Quel est le cahier des charges d’un(e) Assistant(e) en Ressources Humaines (RH)?

Quel est le cahier des charges d’un(e) Assistant(e) en Ressources Humaines (RH)?

Le poste d’Assistant(e) en ressources humaines est une position administrative relevant du département ou du service des ressources humaines (RH) de l’entreprise. 

Ce poste est aussi appelé Assistant(e) en gestion du personnel. C’est en tout cas le nom du diplôme de formation délivré en Suisse, soit le Certificat d’Assistant(e) en Gestion du Personnel qui précède par ailleurs le Brevet fédéral de Spécialiste en ressources humaines. 

LAssistant(e) RH prend en charge l’établissement des déclarations auprès des différents organismes sociaux, soit les cotisations sociales du 1er pilier (AVS, AI, APG, AC) et du 2ème pilier (LPP, en d’autres termes la caisse de retraite), la réalisation des bulletins de paie et l’élaboration des contrats de travail des salarié(e)s. Il/elle assure la jonction entre la Direction des ressources humaines (DRH) et les employé(e)s de l’entreprise.

rop en Mais ce poste est aussi destiné à des hommes, soit des Assistants en ressources humaines. 

L’assistant(e) RH dispose de plus de responsabilités dans une PME, surtout qu’il ou elle s’occupe de l’encadrement des collaborateurs et collaboratrices tout au long de leur existence dans la structure. En revanche, au sein d’une plus grande entité, son rôle est beaucoup moins exigeant, car il ou elle ne s’occupe que d’un effectif limité avec davantage un rôle qui consiste à apporter son assistance à son ou sa supérieur(e) hiérarchique, notamment au cours des processus d’embauche et de formation.

 

 

Il ou elle assure aussi le suivi administratif des dossiers du personnel surtout pour les contrats de travail, les demandes de congés (vacances, congés maternité et paternité, congé pour décès d’un proche, etc.), les dossiers d’absence (congé maladie ou accident) et les départs (retraite, démission, licenciement). Il ou elle a aussi à sa charge des procédures administratives et sociales. Pour assumer ces différentes tâches, il/elle doit posséder des connaissances du droit du travail suisse, comme il/elle doit avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion des salaires.

De telles compétences dans les salaires et les autres types de rémunérations (bonus, commission, heures supplémentaires, participation au bénéfice) lui sont nécessaires pour établir les fiches de salaires et cotisations sociales qui en découlent selon accords relatifs conformément au contrat de travail. 

Cela comprend aussi la participation et l’intéressement des salarié(e)s, mais également des tâches non financières comme réaliser les entretiens RH, diffuser des questionnaires de satisfaction destinés à l’ensemble des ressources humaines de la société pour dégager un bilan social du sentiment des employé(e)s, organiser les réunions avec les partenaires sociaux (syndicats, associations du personnel) de même que les élections des délégué(e)s du personnel, entre autres tâches administratives.

 

Principales tâches d’un(e) assistant(e) RH

Le rôle principal d’un(e) Assistant(e) en ressources humaines est de seconder le ou la DRH dans ses fonctions. Il ou elle se charge de l’élaboration des fiches de paie, la gestion des plans de carrière, le recrutement, la gestion des congés, parmi d’autres choses. Ci-après quelques missions dont la charge revient à l’assistant(e) RH:

    • Gérer les dossiers administratifs comme l’établissement des contrats de travail; 
    • Saisir les données du personnel de l’entreprise;
    • Réaliser des bulletins de salaires informatisés;
    • Etablir les documents légaux et les accords;
    • S’occuper des bordereaux des organismes sociaux;
    • Faire le suivi de prévoyance sociale et de retraite;
    • Gérer les absences et les départs des collaborateurs et collaboratrices;
    • Préparer les réunions avec les partenaires sociaux;
    • Assurer le suivi des plans de carrière et de la mobilité du personnel.

 

Compétences professionnelles et qualités personnelles du profil

Occuper un poste d’assistanat dans le département des ressources humaines requiert un certain nombre de compétences à commencer par la connaissance de la structure et de son activité de même que la possession de solides aptitudes dans la gestion des RH.

Il convient aussi d’avoir des connaissances dans le domaine du droit du travail suisse, administratif et social, ainsi que des notions du droit public. En vue d’assurer avec succès les différentes tâches relevant de cette position, il faut posséder une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion des salaires. Il convient d’avoir tous les savoirs nécessaires des techniques et procédures d’embauche, avec de bonnes aptitudes d’analyse et de synthèse. La connaissance d’une deuxième langue, notamment l’anglais, est hautement souhaitée. 

Outre les compétences techniques, comme tous les postes relationnels, certaines qualités humaines et personnelles sont recherchées dans le profil d’assistant(e) RH. Cette dernière ou ce dernier doit faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion. Comme il ou elle doit posséder un sens développé de l’écoute, de relationnel et de négociation en cas de besoin. La capacité d’adaptation, le dynamisme, le pragmatisme et la résistance au stress sont autant de qualités recherchées chez un tel profil.

Un(e) assistant(e) RH peut travailler dans les différents domaines d’activité comme l’industrie, les services, les banques, le commerce ou autres. Il/elle peut faire partie d’une multinationale ou d’une PME. Son rôle varie en fonction de la taille de la structure et le nombre de salarié(e)s qu’elle compte. L’assistanat dans les ressources humaines est une activité qui enregistre un grand développement aussi bien dans le secteur public que le privé.

 

Perspectives et opportunités d’avancement pour un(e) assistant(e) RH 

Un(e) assistant(e) RH peut commencer son parcours professionnel en tant que chargé(e) de recrutement pour évoluer graduellement au fil des ans et avec le cumul de l’expérience vers d’autres positions. En effet il/elle peut occuper la position de chargé(e) de formation et évoluer par la suite vers un poste de DRH ou consultant(e) en RH.

 

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