou les notions à se rappeler est bien sûr la formation. Lorsque vous étiez à l’école, pour apprendre dans de bonnes conditions, vous écriviez des mots clés ou des textes entiers. Rien de tel que prendre des notes pour apprendre. Alors, il s’agit d’appliquer ce que vous avez appris et fait pendant vos études pour des activités qui ne sont pas uniquement scolaires, mais liées à votre quotidien.

Pour la prise de notes, il faut prévoir un support comme un bloc ou un carnet, un agenda avec un espace dédié aux prises de notes, des fiches cartonnées, une tablette, un portable, etc. autrement dit un outil facile à transporter et à employer.

Pour gagner en pertinence, il est toujours conseillé de recourir aux listes contextuelles qui permettent de mieux organiser ses notes. Il faut prendre l’habitude de tout noter que ce soit sur un support digital ou papier.

Pour intégrer cette habitude dans son quotidien en toute aisance, il suffit de commencer par noter toutes les informations et les données sans délai, soit immédiatement avant de les mettre au propre par la suite. Une telle démarche permet d’éviter que les notes s’entassent les unes sur les autres ou d’oublier des renseignements importants. Il faut persévérer dans cette habitude de la prise de notes des informations utiles de façon constante !

Seule une pratique régulière d’une habitude permet de l’adopter au quotidien sans aucun problème. Evidemment, il convient de garder à sa portée de quoi noter pour collecter les informations en tout temps et en tout lieu. Avec la pratique et le temps, l’habitude s’installe et vous améliorerez vos prises de ses notes et leur organisation. C’est une méthode facile à adopter et à employer qui va révolutionner le quotidien de chacun, et le vôtre, de façon positive.

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